Crear un nuevo perfil de empleado

Modificado el Lun, 3 Mar a 12:03 P. M.

¡Sí, felicidades! Tienes un nuevo empleado que debe ser agregado a Kenjo con un perfil de empleado. ¡Descubre cómo hacerlo en este artículo!

TABLA DE CONTENIDO

1. Personal
2. Trabajo
- 2.1. Información Laboral
- 2.2. Horario laboral
3. Tiempo Libre
4. Asistencia
5. Activación

Para crear un nuevo perfil de empleado, ve a Personas > (+) AÑADIR EMPLEADO en la esquina superior derecha. Aparecerá una nueva ventana más pequeña, llamada asistente, donde podrás ingresar la siguiente información sobre tu empleado:

1. Personal

En la pestaña Personal, puedes agregar la información básica de tu empleado. Ten en cuenta lo siguiente:

El nombre y el apellido son obligatorios para que Kenjo pueda identificar a este empleado en el futuro.
La fecha de nacimiento es importante, ya que Kenjo registrará su cumpleaños.

Ingresa todos los detalles.
Haz click en SIGUIENTE

2. Trabajo

Tal vez no puedas ver el área de horarios laborales, ya que el módulo no esta activado para tu empresa.

2.1. Información Laboral

Aquí puedes agregar la información básica sobre su trabajo. Ten en cuenta que esta información (excepto el idioma) no puede ser modificada por el empleado, solo por el administrador de la cuenta o por la persona que tenga ese permiso.

Primero, completa los datos. Los siguientes campos son obligatorios:

Empresa	Si tienes más de una empresa dentro de tu organización, elige a cuál de ellas pertenecerá este empleado. Esta información es útil para la nómina, los informes y el organigrama. También es relevante si deseas que tus empleados solo vean la información de sus compañeros en esta empresa.
Idioma	Esto determinará el idioma en el que el empleado verá Kenjo. Sin embargo, él o ella podrá cambiarlo más tarde.
Correo Electrónico Laboral	Ingresa aquí la dirección de correo electrónico laboral del empleado.
Perfil	Recuerda que los permisos que tendrán tus empleados dependerán del perfil que les hayas asignado. En caso de duda, asigna el perfil "Empleado". Puedes cambiarlo más tarde. Aprende cómo hacerlo aquí.
Días laborables contactados	Aquí ingresas los días de la semana en los que este empleado va a trabajar para tu organización, según lo definido en su contrato laboral.
Horas Semanales contratadas	Aquí ingresas el número de horas que este empleado va a trabajar para tu organización, según lo definido en su contrato laboral.
Más Información Laboral (optional)	Agrega la oficina, el departamento, el título del puesto y la fecha de inicio del empleado. Puedes elegir una fecha de inicio que haya ocurrido en el pasado. Asegúrate también de agregar a quién va a reportar. De esta manera, garantizarás que el resto de las funciones en Kenjo funcionen correctamente (como flujos de trabajo, evaluaciones de desempeño, tiempo libre, etc.). Finalmente, agrega un ID de empleado, si es necesario.

Mejor práctica:

El ID de empleado es un identificador único para todos los sistemas utilizados en la empresa. Existen muchos casos de uso en los que puedes utilizar el ID de empleado. Aquí tienes algunos ejemplos:

En relación con otra base de datos externa (por ejemplo, ID para número de SAP)
Tarjetas de identificación (gestión de oficina)
Para saber cuántos empleados fueron contratados antes que tú (considerando que este valor sea secuencial)
Para fines de nómina, por ejemplo, DATEV usa el ID de empleado

2.2. Horario laboral

Cuando creas un horario laboral, defines los días de trabajo esperados y las horas de trabajo de tus empleados, así como si trabajan con un horario fijo con horas exactas diarias o con un horario flexible en el que se espera que trabajen un número determinado de horas por día. Los horarios laborales forman la base para un seguimiento correcto de la asistencia. Dentro de una empresa, a veces hay un horario estándar que se aplica a la mayoría de los empleados. En Kenjo puedes establecer este horario como el horario laboral predeterminado. Ejemplo: 40 horas fijas trabajadas de lunes a viernes. Tienes la opción de crear varios horarios laborales para reflejar las horas de trabajo acordadas contractualmente con tus empleados.

Definir los días y horas de trabajo para tu nuevo empleado es obligatorio, asignarlos a un horario laboral es opcional.

Al configurar un nuevo perfil de empleado, tienes dos opciones en cuanto a los horarios laborales.

Opción 1: No asignas a tu nuevo empleado a un horario laboral. Las horas esperadas del nuevo empleado se calcularán a partir de los campos obligatorios días laborables contratados y horas semanales contratadas. Para elegir esta opción:

Simplemente haz click SIGUIENTE.

La casilla de verificación Asignar un horario laboral no es relevante para ti en este momento, porque no deseas asignar un horario laboral a este empleado.

Opción 2: Asignas a tu empleado a un horario laboral que coincida con sus horas semanales contratadas y días laborables. Para elegir esta opción:

Marca la casilla Asignar un horario laboral.
Elige un horario laboral que coincida en el menú desplegable Seleccionar un horario laboral.
Establece una fecha de inicio.

La fecha de inicio marcará la fecha a partir de la cual el empleado estará vinculado a este horario laboral. Para un nuevo empleado, puede ser su fecha de inicio, o una fecha personalizada establecida por tí.

3. Tiempo Libre

El siguiente paso será asignar las políticas de tiempo libre a tu empleado. Esta parte del proceso es opcional y puedes hacer clic en SALTAR PASO o SIGUIENTE si prefieres esperar y asignarlas más tarde. Ten en cuenta que los tipos de tiempo libre que aparecerán aquí son los que hayas configurado previamente en Configuración > Tiempo Libre > Configuración.

Aprende aquí cómo crear tipos de tiempo libre y políticas.

Haz click en SIGUIENTE u OMITIR PASO.

4. Asistencia

El siguiente paso será asignar la política de asistencia a tu empleado. Por defecto, el empleado se asignará a la política predeterminada. Puedes usar el menú desplegable para seleccionar cualquier otra política que hayas creado.

Haz click en SIGUIENTE.

5. Activación

Por último, pero no menos importante, tienes la opción de:

Enviar una invitación: Si activas esta opción, el empleado recibirá una invitación por correo electrónico (llamada Asistente de bienvenida) para unirse a Kenjo. Puedes personalizar el Asistente de bienvenida aquí. Por el contrario, si necesitas trabajar en su perfil antes de invitarlos a Kenjo, deja esta opción desmarcada.

Si decides no enviar la invitación por correo electrónico a tu empleado, aparecerá como No activado en Personas. Para activar a este empleado, puedes hacer lo siguiente:

Ve a Personas > Selecciona al empleado (o varios empleados) > ACCIONES > Activar empleados.

O ve al perfil del empleado > pestaña Personal > ACTIVAR EMPLEADO.

Rastrear asistencia: Si activas esta opción, el empleado podrá agregar entradas de tiempo usando la pestaña de asistencia o el reloj de fichaje (dependiendo de la configuración del seguimiento de asistencia en tu empresa). Su asistencia será incluida en los cálculos del resumen de asistencia.

En caso de que quieras aprender más sobre los horarios laborales, sigue este enlace.