Agregar nuevos campos personalizados de empleados

La función de Campos de empleado es una herramienta muy útil que puede simplificar sus procesos diarios. Puede utilizar los campos personalizados como canal de comunicación entre el empleado y RRHH. Incluso puede conectar los campos de empleado a Workflows. Así, cuando un empleado rellena un determinado campo, se activa el Workflow conectado.

Simplemente ve a Ajustes > Campos de empleado y agrega un nuevo campo a la sección que prefieras, haciendo clic en (+) AÑADIR CAMPO PERSONALIZADO 

Ten en cuenta que debes crear los campos en las categorías existentes y que las secciones de Personal y Trabajo son públicas, por lo que todos los campos creados ahí son visibles para todos los empleados.

Tenemos los siguientes tipos de campos:

• Número automático
• Booleano
• Fecha
• Correo electrónico
• Lista
• Número
• Texto
• Área de texto
• URL

Por último, podrás encontrar cómo Conectar campos de empleado a un Workflow

Número automático

Este tipo de campo podrá ser utilizado para generar una numeración automática. Los campos con este tipo aumentarán automáticamente en 1 por cada nuevo registro. Elige el formato (varios ejemplos se muestran en la tabla) y el número inicial. 

Si marcas la opción Generar número automático para los registros existentes todos los registros existentes obtendrán un valor automáticamente. Si no marcas esa opción todos los registros creados hasta el momento obtendrán el nuevo campo sin valor y este no podrá ser editado en un futuro porque es de tipo solo lectura.

Nota: Si aún no disponéis de un sistema para generar identificadores de empleado, esta puede ser una solución. Bastaría con definir el formato y dejar que Kenjo los genere automáticamente. El orden de los números asignados estará condicionado por la antigüedad en la empresa.

Booleano

Se usa el campo booleano para campos donde la respuesta sea sí o no. Se trata de una casilla de verificación en el perfil del empleado en la que hacer clic. Puedes usar esto, por ejemplo, para marcar a los empleados que participan en un grupo deportivo interno.

En el campo del empleado se verá de esta manera, dando oportunidad a que marque la casilla con un tick.

Fecha

Para asegurarte de que las fechas se muestran correctamente según el formato de región del usuario (por ejemplo, americano frente a alemán), puedes usar el formato de fecha. Todos los campos tipo fecha se mostrarán según el formato escogido por cada empleado dentro de su correspondiente campo región.

El campo de fecha puede utilizarse, por ejemplo, para pedir al empleado su fecha de regreso de un permiso de ausencia.

Correo electrónico

Si deseas guardar una dirección de correo electrónico adicional para recordatorios o similares, usa este tipo. La información introducida estará sujeta a un proceso de validación para asegurarse que se está respetando el formato correcto.

Lista

Si deseas asegurarte de que solo se puedan ingresar ciertos valores a un campo, usa una lista. Aquí puedes definir una lista de valores permitidos, de los cuales se podrá seleccionar uno. Dos ejemplos del uso de este tipo de campo son por ejemplo, para los estudios o para el conocimiento de un idioma extranjero.

El siguiente es un ejemplo de como lo verá el empleado:

Número

El campo de tipo número podrás usarlo para cualquier elemento que se necesite cuantificar, como por ejemplo el número hijos que tiene un empleado.

El empleado lo verá de la siguiente manera:

Texto

En un campo de tipo texto puedes ingresar cualquier tipo de información corta. Este campo permite el uso de letras, números o caracteres especiales. Por lo tanto, este tipo de campo se ajustará a la mayoría de tus necesidades, como números de teléfono, nombres de usuario o ID. Puede ser usado por ejemplo para la próxima sesión de formación.

Área de texto

Si quieres tener el espacio donde registrar un texto muy largo, las áreas de texto son la mejor opción. Aquí podrás introducir hasta 1000 caracteres. Hasta se peude usar para almacenar anotaciones. Además, los campos de este tipo tienen un formato de texto y una fuente especialmente legible.

Cuando se quiera guarda información en este campo se vería de la siguiente manera:

URL

Aquí puedes añadir cualquier enlace que sea importante para un empleado, por ejemplo, un enlace a su plan de onboarding o su Google Drive.

Conectar campos de empleado a un Workflow

Puedes conectar los campos de empleado a un Workflow. En el siguiente ejemplo, estamos asignando a alguien como compañero de incorporación para un nuevo empleado. Para crear el Workflow, sigue los siguientes pasos:

• Paso 1: Crear el campo de empleado personalizados. 
  • Ve a Ajustes > Campos de Empleado > Trabajo (Nota: Recuerda que las áreas Personal y Trabajo son públicas para toda la empresa)
  • Haz clic en (+) AÑADIR CAMPO PERSONALIZADO, y añade el campo "Onboarding Buddy".

• Paso 2: Crear un flujo de trabajo para informar al Onboarding Buddy:
  • Primero debes tener la plantilla para el workflow creada con la información que quieres que reciba en Buddy del nuevo integrante del equipo:

Asunto: Has sido asignado como compañero de incorporación de {!runningUser.userPersonal.displayName}

Cuerpo:

Hola,

¡Tenemos noticias increíbles! Has sido asignado como Onboarding Buddy de {!userPersonal.firstName} ! Debido a tu excelente rendimiento y tiempo en nuestra empresa, ¡sabemos que harás que nuestro nuevo miembro sea bienvenido!

Un saludo,

Tu equipo de RRHH.

Configuración del Workflow:

Añadir acción del workflow:

• Paso 3: Asignar Best Buddy al nuevo empleado
  • Ve al perfil del nuevo empleado en Empleados > Perfil del empleado > Personal
  • En el campo "Onboarding Buddy", escribe el email del Onboarding Buddy.