Hochladen von Dokumenten zu Kenjo

Geändert am Tue, 26 Apr 2022 um 03:42 PM

Unter dem Abschnitt Smart Docs, hast Du die Möglichkeit, die gesamten Unternehmens- und Mitarbeiter*innen-Dokumente zu verwalten. Um diese Funktion zu aktivieren gehe zu Einstellungen > Überblick > Smart Docs und aktiviere den Schalter.  

 

Hier erfährst Du mehr zu den verschiedenen Arten an Dokumenten.



 

Arten von Smart Docs


Sobald du Smarts Docs aktiviert hast, klicke auf die Funktion auf der linken Seite des Bildschirms. Du findest hier fünf verschiedene Abschnitte:


INHALTSVERZEICHNIS



Best Practice


Denke daran, dass die maximale Größe von Dokumenten 50 MB beträgt.


Wenn du Dokumente in großen Mengen importieren möchtest, ist es empfehlenswert, komprimierte Dateien hochzuladen, um die Leistung der App zu beschleunigen. Es gibt einfache Tools zum Komprimieren von Dateien, z. B. https://smallpdf.com/compress-pdf.





Meine Dokumente

 

In diesem Bereich findet jeder Mitarbeiter seine persönliche Dokumente. Diese können zum Beispiel Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge oder Atteste sein oder Dokumente, die du im Namen des Mitarbeiters hinzufügst.



 

Mithilfe von Markierungen kannst du Dokumente noch schneller finden. Du kannst jedes Dokument mit einer Vielzahl von Markierungen versehen und diese 

danach filtern. 



Markierungen legst du an, indem du unter Einstellungen > Smart Docs die Option Markierung hinzufügen wählst. 


Hinweis: Abhängig von der Berechtigung, die der Mitarbeiter in Kenjo hinterlegt hat, kann er eine Lesebestätigung einfordern, Dokumente bearbeiten und herunterladen. Die vorhandenen Berechtigungen kannst du unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen einsehen oder verändern. 




Unternehmensdokumente 


:information_source:Der Bereich Unternehmensdokumente ist für alle Mitarbeiter sichtbar.


Hier kannst du alle Dokumente hochladen, die für dein gesamtes Unternehmen jederzeit zugänglich sein sollen. Das bietet sich vor allem für interne Handbücher, Richtlinien oder rechtliche Dokumente an. 




Mitarbeiterdokumente

 

:information_source:Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung sichtbar.


Unter Mitarbeiterdokumente hast du Zugriff auf die Dokumente aller Mitarbeiter des Unternehmens. Als Admin kannst du die Dokumente anzeigen, bearbeiten und löschen. Außerdem kannst du Dokumente hochladen, herunterladen sowie eine Lesebestätigung für jedes Dokument anfordern.



Im Bereich der Mitarbeiterdokumente gibt es nochmals zwei Unterscheidungen: 

  • Für *Vorname Nachname* sichtbar: Hinterlege hier Dokumente, die der Mitarbeiter direkt sehen soll. Sie werden dann in seinem Bereich "Meine Dokumente" gespeichert.
  • Für *Vorname Nachname* verborgen: Hinterlege hier Dokumente, die sich auf den Mitarbeiter beziehen, die du versteckt halten möchtest. Wenn du ein Dokument aus dem sichtbaren Bereich in den verborgenen Bereich verschieben möchtest oder umgekehrt, geht das einfach per Drag & Drop.


Wenn du ein Dokument für den Mitarbeiter sichtbar hochlädst, sieht dieser das Dokument später in "Meine Dokumente". Wenn du das Dokument für den Mitarbeiter unsichtbar hochlädst, sehen nur du und weitere Mitarbeiter mit dieser Berechtigung das Dokument. 

 



Hinzufügen eines Verfallsdatums


Beim Hochladen eines Dokuments in Kenjo hast du die Möglichkeit, ein Verfallsdatum hinzuzufügen. Klicke auf (+) DOKUMENT HOCHLADEN und wähle das Dokument aus, das du hochladen möchtest. Als Nächstes hast du die Möglichkeit, unter "Gültig bis" ein Verfallsdatum und eine Markierung hinzuzufügen. Wenn du fertig bist, klicke auf HOCHLADEN.



Falls du bereits ein Dokument hochgeladen hast, aber vergessen hast, ein Ablaufdatum hinzuzufügen, kannst du dies noch nachholen. Klicke auf das Dokument. Unter "Aktionen" siehst du die Option BEARBEITEN. Klicke auf BEARBEITEN und lege unter "Gültig bis" ein Verfallsdatum sowie eine Markierung fest. 



Hinweis: Beachte, dass NUR Admins und HR-Admins bzw. Standardprofile mit dieser speziellen Berechtigung Dokumente bearbeiten können, auch ihre eigenen. Wenn die Option "BEARBEITEN" nicht angezeigt wird, wende dich an den Administrator deines Kontos. Er oder sie kann dir die Erlaubnis erteilen oder einfach das Ablaufdatum des Dokuments direkt ändern.



Digitale Signatur


:information_source:Dieser Bereich ist nur für die Profile Admin und HR-Admin sichtbar.


Auf der Registerkarte Digitale Signatur findest du den Status aller deiner Dokumente, die eine digitale Signatur angefordert haben. Du siehst das Dokument, den Empfänger, die E-Mail des Empfängers, den Autor, das Datum, an dem es gesendet wurde, und den Status.


:bulb:Klicke hier, um mehr darüber zu erfahren, wie du diesen Bereich verwalten kannst.




Vorlagen

 

:information_source: Dieser Bereich ist nur für die Profile "Admin" und "HR-Admin" sichtbar.


Erstelle Vorlagen mit Platzhaltern, die automatisch mit den Informationen des Mitarbeiters ausgefüllt werden, dem du die Datei zuweist. Diese Funktion ist nützlich für standardisierte Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge. 


 :bulb: Klicke hier um mehr über das Erstellen von Smart Docs-Vorlagen zu erfahren.

 


Import


:information_source:Dieser Bereich ist nur für Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen sichtbar.

Wenn du mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen möchtest und diese dann automatisch einzelnen Mitarbeiter zuordnen willst, dann kannst du den Import wählen. 

 
Der Massenimport beinhaltet zwei Varianten:


  • Lohnabrechnungen 

Füge hier die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter ein und Kenjo identifiziert automatisch den entsprechenden Kollegen. Anhand des Namen oder der Ausweisnummer im Dokument erkennt Kenjo aden Mitarbeiter. Mit dieser Funktion kannst du sowohl eine als auch mehrere Gehaltsabrechnungen für vioele Mitarbeiter gleichzeitig hochladen. 


Zum besseren Verständnis der Funktionsweise des Algorithmus "Aufteilen & Zuordnen" unter Import > Lohndatei solltest du Folgendes beachten:
  • Wenn die PDF-Datei nur eine Seite hat, muss sie nicht geteilt werden, sondern wird einem Mitarbeiter zugeordnet.
  • Wenn die PDF-Datei mehrere Seiten hat, alle Seiten für denselben Eigentümer bestimmt sind und wir den Eigentümer all dieser Seiten erkennen, wird das System die Datei nicht aufteilen und die PDF-Datei diesem Eigentümer zuordnen.
  • Wenn die PDF-Datei mehrere Seiten mit unterschiedlichen Eigentümern hat, teilt das System die PDF-Datei Seite für Seite auf. Dann versucht es, diese Seiten einzeln zu identifizieren.
  • Wenn die PDF-Datei von unserem Lesesystem nicht gelesen werden kann (z. B. von einem Foto), kann es den Eigentümer dieser Datei nicht identifizieren, so dass es alle Seiten dieses Dokuments aufteilt und den Benutzer darüber informiert, dass diese Seiten keinem Mitarbeiter zugeordnet werden können.


In jedem Fall kannst du entweder die hochgeladene Datei entfernen oder den Eigentümer der Datei neu zuweisen. Wenn eine Seite oder Datei keinem Nutzer zugeordnet werden kann, wird eine Warnmeldung angezeigt.


  • Andere

Hier kannst du alle anderen Arten von Dokumenten hochladen und sie anschließend manuell den Mitarbeitern zuordnen. Falls du hier einen Massen-Upload vornehmen möchtest ist der einfachste Weg, das Dokument in einem gewissen Format vorab auf deinem Computer zu speichern. Hier ein Beispiel: Dateiname#email.extension (Arbeitsvertrag#frank.pdf). Im Bereich E Mail setzt du einfach den Namen ein, der in der Unternehmensemail (in Kenjo angegeben) vor dem @ Zeichen steht. 





Zur Kontrolle kannst du deine hochgeladenen Dateien immer noch einmal überprüfen, bevor sie dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Außerdem kannst du hier auch nochmals die Sichtbarkeit auswählen.


Wenn du alle Angaben überprüft hast, kannst du deine Dateien final über ALLE IMPORTIEREN hochladen.



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