Erste Schritte für DSPs (gekürzt)

Willkommen, liebe DSPs

wir freuen uns sehr, dass Ihr hier seid! Unten findet Ihr eine Übersicht über die Schritte, die Ihr als Administratoren bei der Einrichtung eines neuen Kenjo-Accounts befolgen müsst. Einige Einstellungen wurden bereits für Euch vorausgefüllt, sodass Ihr direkt mit Kenjo loslegen könnt. Jeder Schritt enthält eine allgemeine Beschreibung der Aufgaben sowie Links mit detaillierten Informationen. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Schritt 1: Notwendige Informationen auf der Landingpage ausfüllen
• Schritt 2: Unternehmensdetails ausfüllen
• Schritt 4: Mitarbeiter hinzufügen
• Schritt 5: Zeiterfassung einrichten
• Schritt 6: Abwesenheitsanträge und Abwesenheitsrichtlinien
• Schritt 7: Arbeiten mit dem Schichtplan
• Schritt 8: Lohnabrechnung verbinden
• Schritt 9: Go Live

Schritt 1: Notwendige Informationen auf der Landingpage ausfüllen

Bitte fülle alle Pflichtfelder auf dsp.kenjo.io aus:

• Vorname
• Nachname
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• DSP-Code
• DSP 1 oder DSP 2
• Klicke auf REGISTRIEREN
  

• Gehe zu Deinen Arbeits-E-Mails
• Lies die E-Mail, die Du von Kenjo erhalten hast und folge den entsprechenden Schritten
• Hier findest du unsere Lernvideos zu allen Kenjo-Funktionen

Schritt 2: Unternehmensdetails ausfüllen

Der erste Schritt zur Nutzung von Kenjo besteht darin, grundlegende Informationen wie Unternehmen, Standorte, Büros und Kalender hinzuzufügen.  

• Erstelle Dein Unternehmen in Kenjo

• Erstelle Feiertagskalender

• Büro hinzufügen

Schritt 4: Mitarbeiter hinzufügen

Dies ist der wichtigste Schritt, um Deinen Account richtig einzurichten. Du kannst Deine Mitarbeiter manuell zu Kenjo hinzufügen oder Deine Mitarbeiterdaten mit unserer Importvorlage importieren. Überlege Dir vorab, welche Informationen über Deine Mitarbeiter Du in Kenjo erfassen möchtest. Kenjo bietet verschiedene Profile, die jeder Person in Deinem Unternehmen zugewiesen werden müssen. Diese Profile bestimmen das Maß an Berechtigungen bzw. Zugriffsrechten, das Mitarbeiter auf bestimmte Kenjo-Funktionen haben. Gängige Profile sind zum Beispiel: Mitarbeiter (DA), Mitarbeiter (kein DA) oder Admin. So stellst Du sicher, dass Deine Mitarbeiter nur das sehen, bearbeiten und löschen können, was für sie vorgesehen ist.  

• Wähle eine Import-Option:

• Mitarbeiter Managerrechte geben
• Für DSPs: Profile und Berechtigungen verwalten

Schritt 5: Zeiterfassung einrichten

Der nächste Schritt besteht darin, die Methoden zur Zeiterfassung sowie die Funktionsweise von Schicht- und Ruhezeiten-Regeln im Modul „Anwesenheit“ zu verstehen. Wird eine Schicht- oder Ruhezeitenregel verletzt, erscheinen Konflikte in Kenjo, die Dir Deine Arbeit als Admin erleichtern. Mache Dich außerdem damit vertraut, wie Deine Mitarbeitenden das GPS-Tracking aktivieren und wie Du Zuschläge einrichtest. Und nicht zuletzt solltest Du die Logik zur Berechnung von Überstunden verstehen, da diese die Grundlage für die gewählte Vergütung ist.

• Wähle eine Import-Option:

• Regeln für Zeiterfassung einstellen
• Pausenregeln für Zeiterfassung einstellen
• Methoden zur Zeiterfassung anzeigen
• Standortverfolgung nutzen
• Lohnzuschläge hinzufügen

Schritt 6: Abwesenheitsanfragen und Abwesenheitsrichtlinien

Kenjo bietet Dir verschiedene Abwesenheitsarten für Dein Unternehmen. Dabei unterscheiden wir zwischen Abwesenheitsarten und Abwesenheitsrichtlinien. Für eine Abwesenheitsart kannst Du mehrere Richtlinien anlegen. Eine Abwesenheitsrichtlinie legt die Regeln für eine bestimmte Abwesenheitsart fest. Für Deine Organisation wurden bereits Abwesenheitsarten mit voreingestellten Regeln erstellt z.B. weil diese für die vorbereitenden Lohnbuchhaltung relevant sind– trotzdem ist es wichtig, dass Du das Konzept verstehst, bevor Du die Richtlinien den Mitarbeitenden zuweist.

• Wähle eine Import-Option:

• Abwesenheitsrichtlinien zuweisen
• Für Admins: Abwesenheitsanfragen genehmigen/absagen

Sieh Dir unser Erklärvideo an: So beantragen Mitarbeiter eine Abwesenheit über das Smartphone – und so kannst Du als Admin Anfragen - ebenfalls per App- einfach und schnell bearbeiten.  

Schritt 7: Arbeiten mit dem Schichtplan

Falls Du mit dem Schichtplan arbeitest, solltest Du Dich mit der Einrichtung vertraut machen und wissen, welche Daten Du für Deine Mitarbeitenden im Schichtplan definieren musst. In dem folgenden Übersichtsartikel findest Du alle relevanten Informationen.

• Schichtplan Übersicht

Schritt 8: Lohnabrechnung verbinden 

Der Bereich Lohnabrechnung erlaubt Dir, Deinen Lohnabrechnungsanbieter zu verbinden. So kannst Du die Abrechnung des aktuellen Zeitraums direkt in Kenjo einsehen, bestätigen und automatisch an den Anbieter übermitteln lassen. 

• Für DSPs: Lohnabrechnungsanbieter hinzufügen

Schritt 9: Go Live

Und das war's! Du hast die ersten Schritte in Kenjo erfolgreich gemeistert. Bleib mit Deinem Implementierungsmanager in Kontakt, wann der beste Zeitpunkt ist, um live zu gehen.