Für DSPs: Anbieter für Lohnabrechnung hinzufügen

Geändert am Mi, 21 Mai um 7:18 VORMITTAGS

Registrierung

Registriere dich mit (1. Firmenname, 2. E-Mail, 3. DSP Code) auf https://www.kenjo.io/dsp
Klicke auf den Link in der Einladungsemail
Wähle Deutschland als Land und Wunschsprache aus
Trage Steuer-ID, Telefonnummer, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten, Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen, und die Delivery Station ein
Wähle deinen Lohnabrechnungsanbieter

In Deutschland ist eine manuelle Auswahl zwischen ADP oder SD WORKS nötig. Wenn du SD WORKS verwendest, ist deine Payroll ID dein DSP Code.

Du wirst jetzt automatisch zum Getting Started Guide weitergeleitet, in dem du ebenfalls deine Lohnabrechnungsdetails eingeben kannst

Erste Schritte

Klicke auf Lohnabrechnung im Hauptmenü > Aktivieren
Wähle unter Lohnabrechnung konfigurieren deinen Lohnabrechungs-Anbieter aus

Falls du es noch nicht bei der Registrierung eingeben hast, fülle die folgenden Details aus:

Wenn ADP: Gebe zusätzlich deine Payroll ID an

Wenn SDWORKS: Gebe Payroll ID und zusätzlich die Codes für die Abwesenheitsarten ein:

Std/Krank (LFZ)	Absolute Stunden Krankheit in diesem Monat	Abwesenheit
Std/Feiertag	Zuschlagsregel für Stunden gearbeitet an Feiertagen	Anwesenheit
Std/Urlaub	Absolute Stunden Urlaub in diesem Monat	Abwesenheit

Damit Mitarbeiter korrekt in der Payroll-Vorschau erscheinen, müssen drei Felder befüllt sein:

Eintrittsdatum (Startdatum im Unternehmen)
Mitarbeiter-ID (extern vom Payroll Provider)
Gehalt im Mitarbeiterprofil

Gehalt muss im Mitarbeiterprofil angegeben werden. Für festangestellte Mitarbeiter gebe bitte ein Festgehalt, für stundenbasierte Mitarbeiter einen Stundenlohn an, damit das System Zuschläge und Überstunden korrekt berechnen kann. Ohne diese Informationen erscheinen die Mitarbeiter nicht in der Lohnabrechnungs-Vorschau.

Spezialfall SDWORKS

Bei SDWKS kannst du als Kunde selbst die Mitarbeiter-IDs vergeben, solange sie eindeutig sind. SDWKS akzeptiert diese IDs im System – allerdings erfolgt keine automatische Validierung durch Kenjo. Das heißt, es ist technisch möglich, mehrfach dieselbe ID zu vergeben, was zu Problemen führen kann

Die Konfiguration der Lohnarten für Krankheit, Urlaub etc. muss individuell abgestimmt werden.

Abwesenheit

Vier Lohnabrechnungs-relevante Abwesenheitsarbeiten werden automatisch im System erstellt:

Urlaub (Urlaubstage)
Krankheit
Feiertag (Std)
Überstunden

Diese Abwesenheitsarten sind Pflicht und können nicht gelöscht oder bearbeitet werden. Zur einfacheren Identifikation haben sie ein blaues Häkchen-Symbol neben der jeweiligen Abwesenheitsart.

Weitere Abwesenheitsarten können manuell hinzugefügt werden, fließen aber nicht automatisch in die Lohnabrechnung ein.

Die im Mitarbeiterprofil hinterlegten Arbeitstage geben auch Aufschluss darüber, wieviele Tage bei Abwesenheiten von mehr als einer Woche abzogen werden
Z.B.: 14 Tage Urlaub entsprechen bei einer 4-Tage-Woche von Mo-Do = 8 Urlaubstage

Krankheitstage müssen in Deutschland wegen gesetzlicher Vorgaben in Tagen (nicht Stunden) erfasst werden.

Für eine funktionierende Lohnabrechnung müssen im Mitarbeiterprofil stets die korrekten vertraglich wöchentlichen Stunden und vertragliche Arbeitstage hinterlegt sein.

Lohnzuschläge

Zwei Surcharges sind standardmäßig erstellt.

Feiertagsarbeit
Nachtarbeit

Diese beiden Surcharges können nicht gelöscht werden, da sie Lohnabrechnungs-relevant sind. Du kannst neue Zuschlagsregeln erstellen, diese erscheinen jedoch nicht in der Lohnabrechnungs-Vorschau und werden nicht automatisch integriert.

Feiertagskalender

Mitarbeiter müssen dem korrekten regionalen Feiertagskalender (z. B. Berlin) zugeordnet werden, damit Feiertage im System richtig erkannt werden.
Beim Anlegen neuer Mitarbeiter wird automatisch der Unternehmens - Standard-Kalender zugeordnet, nicht der tatsächliche regionale Kalender.

1. Schritt: Erstelle und ordne einen regionalen Kalender (auf Bundesland-Ebene in Deutschland) für Unternehmensstandort zu (z.B. Berlin)

2. Schritt : Wenn Mitarbeiter vom Unternehmensstandort abweicht, über Einstellungen > Mein Unternehmen > Büro erstellen (z.B. München/Bayern) und regionalen Feiertagskalender Büro zuordnen

3. Mitarbeiter im Mitarbeiterprofil dem Büro München mit bayrischem Feiertagskalender zuordnen

Der Kalender wird verwendet, um die korrekten Abwesenheitstage des Mitarbeiters zu berechnen.

Wichtig ist ebenso, die korrekten vertraglichen wöchentlichen Arbeitsstunden und Arbeitstage des Mitarbeiters im Mitarbeiterprofil anzugeben, da sich daraus die entsprechenden zu bezahlenden Feiertage für die Lohnabrechnung ergeben. 

Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet nur Mo-Do und Fr ist ein Feiertag. Der Feiertag erstellt keinen Abwesenheitseintrag und hat bezogen auf die Lohnabrechnung für Mitarbeiter A keinen Einfluss.

Überstunden

Berechnungszeitraum: Die Überstunden werden wochenweise ermittelt – von Montag bis Sonntag. Dieses Intervall ist aktuell nicht änderbar.
Ausgleich von Unterstunden: Es gibt keine kumulative Berechnung, sondern Salden pro Wochen, die sich untereinander auf eine Abrechnungsperiode bezogen ausgleichen.
- Beispiel: In Woche 1 (+8h) Überstunden, in Woche 2(-8h) Minusstunden → kein Überstundeneintrag erzeugt
Negative oder ausgeglichene Werte: Wenn der End-Saldo null oder negativ ist, wird kein Überstundeneintrag erzeugt. Das System zeigt erst dann Werte an, wenn am Ende der Lohnabrechnungsperiode tatsächlich ein positives Überstundenkonto entstanden ist.

Überstunden = alle gearbeiteten Stunden, die über die vertraglich festgelegten Wochenstunden hinausgehen, unabhängig von Abwesenheiten.

Urlaub und Krankheitstage werden momentan nicht berücksichtigt.
Das bedeutet: Wenn jemand in der Woche krank war, reduzieren sich die erwarteten Stunden um die Dauer der Krankheit.
Wenn die Überstundenrechnung in einem Monat nicht plausibel erscheint, kann über das System direkt in den Zeiterfassungsbereich des Mitarbeiters gesprungen werden, um die Detailwerte zu prüfen.