Una volta che hai imparato a creare i tipi di assenza, è il momento di creare le politiche di assenza da assegnare ai dipendenti. Ricorda che le politiche sono le regole secondo le quali funziona ciascun tipo di assenza. In esse devono essere specificati il ciclo, il tipo di permesso e la disponibilità, oltre ad altre opzioni avanzate.

Ogni tipo di assenza richiede almeno una politica per essere attivo. Si possono creare più politiche per ciascun tipo di assenza, ma ogni dipendente può avere solo una politica di assenza per tipo di assenza.

TABLE OF CONTENTS

• Aggiungere politiche di assenze

• Assegnazione/Permesso
  • Assegnazione extra
• Proporzionalità

  • Opzione 1: Basata sulla data di assunzione del dipendente

  • Opzione 2: Basata sulla data di fine contratto

  • Opzione 3: Basata sull’orario di lavoro

• Detrazione

• Saldo

Aggiungere politiche di assenze

Per aggiungere una nuova politica, vai al tipo di assenza e clicca sull’icona (+) AGGIUNGI NUOVA POLITICA.

Successivamente potrai configurare tutte le regole della nuova politica, iniziando da quelle relative all’assegnazione.

Assegnazione/Permesso

Qui puoi selezionare l’assegnazione di assenze a cui avranno diritto i dipendenti a cui assegni questa politica e quando devono riceverla. È il primo passo ed è fondamentale per definire la tua politica di assenza.

Componenti:

Nome della politica: inizia configurando un nome chiaro (es. Vacanze – 24 giorni) per distinguerla facilmente da altre politiche e assegnarla ai tuoi dipendenti.

Assegnazione espressa in: scegli se i tuoi dipendenti riceveranno il tempo libero in giorni oppure in ore. Nell’esempio delle ferie, seleziona giorni.

Tipo di assegnazione: definisce se il dipendente riceve un’assegnazione illimitata per ciclo o un’assegnazione fissa per ciclo.

• Illimitata: usata soprattutto per le assenze per malattia; il dipendente non ha un limite di giorni per ciclo.
• Assegnazione fissa: il dipendente può prendere solo il numero di giorni/ore impostato come assegnazione iniziale.

Se scegli “Illimitata”, la barra laterale sinistra avrà meno opzioni di configurazione.

Inizio del ciclo annuale: scegli quando inizia il ciclo della politica.

• Data di assunzione del dipendente: il ciclo inizia il giorno in cui il dipendente ha iniziato a lavorare.
• Ciclo disattivato: crea una politica senza ciclo; giorni/ore non si rinnovano né scadono.
• Data specifica: opzione più comune; ad es. 1° gennaio, per assegnare subito all’inizio del nuovo anno.

Assegnazione iniziale: inserisci il numero di giorni/ore che i dipendenti ricevono per ciclo.

Usare giorni di calendario: abilita i giorni di calendario per sottrarre dal saldo i giorni non lavorativi (weekend o festivi) quando viene inviata una richiesta di assenza.

Questa opzione non è disponibile per politiche con saldi in ore.

Come si accumula l’assegnazione iniziale? Scegli come ricevono il tempo libero:

• Assegnazione mensile
  • A fine periodo (concessa a consuntivo): l’assegnazione viene accreditata il primo giorno del periodo successivo.
  • A inizio periodo (concessa in anticipo): l’assegnazione viene accreditata il primo giorno del periodo.
• Assegnazione unica: concessa una sola volta all’inizio del ciclo.

Quando hai terminato, fai clic su SUCCESSIVO.

Assegnazione extra

In questo passaggio puoi configurare le regole di giorni extra. Puoi aggiungere regole per aumentare automaticamente la quota di assenze oltre l’assegnazione iniziale, in base all’anzianità del dipendente. Se non desideri creare regole di giorni extra, puoi saltare questo passaggio.

Puoi aggiungere una regola cliccando su (+) AGGIUNGI REGOLA DI ASSEGNAZIONE EXTRA.

Tempo di servizio (anni): inserisci l’anzianità richiesta prima di ricevere l’assegnazione extra. Es.: con 1 anno, il dipendente riceverà l’extra ogni anno di servizio.

Giorni aggiuntivi assegnati: indica quanti giorni si aggiungono alla quota di assenze iniziale. Es.: +1 giorno per ogni anno di servizio.

Quando hai finito, fai clic su AGGIUNGI. Puoi aggiungere quante regole desideri. Infine, clicca su SUCCESSIVO.

Proporzionalità

Qui puoi decidere se il permesso base di una politica debba essere adeguato (proporzionato) per determinate categorie di dipendenti, come neoassunti, part-time o chi ha una data di fine contratto.

Per chiarezza, ecco tre esempi con impostazioni comuni:

• Inizio ciclo annuale: 1° gennaio
• Metodo di assegnazione: Unica, all’inizio del ciclo
• Permesso base: 24 giorni

Opzione 1: Basata sulla data di assunzione del dipendente

Data di assunzione: 15 marzo 2024
Assenze base (tempo pieno): 24 giorni

Opzione 2: Basata sulla data di fine contratto

Data di fine contratto: 22 agosto 2024
Assenze base (tempo pieno): 24 giorni

Opzione 3: Basata sull’orario di lavoro

Riferimento tempo pieno: 5 giorni/settimana o 40 ore/settimana
Assenze base (tempo pieno): 24 giorni

Quando hai configurato tutte le opzioni di questo passaggio, clicca su SUCCESSIVO.

Detrazione

Per definire la politica nel modo più personalizzato possibile, puoi specificare i giorni in cui i dipendenti coperti dalla politica sono assenti e non lavorano. Un caso tipico è quando alcuni dipendenti hanno una settimana lavorativa di 4 giorni e, ad esempio, non lavorano il venerdì.

• Seleziona dal menu a tendina se le regole di detrazione si basano sull’orario di lavoro del dipendente, sui giorni di calendario oppure su una settimana lavorativa personalizzata che definisci qui.

Per una settimana lavorativa personalizzata:

• Definisci i giorni lavorativi cliccando sui giorni della settimana in cui il dipendente lavora.
• Definisci le ore lavorative indicando, per ogni giorno lavorativo, il numero di ore lavorate.
• Clicca su AVANTI

Quando un dipendente assegnato a questa politica richiederà in futuro un’assenza, i giorni non lavorativi risulteranno non disponibili. Nel nostro esempio, lunedì e venerdì sono mostrati come giorni non lavorativi e non possono essere selezionati nella richiesta.

Saldo

Qui puoi selezionare come deve essere gestito il saldo di assenze del dipendente per la politica che stai creando. Attiva con l’interruttore le opzioni pertinenti.

Consentire saldo negativo nel ciclo corrente: abilita questa opzione se consenti ai dipendenti di richiedere assenze anche con saldo inferiore a zero. Puoi permettere giorni negativi illimitati oppure impostare un numero massimo.

Trasferire i giorni di ferie non utilizzati al ciclo successivo (riporto): abilita quando i dipendenti possono usare nel nuovo ciclo i giorni residui del ciclo corrente. Seleziona fino a quando possono utilizzarli nel nuovo anno e il numero massimo trasferibile. Puoi anche scegliere che i giorni trasferiti non scadano.

Arrotondare il saldo attuale ai giorni interi? Attiva una di queste opzioni secondo necessità:

• Arrotonda per difetto: arrotonda il saldo al valore inferiore per avere numeri interi.
• Arrotonda per eccesso: arrotonda il saldo al valore superiore quando viene assegnato un nuovo saldo.

Mostrare i dettagli della politica nelle schede di assenza dei dipendenti: scegli se tu e i dipendenti potete vedere i dettagli per ciascun tipo di assenza nella relativa scheda. I dettagli mostrano esattamente come è configurata la politica e hanno un aspetto simile a questo:

Dopo aver configurato tutto, fai clic su SUCCESSIVO.

 Richiesta

Come ultimo passaggio, seleziona come devono essere gestite le richieste di assenze dei dipendenti per la politica che stai creando.

Richiede approvazione: attiva se le richieste necessitano approvazione. Per impostazione predefinita, manager e amministratori possono approvare le richieste dei loro riporti.

Non consentire richieste di assenza durante il periodo di prova: se attivo, i dipendenti non possono richiedere assenze fino al termine del periodo di prova (in base alle date inserite nel profilo). Possono però vedere il proprio saldo/monte assenze e fare richieste appena il periodo termina.

Solo amministratori: solo gli amministratori HR o gli amministratori possono modificare/inviare richieste di assenza.

Mezza giornata: attiva se i dipendenti possono richiedere mezza giornata (mattina o pomeriggio).

Infine, fai clic su SALVA.

Hai creato la tua politica di assenze. Puoi creare tutte le politiche che desideri. Scopri come assegnarle ai tuoi dipendenti in questo articolo.