En esta página puedes encontrar ejemplos de Workflows y Plantillas de email que se utilizan comúnmente para los procesos de Recursos Humanos. Recuerda visitar nuestro artículo Configurar workflows y plantillas de email para aprender a crearlos.
TABLA DE CONTENIDOS
- Ausencias: Notificación al manager cuando un empleado solicita una ausencia
- Ausencias: Notificación al empleado cuando se ha procesado su solicitud de ausencia
- Tareas: Notificación al empleado cuando tiene una nueva tarea
- Documentos: Notificación de la fecha de terminación de contrato
- Documentos: Notificación de que un nuevo documento ha sido agregado
- Reclutamiento: Respuesta automática a un nuevo candidato
- Empleado: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de un nuevo empleado
Ausencias: Notificación al manager cuando un empleado solicita una ausencia
Descripción general de la plantilla de email
Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL
A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Nueva solicitud de ausencia de un empleado
Asunto: Hay una nueva solicitud de {!_TimeOffTypeName} de {!RelatedUser.displayName}
Cuerpo:
Hola, Hay una nueva solicitud de {!_timeOffTypeName} de {!relatedUser.displayName} para el período desde {!from} a {!to}. Por favor, procesa esta solicitud en Kenjo. Saludos, Tu equipo de RRHH |
A continuación, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Solicitud de ausencia
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Solicitud de ausencia |
| Objeto | Solicitud de ausencia |
| Desencadenador | Socilitud de ausencia se ha creado |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | Tipo de solicitud - es igual a - request |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Notificación de solicitud de ausencia |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Solicitud de ausencia |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Ausencias: Notificación al empleado cuando se ha procesado su solicitud de ausencia
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado
Asunto: Tu solicitud {!_timeOffTypeName} ha sido {!status}
Cuerpo:
Hola, Tu {!_timeOffTypeName} solicitud de {!from} a {!to} creada en {!_createdAt} ha sido {!status}. Puedes ver el estado de esta solicitud directamente en Kenjo. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Solicitud de ausencia
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado |
| Objeto | Solitud de ausencia |
| Desencadenador | Solicitud de ausencia se ha actualizado |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | Estado - no es igual - Canceled Estado - no es igual - CanceledAfterProcessed Estado - no es igual - Pending Estado - no es igual - Processed Estado - no es igual - Submitted Estado - no es igual - InApproval |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Información sobre el estado de una solicitud de ausencia al empleado |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Empleado |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Tareas: Notificación al empleado cuando tiene una nueva tarea
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Nueva tarea en Kenjo
Asunto: Tienes una nueva tarea en Kenjo
Cuerpo:
Hola, Tienes una nueva tarea llamada {!title} en Kenjo que es para el {!dueDate}. Puedes revisar tus tareas en Kenjo haciendo clic aquí. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Tarea
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Nueva tarea en Kenjo |
| Objeto | Tarea |
| Desencadenador | Tarea se ha creado |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | (vacío) |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Nueva tarea en Kenjo |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Nueva tarea en Kenjo |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Empleado |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Documentos: Notificación de la fecha de terminación de contrato
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Notificación del final de contrato
Asunto: El contrato de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}
Cuerpo:
Hola, El contrato de {!userPersonal.displayName} finalizará en {!userWork.probationPeriodEnd}. Por favor, toma los pasos necesarios con respecto a este empleado. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: empleado
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Notificación del final de contrato |
| Objeto | Empleado |
| Desencadenador | Fin de Contrato |
| Programar | 21 - antes |
| Filtro | (vacío) |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Notificación del final de contrato |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Notificación del final de contrato |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager/Equipo de Recursos Humanos |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Documentos: Notificación de que un nuevo documento ha sido agregado
Descripción general de la plantilla de email
Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL
A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Nuevo documento se ha agregado
Asunto:
Cuerpo:
Hola, Un nuevo documento ha sido agregado por {!_createdById}. Revísalo aquí. Saludos, Tu Equipo de RRHH |
A continuación, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Documento
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Nuevo documento se ha agregado |
| Objeto | Documento |
| Desencadenador | Documento se ha creado |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | N/A |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Nuevo documento se ha agregado |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Nuevo documento se ha agregado |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Reclutamiento: Respuesta automática a un nuevo candidato
Descripción general de la plantilla de email
Primero, ve a Ajustes > Plantillas de email y haga clic en (+) CREAR PLANTILLA DE EMAIL
A continuación, configura los detalles de tu plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Respuesta automática a una nueva aplicación
Asunto: Gracias por aplicar a Kenjo
Cuerpo:
Hola, Gracias por tu interés en nuestra empresa y por enviarnos tu aplicación a la posición de {!position.jobTitle}. El proceso y selección de candidatos nos tomará un poco de tiempo, pero te contactaremos lo más pronto posible. Si tienes alguna pregunta, no dudes en enviarnos un email a [email protected] Saludos, El equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige Reclutamiento
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: candidato en posición
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Para el segundo paso, ve a Ajustes > Workflows y haz clic en (+) CREAR WORKFLOW
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Respuesta automática a una nueva aplicación |
| Objeto | Candidato en posición |
| Desencadenador | Candidato en posición se ha creado |
| Programar | inmediatamente después |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Respuesta automática a una nueva aplicación |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Respuesta automática a una nueva aplicación |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Candidato |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Empleado: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de un nuevo empleado
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Notificación y tareas para el proceso de incorporación de nuevo empleado
Asunto: Proceso de incirporación del empleado {!userPersonal.displayName}
Cuerpo:
Hola, El {!userWork.startDate}, {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} comienza su nuevo empleo en la empresa. Mientras tanto, prepara los siguientes pasos. Recuerda que también los encontrarás en tus tareas pendientes en Kenjo.
Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, complete la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: empleado
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Notificación y tareas para el proceso de integración de nuevo empleado |
| Objeto | Empleado |
| Desencadenador | Fecha de inicio del empleado |
| Programar | 7 - antes |
| Filtro | (vacío) |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. En esta oportunidad crearemos dos tipos de acción: Tareas y Alertas de email.
Creación de Tareas:
Primero, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y cea las siguientes tareas completando los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Crear la dirección de email para la empresa |
| Tipo de acción | Tarea |
| Asignar | Manager |
| Fecha de vencimiento | 5 - días después |
Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:
Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda tarea al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera:
| Nombre de la acción | Preparar el espacio de trabajo |
| Tipo de acción | Tarea |
| Asignar | Manager |
| Fecha de vencimiento | 5 - días después |
Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:
Haz click en AÑADIR ACCIÓN nuevamente para agregar una segunda acción al mismo workflow. Completa los campos de la siguiente mantera:
| Nombre de la acción | Envía el email de bienvenida |
| Tipo de acción | Tarea |
| Asignar | Manager |
| Fecha de vencimiento | 1 - días después |
Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:
Nota: Puedes agregar tantas acciones como necesites para incorporar correctamente a un nuevo candidato. En este caso, hemos creado tres tareas pendientes diferentes:
Creación de alerta de email:
Luego de crear las tareas, haz clic en AÑADIR ACCIÓN y crea la alerta de email ccompletando los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Proceso de incorporación de un nuevo empelado |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Proceso de incorporación de un nuevo empleado |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager |
Haz clic en GUARDAR. La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
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