Kenjo ist mit vordefinierten "Standard Workflows" ausgestattet. In diesem Artikel findest Du eine Liste dieser "Standard Workflows" und wie diese in Deinem Kenjo-Account eingestellt wurden. Es wurden 2 weitere Artikel in unserem HelpCenter hinzugefügt. Diese befassen sich mit benutzerdefinierten Workflows.

Möchtest Du wissen, wie man selbst Workflows definiert? Dann lies Dir den Artikel Erstellen von E-Mail-Vorlagen und Workflows durch.

INHALTSVERZEICHNIS

• Abwesenheit: Benachrichtigung an Mitarbeitende
• Abwesenheit: Benachrichtigung an den Vorgesetzten
• Benachrichtigung: Neue Aufgabe in Kenjo
• Smart docs: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
• Mitarbeitende: Benachrichtigung auslaufender Vertrag
• Recruiting: Automatische Eingangsbestätigung an Bewerbende
• Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters 

Abwesenheit: Benachrichtigung an Mitarbeitende

Benachrichtigung an Mitarbeitende, wenn deren Abwesenheitsanfrage bearbeitet wurde

E-Mail-Vorlage Übersicht

Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:

Name der Vorlage: Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter

Betreff: Deine {!_timeOffTypeName} anfrage wurde {!status}

Inhalt:

Hallo,

deine {!_timeOffTypeName} anfrage vom {!from} bis {!to} erstellt am {!_createdAt} wurde {!status}.

Du kannst den neuen Status nun auch in Kenjo einsehen.

Dein HR Team

Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

• Kategorie: HR
• Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
• Sprache: wähle die gewünschte Sprache
• Objekt: Abwesenheitsanfrage
• Feld: Leer
  

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Abwesenheit: Benachrichtigung an den Vorgesetzten

Benachrichtigung an den Vorgesetzten, wenn Mitarbeitende eine Abwesenheit beantragen

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Gehe zuerst zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke (+) E-MAIL-VORLAGE HINZUFÜGEN, jetzt kannst du die Details der Vorlage einstellen.

Name der Vorlage: Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters

Betreff: Du hast eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName}

Inhalt:

Hallo,

es gibt eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName} für den Zeitraum {!from} to {!to}.

Bitte bestätige diese in Kenjo.

Dein HR Team

Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

• Kategorie: HR
• Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
• Sprache: wähle die gewünschte Sprache
• Objekt: Abwesenheitsanfrage
• Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird so aussehen:

Klicke SPEICHERN UND WEITER und wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Benachrichtigung: Neue Aufgabe in Kenjo

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten

Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten

Inhalt:

Hallo,

es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für dich, die am {!dueDate} fällig ist.

Hier gelangst du direkt zu deinen persönlichen Aufgaben.

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

• Kategorie: HR
• Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
• Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
• Objekt: Aufgabe
• Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Smart docs: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen

E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN

Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen

Betreff: Ein neues Dokument wurde hochgeladen

Inhalt:

Hallo {!candidate.firstName},

Es wurde ein neues Dokument von {!_createdById} hochgeladen. Für mehr Informationen klicke hier.

Viele Grüße,

Dein HR-Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

• Kategorie: Wähle HR aus
• Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
• Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
• Objekt: Dokument
• Feld: (Leer)

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Mitarbeitende: Benachrichtigung auslaufender Vertrag

Benachrichtigung über das Vertragsende 

E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN

Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag

Betreff: Erinnerung: Der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus

Inhalt:

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

• Kategorie: Wähle HR aus
• Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
• Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
• Objekt: Mitarbeiter
• Feld: (Leer)

Wähle ERSTELLEN(SPEICHERN) um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Recruiting: Automatische Eingangsbestätigung an Bewerbende

Automatische Benachrichtigung an Bewerbende, sobald eine Bewerbung eingereicht wurde

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Gehe zuerst auf Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) EMAIL-VORLAGE ERSTELLEN

Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Automatische Benachrichtigung an Kandidaten

Betreff: Danke für deine Bewerbung bei Kenjo

Inhalt:

Hallo {!candidate.firstName},

Vielen Dank für dein Interesse an unserem Unternehmen und für die Zusendung der Bewerbung für die Position als {!position.jobTitle}.

Die Bearbeitung und Auswahl wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden.

Solltest du Fragen haben, sende diese bitte an [email protected].

Mit besten Grüßen,

Dein Recruiting-Team

Hinweis: Ersetze in der Vorlage "Kenjo" durch den Namen deines Unternehmens und "[email protected]" durch deine Recruiting-E-Mail-Adresse.

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

• Kategorie: Recruiting
• Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
• Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
• Objekt: Bewerber in Stellenausschreibung
• Feld: (Leer)

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.

Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter

Betreff: Onboarding des Mitarbeiters {!userPersonal.displayName} 

Inhalt:

Hallo,

am {!userWork.startDate} beginnt {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} als neuer Mitarbeiter.

Bitte bereite bis dahin folgende Schritte vor, die du ebenfalls bei deinen Aufgaben in Kenjo findest.

• 
  
• Erstelle eine geschäftliche E-Mail- Adresse
• Bereite den Arbeitsplatz vor
• Sende die Willkommens E-Mail

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

• Kategorie: HR
• Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
• Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
• Objekt: Mitarbeiter
• Feld: Leer
  
  

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt: 

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN. Dieses mal werden wir zwei Aktionstypen erstellen: Aufgaben und E-Mail-Benachrichtigungen.

Klicke zuerst AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die folgende Aktion:

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die zweite Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die nächste Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Hinweis: Du kannst soviele Aktionen hinzufügen wie du möchtest, damit das Onboarding des neuen Mitarbeiters reibungslos läuft. In diesem Beispiel haben wir 3 Aktionen erstellt:

Erstellung der E-Mail-Benachrichtigung:

Klicke als nächstes AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die E-Mail-Benachrichtigung mit den Feldern, wie folgt: 

Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.