HR: Workflows und Email Templates (Standard)

Geändert am Wed, 23 Mar 2022 um 04:19 PM

Kenjo ist mit vordefinierten "Standard Workflows" ausgestattet. In diesem Artikel findest Du eine Liste dieser "Standard Workflows" und wie diese in Deinem Kenjo-Account eingestellt wurden. Es wurden 2 weitere Artikel in unserem HelpCenter hinzugefügt. Diese befassen sich mit benutzerdefinierten Workflows.


Möchtest Du wissen, wie man selbst Workflows definiert? Dann lies Dir den Artikel Erstellen von E-Mail-Vorlagen und Workflows durch.



INHALTSVERZEICHNIS


Abwesenheit: Benachrichtigung an Mitarbeitende

Benachrichtigung an Mitarbeitende, wenn deren Abwesenheitsanfrage bearbeitet wurde


E-Mail-Vorlage Übersicht


Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:

Name der Vorlage: Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter

Betreff: Deine {!_timeOffTypeName} anfrage wurde {!status}

Inhalt:

Hallo,

 

deine {!_timeOffTypeName} anfrage vom {!_from} bis {!_to} erstellt am {!_createdAt} wurde {!status}.

 

Du kannst den neuen Status nun auch in Kenjo einsehen.

 

Dein HR Team


Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
  • Sprache: wähle die gewünschte Sprache
  • Objekt: Abwesenheitsanfrage
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.



Workflow Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Workflow NameInformation über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
ObjektAbwesenheitsanfrage
AuslöserAbwesenheitsanfrage aktualisiert
TerminierungUnmittelbar nach
FilterStatus - ungleich - Canceled
Status - ungleich - CanceledAfterProcessed
Status - ungleich - Pending
Status - ungleich - Processed
Status - ungleich - Submitted
Status - ungleich - InApproval


Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):


Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionNeuer Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageInformationen über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerMitarbeiter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Abwesenheit: Benachrichtigung an den Vorgesetzten

Benachrichtigung an den Vorgesetzten, wenn Mitarbeitende eine Abwesenheit beantragen


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Gehe zuerst zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke (+) E-MAIL-VORLAGE HINZUFÜGEN, jetzt kannst du die Details der Vorlage einstellen.


Name der Vorlage: Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters

Betreff: Du hast eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName}

Inhalt:

Hallo,

 

es gibt eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName} für den Zeitraum {!_from} to {!_to}.

Bitte bestätige diese in Kenjo.

 

Dein HR Team


Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
  • Sprache: wähle die gewünschte Sprache
  • Objekt: Abwesenheitsanfrage
  • Feld: Leer


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.



Workflow Definition Übersicht


Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.


Fülle die Felder wie folgt: 


Workflow Name:Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Objekt:Abwesenheitsanfrage
Auslöser:Abwesenheitsanfrage erstellt
Terminierung:Unmittelbar nach
Filter: Art der Anfrage - ist gleich - Request


Der Workflow wird so aussehen:



Klicke SPEICHERN UND WEITER und wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der Aktion
Benachrichtigung über neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Aktionstyp
E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageNeue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerVorgesetzter



Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:


Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Benachrichtigung: Neue Aufgabe in Kenjo


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten

Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten

Inhalt:

Hallo,

 

es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für dich, die am {!dueDate} fällig ist.

Hier gelangst du direkt zu deinen persönlichen Aufgaben.

 

Beste Grüße

Dein HR Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Aufgabe
  • Feld: Leer


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.





Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsNeue Aufgabe in Kenjo
ObjektAufgabe
AuslöserAufgabe erstellt
TerminierungUnmittelbar nach
Filterkeine


Der Workflow wird wie folgt aussehen:




Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionNeue Aufgabe in Kenjo
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageNeue Aufgabe erhalten
Absender E-Mail-Adressenoreply@kenjo.io
EmpfängerMitarbeiter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:





Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Smart docs: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen


E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN

Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:


Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen


Betreff: Ein neues Dokument wurde hochgeladen


Inhalt:


Hallo {!candidate.firstName},

 

Es wurde ein neues Dokument von {!_createdById} hochgeladenFür mehr Informationen klicke hier.


Viele Grüße,


Dein HR-Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: Wähle HR aus
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Dokument
  • Feld: (Leer)


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.



Workflow-Definition Übersicht


Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsEin neues Dokument wurde hochgeladen
ObjektDokument
AuslöserDokument erstellt
TerminierungUnmittelbar nach


Der Workflow wird wie folgt aussehen:



Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionEin neues Dokument wurde hochgeladen
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageBenachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Absender E-Mail-Adresseno-reply@kenjo.io
EmpfängerVorgesetzter
Abteilung - Human Resources


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.



Mitarbeitende: Benachrichtigung auslaufender Vertrag

Benachrichtigung über das Vertragsende 


E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN

Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:


Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag


Betreff: Erinnerung: Der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus


Inhalt:


Hallo,

der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus.

Viele Grüße,

Dein HR-Team


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: Wähle HR aus
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Mitarbeiter
  • Feld: (Leer)


Wähle ERSTELLEN(SPEICHERN) um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.



Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt:


Name des Workflows
Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
ObjektMitarbeiter
AuslöserBenutzerdefinierter Auslöser: Vertragsende
Terminierung21 Tage vor
FilterKein Filter


Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):



Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionBenachrichtigung: Auslaufender Vertrag
AktionstypE-Mail Benachrichtigung
E-Mail-VorlageBenachrichtigung: Auslaufender Vertrag
Absender E-Mail-Adresseno-reply@kenjo.io
EmpfängerManager
Abteilung - Human Resources


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.




Recruiting: Automatische Eingangsbestätigung an Bewerbende

Automatische Benachrichtigung an Bewerbende, sobald eine Bewerbung eingereicht wurde


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Gehe zuerst auf Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) EMAIL-VORLAGE ERSTELLEN


Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:


Name der E-Mail-Vorlage: Automatische Benachrichtigung an Kandidaten


Betreff: Danke für deine Bewerbung bei Kenjo


Inhalt:


Hallo {!candidate.firstName},

 

Vielen Dank für dein Interesse an unserem Unternehmen und für die Zusendung der Bewerbung für die Position als {!position.jobTitle}.


Die Bearbeitung und Auswahl wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden.


Solltest du Fragen haben, sende diese bitte an recruiting@kenjo.io.


Mit besten Grüßen,

Dein Recruiting-Team



Hinweis: Ersetze in der Vorlage "Kenjo" durch den Namen deines Unternehmens und "recruiting@kenjo.io" durch deine Recruiting-E-Mail-Adresse.


Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: Recruiting
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Bewerber in Stellenausschreibung
  • Feld: (Leer)


Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.




Workflow-Definition Übersicht


Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsAutomatische Benachrichtigung an Bewerber
ObjektBewerber in Stellenausschreibung
AuslöserBewerber in Stellenausschreibung erstellt
TerminierungUnmittelbar nach


Der Workflow wird wie folgt aussehen:



Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt: 


Name der AktionAutomatische Antwort für neue Bewerber 
AktionstypE-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-VorlageAutomatische Benachrichtigung an Kandidaten
Absender E-Mail-Adresseno-reply@kenjo.io
EmpfängerBewerber


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters


Übersicht der E-Mail-Vorlage


Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter

Betreff: Onboarding des Mitarbeiters {!userPersonal.displayName} 

Inhalt:

Hallo,

 

am {!userWork.startDate} beginnt {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} als neuer Mitarbeiter.

 

Bitte bereite bis dahin folgende Schritte vor, die du ebenfalls bei deinen Aufgaben in Kenjo findest.


  • Erstelle eine geschäftliche E-Mail- Adresse
  • Bereite den Arbeitsplatz vor
  • Sende die Willkommens E-Mail

 

Beste Grüße

Dein HR Team




Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

  • Kategorie: HR
  • Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
  • Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
  • Objekt: Mitarbeiter
  • Feld: Leer

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.






Workflow-Definition Übersicht


Fülle die Felder wie folgt: 


Name des WorkflowsOnboarding neuer Mitarbeiter
ObjektMitarbeiter
AuslöserBenutzerdefinierter Auslöser: Starttermin
Terminierung7 Tage vor
Filterkeine


Der Workflow wird wie folgt aussehen:



Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN. Dieses mal werden wir zwei Aktionstypen erstellen: Aufgaben und E-Mail-Benachrichtigungen.

Klicke zuerst AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die folgende Aktion:


Name der AktionGeschäfts-E-Mail für Mitarbeiter erstellen
AktionstypAufgaben
ZuordnenVorgesetzter
Fällig nach5 Tage


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:





Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die zweite Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Name der AktionArbeitsplatz vorbereiten
AktionstypAufgaben
ZuordnenVorgesetzter
Fällig nach5 Tage


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:




Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die nächste Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Name der AktionWillkommens-E-Mail versenden
AktionstypAufgaben
ZuordnenVorgesetzter
Fällig nach1 Tage


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:





Hinweis: Du kannst soviele Aktionen hinzufügen wie du möchtest, damit das Onboarding des neuen Mitarbeiters reibungslos läuft. In diesem Beispiel haben wir 3 Aktionen erstellt:




Erstellung der E-Mail-Benachrichtigung:


Klicke als nächstes AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die E-Mail-Benachrichtigung mit den Feldern, wie folgt: 


Name der Aktion: Onboarding eines neuen Mitarbeiters
Aktionstyp:E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage: Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter
Absender E-Mail-Vorlage:noreply@kenjo.io
Empfänger: Vorgesetzter


Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:



Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.


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