In diesem Artikel findest du viele gängige Beispiele für Workflows und E-Mail-Templates für den Personal-Prozess.
Bitte nutzte auch den Artikel über das Erstellen von Workflows und E-Mail-Vorlagen, um zu lernen wie du sie aufsetzten kannst.
Hinweis: Für diese Beispiele werden wir die E-Mail-Vorlagen zuerst erstellen und anschließend die Workflows anlegen in mit denen die E-Mails versendet werden.
INHALTSVERZEICHNIS
- Benachrichtigung vor einem anstehenden Geburtstag
- Erinnerung Upload der Krankmeldung bei Krankheit über 3 Tagen
- Informationen im Mitarbeiterprofil werden geändert oder hinzugefügt
- Erinnerung an Verfall von Resturlaub aus dem Vorjahr
- Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
- Aufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung
- Benachrichtigung über neue Aufgabe in Kenjo
- Zweistufiges Genehmigungsverfahren
Benachrichtigung vor einem anstehenden Geburtstag
E-Mail-Vorlage Übersicht
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag
Betreff: Am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburstag
Inhalt:
Hallo,
am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburtstag.
Bitte kümmere dich gemäß eurer teambezogenen Absprachen um die nächsten Schritte.
Beste Grüße
Dein HR Team
Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
- Sprache: wähle die gewünschte Sprache
- Objekt: Mitarbeiter
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Workflow Name: | Erinnerung anstehender Geburstag |
| Objekt: | Mitarbeiter |
| Auslöser: | Benutzerdefinierter Auslöser: Nächster Geburtstag |
| Terminierung: | 5 Tage vor |
| Filter: | Aktiv - ist gleich - Aktiv |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Erinnerung bevorstehender Geburtstag |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag |
| Absender E-Mail-Vorlage | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Vorgesetzter |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Erinnerung Upload der Krankmeldung bei Krankheit über 3 Tagen
E-Mail-Vorlage Übersicht
Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:
Name der Vorlage: Erinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen
Betreff: Erinnerung: Bitte lade dein ärztliches Attest in Kenjo hoch
Inhalt:
Hallo,
bitte lade für deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch dein ärztliches Attest hier in Kenjo hoch.
Solltest du das Attest bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
Wir wünschen dir Gute Besserung und freuen uns, wenn du bald wieder zurück bist!
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Abwesenheitsanfrage
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Name des Workflows: | Erinnerung an Upload eines ärztlichen Attest bei Krankheit |
| Objekt: | Abwesenheitsanfrage |
| Auslöser: | Abwesenheitsanfrage erstellt |
| Terminierung: | Unmittelbar nach |
| Filter: | Abwesenheitsart - ist gleich - Krankheit Arbeitszeiten/-stunden - ist größer oder gleich - 3 |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Erinnerung an Upload ärztliches Attest an MA |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Erinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen |
| Absender E-Mail-Adresse | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Mitarbeiter |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Informationen im Mitarbeiterprofil werden geändert oder hinzugefügt
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Informationen im Mitarbeiterprofil wurden geändert
Betreff: Im Profil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert
Inhalt:
Hallo,
im Mitarbeiterprofil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert.
Beste Grüße
Dein HR Team
Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Mitarbeiter
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Workflow Name | Informationen in Mitarbeiterprofil wurden geändert |
| Objekt | Mitarbeiter |
| Auslöser | Mitarbeiter aktualisiert |
| Terminierung | Unmittelbar nach |
| Filter | IBAN - wurde verändert |
Himweis: Der Filter ist optional, wenn kein Filter gewählt wurde wirst du über jede Änderung benachrichtigt.
Der Workflow aus dem Beispiel benachrichtigt dich, wenn der IBAN-Code eines Mitarbeiter geändert wurde. Du kannst weitere Workflows nach diesem Beispiel erstellen und verschiedene Filter einstellen, um sicherzustellen, dass du immer dann benachrichtigt wirst, wenn wichtige Informationen in den Profilen der Mitarbeiter geändert werden. Du kannst auch die E-Mail-Vorlage bearbeiten, um genauer festzulegen, welche Informationen sich geändert haben.
Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Änderung der Informationen im Mitarbeiterprofil |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Informationen im Mitarbeiterprofil wurden verändert |
| Absender E-Mail-Adresse | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Bestimmter Mitarbeiter - Max Mustermann (Vorschlag) |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Erinnerung an Verfall von Resturlaub aus dem Vorjahr
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung Resturlaubstage aus Vorjahr
Betreff: Resturlaubstage aus dem letzten Jahr verfallen zum 31.03.
Inhalt:
Liebe MitarbeiterInnen,
die übertragenden Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr verfallen zum 31.03. diesen Jahres.
Bitte prüft euer Urlaubsguthaben auf mögliche übertragende Tage und reicht diese bei Vorhandensein bis spätestens Ende diesen Monats ein.
Vielen Dank und
Beste Grüße
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Wiederkehrender Workflow
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Hinweis: Weil der Verfall der Übertragstage jedes Jahr stattfindet ist dies ein wiederkehrender Workflows. Das ist der einzige Workflow bei dem wir Wiederkehrender Workflow aktivieren, jedes Jahr erhalten die Mitarbeiter so eine Erinnerung, über die Urlaubstage die sie noch nicht genutzt haben.
Fülle die Felder wie folgt:
| Name des Workflows | Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr |
| Frequenz | Jährlich |
| Beginnt an | Datum wählen |
| Endet | Nie |
Die Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr |
| Absender E-Mail-Adresse | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Unternehmen - dein Unternehmen |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:
Name der Vorlage: Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
Betreff: Das Dokument {!name} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab
Inhalt:
Hallo,
das Dokument {!name} mit der Markierung {!tags} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab.
Bitte erstelle eine Aufgabe, falls eine Erneuerung des Dokumentes nötig ist.
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Dokument
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Name des Workflows | Benachrichtigung über den Ablauf eines Dokuments |
| Objekt | Dokument |
| Auslöser | Dokument ist gültig bis |
| Terminierung | 14 Tage vor |
| Filter: | keine |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Benachrichtigung Ablauf Gültigkeit eines Dokuments |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments |
| Absender E-Mail-Adresse | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Bestimmter Mitarbeiter: Max Mustermann |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Aufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung
Hinweis: Die Markierung "Immatrikulationsbescheinigung" muss zuvor erstellt und genutzt worden sein
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Name des Workflows | Aufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung |
| Objekt | Dokument |
| Auslöser | Dokument ist gültig bis |
| Terminierung | 14 Tage vor |
| Filter | Markierung - ist gleich - Immatrikulationsbescheinigung |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Bitte neue Immatrikulationsbescheinigung hochladen |
| Aktionstyp | Aufgabe |
| Zuordnen | Mitarbeiter |
| Fällig nach | 14 Tagen |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Benachrichtigung über neue Aufgabe in Kenjo
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten
Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten
Inhalt:
Hallo,
es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für dich, die am {!dueDate} fällig ist.
Hier gelangst du direkt zu deinen persönlichen Aufgaben.
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Aufgabe
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
| Name des Workflows | Neue Aufgabe in Kenjo |
| Objekt | Aufgabe |
| Auslöser | Aufgabe erstellt |
| Terminierung | Unmittelbar nach |
| Filter | keine |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
| Name der Aktion | Neue Aufgabe in Kenjo |
| Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
| E-Mail-Vorlage | Neue Aufgabe erhalten |
| Absender E-Mail-Adresse | noreply@kenjo.io |
| Empfänger | Mitarbeiter |
Die Aktion, die du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und du ihn nutzen möchtest.
Zweistufiges Genehmigungsverfahren
Wenn deine Mitarbeiter zwei Genehmigungen für einen Antrag auf Abwesenheit benötigen, kannst du einen Workflow aktivieren, der ausgelöst wird, wenn ein Antrag auf Abwesenheit aktualisiert wird. Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
- Lege den Namen "Zweistufige Genehmigung" fest
- Wähle das Objekt "Abwesenheitsanfrage"
- Als Auslöser wähle "Abwesenheitsanfrage aktualisiert"
- Plane den Workflow für "unmittelbar nach"
- Erstelle einen Filter "Status ist gleich InApproval"
Wenn du alle Daten eingegeben hast, klicke auf SPEICHERN UND WEITER.
Unter (+) AKTION HINZUFÜGEN kannst du entscheiden, ob du eine Benachrichtigung an den ausgewählten Mitarbeiter senden möchtest.
Klicke abschließend auf FERTIGSTELLEN.