En esta página puedes encontrar ejemplos de Workflows y Plantillas de email que se utilizan comúnmente para los procesos de Recursos Humanos. Recuerda visitar nuestro artículo Configurar workflows y plantillas de email para aprender a crearlos.
Nota: Para estos ejemplos, primero crearemos las plantillas de email y posteriormente crearemos los workflows en los que se utilizarán.
TABLE OF CONTENTS
- Notificación antes de un próximo cumpleaños
- Recordatorio para cargar el certicado médico por enfermedad de más de tres días
- Notificación de que la información del empleado ha cambiado
- Recordatorio de las vacaciones restantes del año anterior
- Vencimiento de la validez de un documento
- Recordatorio de una tarea abierta
Notificación antes de un próximo cumpleaños
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Recordatorio de un próximo cumpleaños
Asunto: Recordatorio: es el cumpleaños de {!userPersonal.displayName}
Cuerpo:
Hola, El {!userPersonal.nextBirthday} es el cumpleaños de {!userPersonal.displayName}. Por favor, toma los pasos relacionados a este evento. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: empleado
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Recordatorio de un próximo cumpleaños |
| Objeto | Empleado |
| Desencadenador | Desencadenador personalizado: Próximo cumpleaños |
| Programar | 5 - antes |
| Filtro | Activo - igual a - activo |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Recordatorio de un próximo cumpleaños |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Recordatorio de un próximo cumpleaños |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Recordatorio para cargar el certicado médico por enfermedad de más de tres días
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días
Asunto: Recordatorio: Por favor, carga tu certificado médico a Kenjo
Cuerpo:
Hola, Por favor, carga tu certificado médico en Kenjo para tu {!_timeOffTypeName} desde {!_from} a {!_to}. Si ya subiste el certificado, puedes ignorar este mensaje. Te deseamos una pronta recuperación y esperamos verte pronto! Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: solicitud de ausencia
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad |
| Objeto | Solicitud de ausencia |
| Desencadenador | Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | Tipo de ausencia - es igual - Enfermedad Días laborales - es igual o mayor a - 3 |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Recordatorio para cargar el certificado médico por enfermedad de más de tres días |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Empleado |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Notificación de que la información del empleado ha cambiado
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Notificación de que la información del empleado ha cambiado
Asunto: Ha cambiado la información en el perfil del empleado {!userPersonal.displayName}
Cuerpo:
Hola, Ha cambiado la información en el perfil del empleado {!userPersonal.displayName}. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: empleado
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Notificación de que la información del empleado ha cambiado |
| Objeto | Empleado |
| Desencadenador | Empleado se ha actualizado |
| Programar | Inmediatamente después |
| Filtro | IBAN - está modificado |
Nota: el filtro es opcional. Si no se seleccionas ningún filtro, se te informará sobre cada cambio en el perfil de un empleado.
El workflow de ejemplo te notificará cada vez que se cambie el código IBAN de uno de tus empleados. Puedes crear otros workflows siguiendo este ejemplo y configurando diferentes filtros para asegurarte de recibir notificaciones cada vez que se modifique cualquier información importante en los perfiles de tus empleados. También puedes editar la plantilla de correo electrónico para especificar qué información específicamente ha cambiado.
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Notificación de que la información del empleado ha cambiado |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Notificación de que la información del empleado ha cambiado |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Seleccionar empleado |
Nota: En nuestro ejemplo, hemos elegido el destinatario "Seleccionar empleado", ya que solo queremos notificar al gerente de recursos humanos sobre este cambio.
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Recordatorio de las vacaciones restantes del año anterior
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Recordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado
Asunto: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año anterior
Cuerpo:
Hola, Los días de vaciones restantes del año pasado se vencen el 31 de marzo de este año. Por favor, revisa tu balance de vacaiones y asegúrate de que puedas usar los días restantes antes de esta fecha. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: el workflow es recurrente
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Nota: Como el vencimiento de los días de vacaciones se produce anualmente, este es un workflow recurrente. Este es uno de los únicos workflows en los que activamos la opción "Repetir workflow", de manera tal de que cada año se envíe un email a los empleados recordándoles tomar los días de vacaciones que les restan.
Para ello, primero completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Recordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado |
| Repetir | Anualmente |
| Empezando el | fecha de inicio |
| Fnalizar | nunca |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Recordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Recordatorio: Vencimiento de los días de vacaciones restantes del año pasado |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Seleccionar empresa |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Vencimiento de la validez de un documento
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Vencimiento de la validez de un documento
Asunto: El documento {!name} sobre {!relatedTo} vence en {!validUntil}
Cuerpo:
Hola, El documento {!name} etiquetado como {!tags} sobre {!relatedTo} vence en {!validUntil}. Por favor, toma las acciones necesarias para renovar el documento. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Documento
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Vencimiento de la validez de un documento |
| Objeto | Documento |
| Desencadenador | El documento es válido hasta |
| Programar | 14 - antes |
| Filtro | (vacío) |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Vencimiento de la validez de un documento |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Vencimiento de la validez de un documento |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Seleccionar empleado |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Nota: En este caso, hemos elegido "Seleccionar empleado" ya que queremos notificar al gerente de recursos humanos solo sobre este cambio.
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Recordatorio de una tarea abierta
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Recordatorio de una tarea abierta
Asunto: Recuerda que aún tienes una tarea abierta
Cuerpo:
Hola, Recuerda que esta tarea {!title} sigue abierta. Haz clic aquí para completarla. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: tarea
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Recordatorio de una tarea abierta |
| Objeto | Tarea |
| Desencadenador | Desencadenador personalizado: Fecha de finalización |
| Programar | 1 - después |
| Filtro | Completado - igual a - Completado |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Recordatorio de una tarea abierta |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Recordatorio de una tarea abierta |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Manager |
La acción que acabas de agregar se verá así:
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
Proceso de aprobación en 2 Pasos
Este workflow está destinado a notificar al segundo aprobador de una solicitud de ausencias. Para poder utilizar este workflow, debes haber activado la aprobación en dos pasos en Ajustes > Ausencias > Ajustes. El primer aprobador de este proceso será, por defecto, el gerente directo establecido en el campo "Reporta a" del empleado y es quien recibe la notificación de una nueva solicitud de ausencia a través del workflow "Ausencias: Notificación al manager cuando un empleado solicita una ausencia". Con el workflow que estás a punto de crear, el segundo aprobador recibirá una notificación para aprobar la solicitud una vez que la primera aprobación se haya hecho.
Descripción general de la plantilla de email
Primero, configura los detalles de su plantilla de email:
Nombre de la plantilla de email: Proceso de aprobación en 2 Pasos
Asunto: Tienes una solicitud de ausencia pendiente por aprovación como segundo aprobador
Cuerpo:
Hola, Tienes una {!_timeOffTypeName} solicitud de {!relatedUser.displayName} que ha sido aprobada por su manager directo pero que aún requiere de tu aprobación. Puedes ver esta solicitud directamente en Kenjo. Saludos, Tu equipo de RRHH |
Luego, completa la configuración de la plantilla de email en el panel derecho de la siguiente manera:
- Categoría: elige RRHH
- Empresa: elige la empresa deseada
- Idioma: elige el idioma deseado
- Objeto: Solicitud de ausencia
- Campo: (vacío)
Finalmente, haz clic en CREAR para guardar tu plantilla de email y finalizar el primer paso.
Descripción general de la definición del Workflow
Completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre del workflow | Aprobación en 2 pasos |
| Objeto | Solicitud de ausencia |
| Desencadenador | Solicitud de ausencia se ha actualizado |
| Programar | inmediatamente después |
| Filtro | Estado - igual a - InApproval |
Tu Workflow se verá así:
Haz clic en GUARDAR y SIGUIENTE. Luego, haz clic en AGREGAR ACCIÓN y completa los campos de la siguiente manera:
| Nombre de la acción | Aprobación en 2 pasos |
| Tipo de acción | Alertas de email |
| Plantilla de email | Aprobación en 2 pasos |
| Dirección del remitente | [email protected] |
| Destinatario | Seleccionar empleado (el empleado al que le corresponde ser el segundo aprobador) |
Finalmente, haz clic en AÑADIR ACCIÓN. Haz clic en FINALIZAR para terminar de configurar tu Workflow. Recuerda activar tu workflow una vez que esté listo para usarlo deslizando el interruptor a la posición ACTIVO.
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