Mit Workflows kannst du Standardprozesse in deinem Unternehmen automatisieren, z. B. das Versenden von E-Mails oder das Zuweisen von Aufgaben. Mit unseren E-Mail-Vorlagen und Workflows kannst du eine unbegrenzte Anzahl von Prozessen und die dazugehörigen Aufgaben und Benachrichtigungen definieren. Um deine Workflows richtig einzurichten, musst du drei Schritte befolgen:

• Schritt 1: E-Mail Vorlagen erstellen
• Schritt 2: Erstelle den Workflow
• Schritt 3: Aktionen zum Workflow hinzufügen

Hier ein Überblick über die Funktionsweise (klicke auf das Bild, um es größer zu sehen):

Und hier ein Beispiel:

Um Workflows zu verwenden, stelle sicher dass alle an einem Workflow beteiligten Mitarbeiter und Admins in ihrem Mitarbeiterprofil aktiviert sind. 

Schritt 1: E-Mail Vorlagen erstellen

Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen. Hier erstellst du die E-mails, die von den Workflows versendet werden, sobald sie ausgelöst werden.

• Klicke (+) E-Mail-Vorlage erstellen
• Wähle einen Namen für die Vorlage aus
• Wähle einen Betreff für die Vorlage aus
  
  

Einstellungen:

Bevor du den Text der E-Mail-Vorlage schreiben kannst, wähle die Einstellung auf der rechten Seite aus:

• Kategorie: Basierend auf deinem Workflow wähle HR, Recruiting oder Sonstige.
• Unternehmen: Falls mehrere Unternehmen zu der Unternehmensgruppe gehören, wähle das Unternehmen aus, zu dem die E-Mail Vorlage gehört.
• Sprache: Wähle die Sprache deiner E-Mail-Vorlage aus. Falls Felder genutzt werden, wird das System die Felder auch mit der hier gewählten Sprache füllen. 
• Objekt: Wähle dasselbe Objekt wie im Workflow, in dem du diese E-Mail-Vorlage verwenden willst.
  
• Feld: Du kannst verschiedene Platzhalter wählen, welche vom System autogefüllt werden, abhängig von dem Objekt. Kopiere sie und und setze sie in deinen Test ein. Sobald die E-Mail versendet wird, wird jedes Feld durch den Wert des Feldes ersetzt. Jedem Objekt stehen verschiedene Felder zur Verfügung.
  
  

Für unser Beispiel haben wir das Objekt "Abwesenheitsanfrage" und die Felder "Verknüpfter Nutzer - Angezeigter Name" und "Abwesenheitsart".

Wenn unser Workflow ausgelöst wird, ersetzt das System automatisch die Felder durch den Namen des Anfragenden Mitarbeiters sowie den Namen der angefragten Abwesenheitsart.

Der Betreff in unserem Beispiel ist daher: "Albert Bishop hat Urlaub angefragt".

Hinweis:

• Die Wahl des Objektes ist abhängig von dem Objekt in dem Workflow. Das Objekt in der E-Mail-Vorlage muss IMMER das gleiche Objekt sein wie dem Workflow, indem wir die E-Mail-Vorlage nutzen wollen.
• In unserem Beispiel, einem Workflow für eine Abwesenheitsanfrage, wählen wir das Objekt Abwesenheitsanfragen. Daher müssen wir in der E-Mail-Vorlage auch Abwesenheitsanfrage als Objekt wählen.

Inhalt:

Nachdem du den Namen, den Betreff, sowie die Kategorie und die anderen Einstellungen gewählt hast, ist es an der Zeit den Inhalt der E-Mail zu gestalten. Indem du die Felder kopierst und in den E-Mail-Text einfügst, kannst du jede E-Mail personalisieren und alle benötigten Informationen mit dem Empfänger teilen.

Beispiel: {!relatedUser.displayName} hat {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} angefragt.

In diesem Beispiel wird der Empfänger über den Namen des anfragenden, die Abwesenheitsart und den Zeitraum der Abwesenheit informiert.

Sobald der Inhalt unserer E-Mail fertig ist, klicke ERSTELLEN und fahre mit dem nächsten Schritt fort. 

Schritt 2: Erstelle den Workflow

Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) Workflow erstellen.

Fülle nun die folgenden Felder aus: 

• Workflow-Definition
• Objekt
• Auslöser
• Terminierung 
• Filter

Workflow-Definition:

Füge den Namen des Workflows hinzu, den du einrichten möchtest. Nehmen wir zum Beispiel an, dass wir einen Workflow erstellen wollen, um jedes Mal eine E-Mail zu erhalten, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt. Wir geben unserem Workflow den Namen "Abwesenheitsanfrage".

• Wiederkehrender Workflow: Aktiviere diese Option nur, wenn du eine bestimmte Aktion für ein bestimmtes Datum in der Zukunft planen möchtest. Für unser Beispiel (und die meisten Arbeitsabfälle) brauchen wir sie nicht, also lassen wir sie deaktiviert.

Objekt:

Das Objekt legt fest, auf welches Detail das System das Hauptaugenmerk legt. In unserem Fall wählen wir "Abwesenheitsanfrage" als unser Objekt.

Auslöser:

Der Auslöser ist das Ereignis, welches den Workflow starten lässt. 

Je nach gewähltem Objekt stehen verschiedene Auslöser zur Auswahl. Das bedeutet, dass wir auswählen können, was das System reagieren lässt und die Aktion auslöst, die wir später einrichten. Wir können nur einen Auslöser für unseren Workflow auswählen.

In unserem Beispiel haben wir für das Objekt "Abwesenheitsanfrage" die folgenden Auslöser:

• Abwesenheitsanfrage wird erstellt
• Abwesenheitsanfrage wird aktualisiert

In diesem Fall wählen wir den Trigger "Abwesenheitsanfrage wird erstellt", da wir immer dann benachrichtigt werden möchten, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt.

Du kannst auch deinen eigenen benutzerdefinierten Trigger erstellen, indem du auf BENUTZERDEFINIERTEN AUSLÖSER ERSTELLEN klickst und unter den Optionen wählst, die das System dir bietet. In den meisten Fällen wird dies jedoch nicht notwendig sein, denn die vorgegeben Auslöser sind meistens ausreichend.

Terminierung:

An diesem Punkt wählst du aus, wann die Workflows ausgelöst und die von dir definierten Aktionen ausgeführt werden sollen. 

Du kannst wählen, ob ein Workflow sofort nach, vor oder gleichzeitig mit dem Ereignis, das die Aktion auslöst, ausgeführt wird, je nach Art des Workflows, den du erstellst und dem von dir gewählten Objekt.

In diesem Beispiel wollen wir sofort benachrichtigt werden, also wählen wir: "unmittelbar nach - Abwesenheitsantrag erstellt":

Filter:

Filter sind optionale Bedingungen, die dir helfen, dass deine Workflows nur dann ausgelöst werden, wenn die gewünschten Konditionen erfüllt sind.

Filter werden durch Bedingungen festgelegt, welche wiederum durch Werte bestimmt und erweitert werden. Du hast dabei folgende Option:

• Hinzufügen einer neuen Bedingung und eines neuen Wertes zum selben Filter. Klicke dazu ( + ) UND.
• Hinzufügen einer Bedingung und eines Wertes zu einem neuen Filter. Klicke dazu ( + ) Oder. 

Beispielhafter Anwendungsfall mit (+) Und

Wir möchten über eine neue Abwesenheitsanfrage benachrichtigt werden, sobald der Status auf ausstehend gesetzt ist UND die Abwesenheitsart auf Urlaub gesetzt ist. Das sieht dann wie folgt aus:

Beispielhafter Anwendungsfall mit (+) Oder

Wir möchten über eine neue Abwesenheitsanfrage benachrichtigt werden, sobald der Status auf ausstehend gesetzt ist ODER auf genehmigt gesetzt ist. Das sieht dann wie folgt aus:

Nachdem Du alle benötigten Felder ausgefüllt hast, klicke auf SPEICHERN UND WEITER.

Du wirst weitergeleitet zu “Workflow-Aktionen hinzufügen”. Hier kannst Du einstellen, was passieren soll, sobald Dein Workflow erfolgreich angestoßen wurde.

Bevor wir das aber tun können, müssen wir noch die eigentliche Aktion und deren Inhalt erstellen. Die meistverwendeten Aktionen sind Benachrichtigungen per E-Mail. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du E-Mail-Vorlagen erstellst und für deine Workflows nutzen kannst.

Schritt 3: Aktionen zum Workflow hinzufügen

Nachdem du den Workflow und den Inhalt der E-Mail Benachrichtigung vorbereitet hast, kannst du nun alles zusammenfügen, indem du Aktionen zu dem Workflow hinzufügst.

• Gehe zu Einstellungen > Workflows
• Suche den Workflow den du grade erstellt hast
• Klicke auf das 3-Punkte Symbol
• Wähle Aktion bearbeiten
  
  

In dem nächsten Menü, wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN

• Starte mit dem Namen der Aktion, in unserem Beispiel nennen wir die Aktion "E-Mail an Vorgesetzte".
• Wähle aus, ob der Workflow eine E-Mail Benachrichtigung versenden, oder eine Aufgabe in Kenjo erstellen soll. Die meisten Workflows lösen eine E-Mail Benachrichtigung aus. Wenn du die Slack Integration nutzt, wirst du eine dritte Option sehen, Slack Post, diese Option erlaubt es dir, eine Nachricht in einem öffentlichen Slack Channel zu senden.
• Wenn du die Aktion Aufgabe wählst, wird der Workflow eine Aufgabe in Kenjo erstellen und einem Mitarbeiter oder Mitarbeitern deiner Wahl zuweisen, sobald der Workflow ausgelöst wird. Im letzten Schritt musst du der Aufgabe ein Fälligkeitsdatum geben.
• Wenn du E-Mail-Benachrichtigung wählst, hast du die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage von den bestehenden Vorlagen auszuwählen. In unserem Bespiel wählen wir diese Aktion und die E-Mail-Vorlage, die wir im letzten Schritt erstellt haben, "Abwesenheitsanfrage".
  
  
  
• In dem Feld Absender E-Mail-Adresse kannst du die versendende E-Mail-Adresse festlegen. Die Standard-Adressen sind "[email protected]" und "[email protected]", aber du kannst die Adresse auch individualisieren und auch deine Firmen-Domain wählen.
• Unter Empfänger kannst du den Empfänger der Nachricht definieren, die von dem Workflow ausgelöst wird. Du kannst den Mitarbeiter wählen, der von dem Workflow betroffen ist, den Vorgesetzten des Mitarbeiters der von dem Workflow betroffen ist, einen bestimmten Mitarbeiter, eine Abteilung, ein Büro oder ein Unternehmen wählen.
  
  In unserem Beispiel wählen wir "Vorgesetzter". Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt, wird der Workflow den jeweiligen Vorgesetzten automatisch mit der E-Mail benachrichtigen.
  
  

Hinweis: Standardmäßig erhalten die Empfänger die Benachrichtigung über ihre Arbeits-E-Mail. Für bestimmte Arbeitsabläufe möchtest du jedoch vielleicht eine andere E-Mail-Adresse auswählen, z. B. die Notfall-E-Mail-Adresse des Empfängers. Klicke in diesem Fall auf "E-Mail aus bestehendem Feld" und wähle die am besten geeignete Option. Wenn du in den Profilen der Mitarbeiter ein weiteres benutzerdefiniertes Feld (mit dem Feldtyp "E-Mail") angelegt haben (z. B. E-Mail des Ehepartners), erscheint diese Option ebenfalls hier.

Die Aktion ist fertig, also kannst du AKTION HINZUFÜGEN am unteren Ende des Menüs klicken. Du wirst weitergeleitet zu der "Workflow-Aktionen hinzufügen"-Seite, wo du die Chance hast mehr Aktionen hinzuzufügen oder FERTIGSTELLEN, wenn keine weiteren Aktionen mehr benötigt werden.

In diesem Beispiel wird nur eine Aktion benötigt also wähle FERTIGSTELLEN.

Nachdem der Workflow nun fertig ist, kannst du ihn aktivieren. Hierfür musst den den Aktiv-Schalter umlegen:

Hinweis: Nur aktive Workflows werden ausgelöst. Ein inaktiver Workflow wird keine Aktionen ausführen.