Erstellen eines neuen Mitarbeiterprofils

Geändert am Wed, 20 Jul 2022 um 02:32 PM

Um neue Mitarbeiter*innen hinzuzufügen, gehe zu Mitarbeiter > (+) MITARBEITER HINZUFÜGEN, in der rechten oberen Ecke. Hier führt Dich ein Schritt-für-Schritt Assistent durch die einzelnen Konfigurierungs-Schritte. 

 

 

Persönlich

 

In dem Abschnitt zu persönlichen Informationen kannst Du grundlegende Informationen der Mitarbeiter*innen hinzufügen. Beachte dabei Folgendes:

  • Vorname, sowie Nachname sind verpflichtend.

  • Das Geburtsdatum ist wichtig, damit Kenjo den Geburtstag Deiner Mitarbeiter*innen erkennt.

 

Klicke auf WEITER.


Beruflich

 

Hier kannst Du grundlegende Informationen im beruflichen Kontext hinterlegen. Beachte dabei, dass diese Informationen (mit Ausnahme der Sprache) nicht durch den/die Mitarbeiter*in geändert werden kann. Nur der Admin des Kontos oder Nutzer*innen, mit entsprechenden Rechten, können Änderungen vornehmen.

  • Zuerst gibst Du die wichtigsten Daten an. Die folgenden Felder sind dabei verpflichtend:

    • Unternehmen: Wenn Du mehrere Unternehmen in Deiner Organisation hast, wähle das Unternehmen aus, zu dem der/die Mitarbeiter*in gehört. Diese Information ist z.B. hilfreich für die Lohnabrechnung, diverse Berichte oder das Organigramm. Darüber hinaus ist es relevant, wenn Du möchtest, dass Deine Mitarbeiter*innen nur Informationen von Kollegen und Kolleginnen aus diesem Unternehmen sehen. Beachte, dass die Wahl des Unternehmens bestimmt, wie die folgenden Felder ausgefüllt werden. 

      • Sprache: Bestimmt die Sprache, in der der/die Mitarbeiter*in Kenjo sieht. Dies kann durch ihn/sie später geändert werden. 

      • Arbeitszeiten (Beachte: Wenn Du eine Arbeitsplanvorlage als Standard für Dein Unternehmen erstellt hast, wird diese unter “Vorlagen” aufgelistet.)

    • Arbeits-E-Mail-Adresse: Gebe hier die Arbeits-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ein. 

    • Profil: Bedenke, dass die Rechte, die der/die Mitarbeiter*in erhält in Abhängigkeit des zugewiesenen Profils stehen. Bei Zweifeln, weise am besten das Profil “Mitarbeiter” zu. Du kannst dies später auch noch ändern. Lerne hier mehr dazu.

  • Anschließend kannst Du die weiteren Informationen ausfüllen. Da diese nicht verpflichtend sind, kannst Du dies auch später nachholen. 

  • Ergänze das Büro, die Abteilung, die Jobbezeichnung, und das Startdatum des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Du kannst dabei auch ein zurückliegendes Startdatum wählen.

    • Stelle sicher, dass Du hinzufügst, an wen der/die Mitarbeiter*in berichtet. So stellst Du sicher, dass weitere Funktionen in Kenjo richtig funktionieren (Workflows, Performance Review, Abwesenheit, etc.).

    • Schlussendlich kannst Du die Mitarbeiternummer hinzufügen, sofern diese benötigt wird.

 

 

  • Klicke auf WEITER.

 

Best Practice:

Die Mitarbeiternummer ist eine eindeutige Kennung, für alle Systeme, die in Deinem Unternehmen verwendet werden. Es gibt dabei viele Anwendungsfälle, bei denen Du die Mitarbeiternummer verwenden kannst. Hier sind einige Beispiele:

  • In Bezug auf eine andere externe Datenbank (z.B. Nummer in SAP)

  • Ausweise (Büroverwaltung)

  • Um herauszufinden, wie viele Mitarbeiter*innen bereits eingestellt wurden (beachte dabei, dass der Wert fortlaufend sein muss).

  • Für die Lohnabrechnung, z.B. kann DATEV die Mitarbeiternummer nutzen




Abwesenheit


Im nächsten Schritt kannst Du Richtlinien zur Abwesenheit zuweisen. Dieser Schritt ist optional. Wenn Du dies erst später erledigen möchtest, klicke einfach auf “ÜBERSPRINGEN” oder “WEITER”. Beachte dabei, dass die Abwesenheitsarten, welche Du hier siehst, diejenigen sind, die Du unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen konfiguriert hast.


Lerne hier, wie Du Abwesenheitsarten und Richtlinien zur Abwesenheit erstellst.

 


Aktivierung

 

Nun hast Du noch die Wahl für folgende Optionen:

 

  • Einladung senden: Wenn Du diese Option aktivierst, erhält der/die Mitarbeiter*in eine Einladung per E-Mail (über den sog. Begrüßungsassistent), um sich bei Kenjo anzumelden. Den Begrüßungsassistent kannst Du hier einrichten und bearbeiten. 

Wenn Du jedoch das Profil noch weiter bearbeiten möchtest, bevor Du eine Einladung versendest, lasse diese Option einfach deaktiviert.

 

Entscheidest Du Dich, keine E-Mail zu senden, wird der/die Mitarbeiter*in als “Nicht aktiviert” unter Mitarbeiter angezeigt. Um ihn/sie zu aktivieren hast Du folgende Optionen:

  • Gehe zu Mitarbeiter > Wähle den/die Mitarbeiter*in aus (oder mehrere) > AKTIONEN > Mitarbeiter aktivieren.

 

 

  • Gehe zum Mitarbeiterprofil > Persönlich > MITARBEITER AKTIVIEREN 


 

  • Zeit erfassen: Wenn Du diese Option aktivierst, kann der/die Mitarbeiter*in Zeiten erfassen, indem er/sie die Registerkarte zur Anwesenheit oder die One-Click-Zeiterfassung (abhängig von den Einstellungen für die Zeiterfassung) verwendet. Die Anwesenheit wird dabei bei der Berechnung der Anwesenheitsübersicht berücksichtigt. 





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