Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen

Unter Abwesenheit > Anfragen findest du eine Übersicht von allen Abwesenheitsanfragen, die du von deinen Mitarbeitern erhalten hast.

Es gibt zwei Szenarien, abhängig von den dir zugewiesen Berechtigungen innerhalb des Unternehmens:

• Als Admin/HR Admin hast du die Berechtigung Abwesenheitsanfragen von allen Mitarbeitern zu genehmigen.
• Mit einem anderen Profil, z. B. Manager hast du die Berechtigung Abwesenheitsanfragen von dir unterstellten Mitarbeitern zu genehmigen

Abwesenheitsanfragen als Admin / HR Admin

Du kannst die Abwesenheitsanfragen nach verschiedenen Feldern filtern (Unternehmen, Büro, Bereiche, Abteilungen und Teams) und dir so nur die relevanten Anfragen anzeigen lassen.

Um deine Suchergebnisse zu filtern:

• Klicke auf einen beliebigen Filter (Unternehmen, Büro, Bereiche, Abteilungen und Teams).
• Wähle die Felder, die du angezeigt bekommen möchtest. Du kannst so viele Filter und Felder wählen, wie du möchtest.
• Wenn du einen Filter in einem bestimmten Feld anwendest, zeigt die Leiste dies an, indem sie eine blaue Blase mit der Anzahl der ausgewählten Werte und einen grauen Balken mit dem Namen der Felder anzeigt.
  
  

Hinweis: Die Filter werden gespeichert und jedes mal genutzt, wenn du das Abwesenheitsanfragen-Menü aufrufst.

Um die gespeicherten Filter zu löschen:

• Klicke den Filter an und wähle diesen ab.
• Klicke auf das X in der blauen Blase, die neben jedem Filter erscheint.
• Klicke auf das X neben dem grauen Balken, der für jedes Feld erscheint.
• um alle Filter und Felder zu löschen, klicke das X unter dem Suchfeld für Mitarbeiter

Um nach einem bestimmten Mitarbeiter zu suchen:

• Klicke auf die Suchleiste in der oberen rechten Ecke.
• Schreibe den Namen des Mitarbeiters in das Feld.
• Bestätige mit Enter.

Abwesenheitsanfragen als Vorgesetzter ansehen

Falls du nur die Berechtigung hast die Abwesenheitsanfragen deiner untergeordneten Mitarbeiter zu genehmigen, wird die Leiste nur zwei Filter zeigen: Mein Team und Alle.

• Mein Team: Dieser Filter wird die Mitarbeiter zeigen die dir direkt unterstellt sind. 
• Alle: Dieser Filter wird dir alle Abwesenheitsanfragen von untergeordneten Mitarbeitern zeigen. 

Himweis: Der Filter Mein Team steht nicht im Zusammenhang zu den Teams und Abteilungen, sondern ist abhängig von dem Berichtet an Feld

Abwesenheitsanfragen verarbeiten

Als Admin oder Vorgesetzter siehst du die Ausstehenden Anfragen auf der linken Seite mit dem Namen, Startdatum und dem Enddatum von der Abwesenheitszeit.

Du kannst die Anfrage akzeptieren oder ablehnen, indem du auf den grünen Haken oder das rote Kreuz klickst. 

Informationen der Abwesenheitsanfrage:

Durch das auswählen eines Namens aus deiner Suche wird sich die Karte des Mitarbeiters auf der rechten Seite, mit den folgenden Informationen, öffnen:

• Aktuelles Urlaubsguthaben des Mitarbeiters: Zeigt die verfügbaren Tage, die der Mitarbeiter noch nutzen darf. 

• Daten: Zeigt das Anfragedatum, Beginn- und Enddatum der Abwesenheit und die Anzahl der abwesenden Arbeitstagen.

• Beschreibung: Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit eine Beschreibung für die Anfrage hinzuzufügen, diese wird hier angezeigt.

• Wer ist sonst nicht da?: Zeigt andere Mitarbeiter, die in diesem Zeitraum auch abwesend sein werden.

Bitte beachte, dass es zwei verschiedene Abwesenheitsarten gibt: 

• Abwesenheitsanfragen die nur deine Genehmigung brauchen, um akzeptiert zu sein
• Abwesenheitsanfragen die die zweistufige Genehmigung brauchen, um akzeptiert zu sein.

Wenn es eine Anfrage ist, die eine zweistufige Genehmigung braucht, wird in der rechten oberen Ecke "Warten auf Genehmigung von" und ein Bild der Person angezeigt die die Anfrage bestätigen muss, wenn du mit der Maus über das Bild fährst, wird dir der Name angezeigt.

Delegierte Genehmigung

Denke daran, dass es möglich ist, die Genehmigung zu delegieren, wenn du eine Abwesenheits-Richtlinie erstellst. Wenn diese Funktion beim Einrichten der Abwesenheits-Richtlinie nicht aktiviert war, können Sie die Delegierte Genehmigung aktivieren, indem Sie zu Einstellungen > Abwesenheiten > Delegierte Genehmigung erlauben gehen.

Um den delegierten Genehmiger für einen Mitarbeiter zu wählen gehe in den Persönlichen Bereich > Geschäftliche Informationen des Mitarbeiters und wähle den gewünschten Mitarbeiter aus. Sobald ein Auswahl getroffen wurde sieht der Prozess so aus:

• Vorgesetzter A genehmigt die Anfragen von Mitarbeiter A.
• Vorgesetzter A ist im Urlaub hat aber Vorgesetzten C als delegierten Genehmiger ausgewählt.
• Vorgesetzter C erhält die Anfrage von Mitarbeiter A und entscheidet ob die Anfrage angenommen oder abgelehnt wird.
  
  

Hinweis: Wenn der delegierte Genehmigungsvorgang nicht aktiviert ist oder kein Genehmigender im Profil ausgewählt wurde, muss der direkte vorgesetzte vom Genehmigenden oder ein Admin in Kenjo die Urlaubsanfrage bearbeiten.

Delegierter Genehmigungsprozess und 2 SCHRITT Genehmigungsprozess

Wenn der 2 Schritt Genehmigungsprozess aktiv ist müssen mehr als eine Person die Abwesenheitsanfrage genehmigen, der delegierte Genehmigungsprozess sieht wie folgt aus: 

• Mitarbeiter A fragt beim Vorgesetzten B eine Abwesenheit an.
• Die Anfrage muss zuerst vom Vorgesetzten A und anschließend vom Vorgesetzten B genehmigt werden (2-Schritt).
• Der Vorgesetzte B kann die Anfrage erst sehen, wenn Vorgesetzter A die Anfrage genehmigt hat. 
• Vorgesetzter A ist im Urlaub und hat Vorgesetzten C als delegierten Genehmiger ausgewählt.
• Vorgesetzter C erhält die Anfrage und genehmigt sie.
• Vorgesetzter B erhält nun die Anfrage.
• Vorgesetzter B kann entscheiden ob die Anfrage angenommen oder abgelehnt wird.