Für DSPs: Lohnabrechnung in Österreich

Dein finaler Einrichtungs-Check für die erste Payroll in Kenjo

Dieser kurze Überblick hilft Dir zu prüfen, ob alle Daten richtig eingerichtet sind, bevor Du Deine erste Gehaltsabrechnung mit Kenjo startest. Von Mitarbeiterdaten bis zu Standardrichtlinien und Abwesenheiten – hier stellst Du sicher, dass alles für eine reibungslose Lohnabrechnung vorbereitet ist.

INHALTSVERZEICHNIS

1. Lohnabrechnungs-Einstellungen (Deel)

2. Mitarbeiterprofile

3. Feiertagskalender

4. Richtlinienzuweisung

5. Payroll

6. Finale Checkliste

1. Lohnabrechnungs-Einstellungen (Deel)

Die Amazon ID und der Lohnabrechnungs-Anbieter werden bereits beim Signup-Prozess ausgewählt und können nachträglich nicht angepasst werden.

Die Grundkonfiguration der Payroll-Einstellungen findest Du unter Lohnabrechnung → Lohnabrechnungs-Einstellungen. Hier ein Überblick der verschiedenen Einstellungen:

• Der Zugangstoken (API) wird direkt bei Deel beantragt. Im Anhang zu diesem Artikel findest Du eine Anleitung, wie der Zugangstoken bei Deel beantragt wird.
• Art der Lohnperiode auf Monatlich, Kalendarmonat setzen (empfohlen).
• Das Durchrechnungszeitraum (Startdatum (DRZ) ist immer auf den ersten Tag eines Monats festgelegt. Wenn Ihr als DSP zb. Am 16.11.2025 startet, ist es empfohlen das DRZ Startdatum auf den 01.11.2025 zu setzen.
• Die DRZ-Frequenz sollte entsprechend Eurer Anforderungen eingestellt werden.
• Stellt die Transportzeitbedingungen immer auf Runde die täglich erfasste Zeit auf
• Die Überstundenberechnung kann Täglich oder auf DRZ erfolgen.
  (In der Regel: Überstundenberechnung = DRZ + DRZ-Frequenz halbjährlich) - bitte informiert vorher, welche Einstellungen zu Euch passen.

Achtung:

Passe die Lohnabrechnungs-Einstellungen nach dem Check mit unserem Team nicht erneut an. Wünschst Du Einstellungsänderungen, so kontaktiere bitte den Kenjo-Support.

Bitte sichert Euch vor den Kenjo-Einstellungen ab, ob und wie Ihr mit dem Durchrechnungszeitraum arbeiten möchtet.

2. Mitarbeiterprofile

Folgende Informationen müssen für jede:n Mitarbeitende:n vorhanden sein, damit die Payroll korrekt ausgeführt werden kann:

• Mitarbeiter-ID (muss der Contract ID aus Deel entsprechen), hier findest Du eine kurze Beschreibung, wie die Contract-Daten aus Deel gezogen werden:

• Startdatum des DAs

• Transport-ID

• Arbeitszeitmodell (Work Schedule) ist im Profil hinterlegt

  • Vollzeit: 40 Stunden pro Woche

  • Teilzeit: zwischen 10 und 39 Stunden pro Woche

• Gehalt muss immer hinterlegt sein

Wenn 
- die Mitarbeiter-ID oder 
- das Startdatum 
fehlen, erscheint der/die Mitarbeitende nicht in der Payroll.

Prüfung der Daten

• Du kannst überprüfen, bei welchen Mitarbeitenden Pflichtangaben fehlen, nutze dafür dieses Dashboard: https://app.kenjo.io/cloud/analytics/dashboard/detail/headcount
• Über dieses Dashboards kannst Du ebenfalls die Vertragsdaten kontrollieren und sicherstellen, dass Mitarbeiter-IDs und Startdatum mit Deel übereinstimmen.

Anlegen eines neuen Mitarbeiterprofils

• Alle Pflichtfelder (Mitarbeiter-ID, Startdatum, Arbeitszeitmodell) müssen ausgefüllt sein.

• Bitte prüfe immer die in Deel hinterlegten Vertragsdaten

Deaktivierung eines Mitarbeiters

• Bei Austritt eines Mitarbeiters, hinterlege das Beschäftigungsende im Mitarbeiter-Profi unter dem Bereich Vertraulich

• Es empfiehlt sich, Mitarbeiter nicht zu löschen, da historische Daten sonst verloren gehen.

3. Feiertagskalender

• Stelle sicher, dass der Feiertagskalender aktiviert und allen Mitarbeitenden zugewiesen sind. Hier findest Du weitere Infos, wie Feiertagskalender konfiguriert werden: 
  Feiertagskalender Konfigurieren

4. Richtlinienzuweisung

Abwesenheitsrichtlinien

• Überprüfe, dass alle Mitarbeitenden den gültigen Abwesenheitsrichtlinien zugewiesen sind.

• Hier erfährst Du, wie Du Deine DAs den Abwesenheitsrichtlinien zuordnest: Mitarbeiter Abwesenheitsrichtlinien zuordnen

Anwesenheitsrichtlinien und Lohnzuschläge

• Prüfe Deine Anwesenheitsrichtlinie, alle Mitarbeitenden müssen einer Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen sein.

• Navigiere zu Anwesenheit > Lohnzuschläge

  • Zuschlag für NAZ 50 % (Samstag 13–18 Uhr)

  • Zuschlag für NAZ 75 % (Samstag 18–20 Uhr)

  • Üst 100 % Zuschlag SFN (Feiertag)

  • Üst 100 % Zuschlag SFN (Nacht)

  • Üst 100 % Zuschlag SFN (Sonntag)
    --> Alle Mitarbeiter müssen allen Lohnzuschlägen zugewiesen werden. 

5. Payroll

Prüfung der Payroll

1. Stelle sicher, dass die Lohnabrechnung-Einstellungen korrekt hinterlegt sind.

2. Stelle sicher, dass korrekte DRZ-Einstellungen in den Lohnabrechnungs-Einstellungen hinterlegt sind.

3. Stelle sicher, dass alle Mitarbeiterdaten vollständig hinterlegt sind:

• Startdatum des DAs

• Transport-ID

• Arbeitszeitmodell (Work Schedule) 

• Gehalt 

4. Stelle sicher, dass alle DAs der entsprechenden Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen sind.

5. Stelle sicher, dass alle DAs den 5 verschiedenen Lohnzuschlägen zugewiesen sind (Anwesenheit > Lohnzuschläge).

6. Stelle sicher, dass alle DAs den entsprechenden Abwesenheitsrichtlinien zugewiesen sind.

Versand der Payroll
Es gibt zwei verschiedene Wege, die Payroll zu versenden:

• Senden = Payroll-Daten werden an den Payroll-Vendor zur Verarbeitung übermittelt.

• Schließen = Payroll wird endgültig abgeschlossen und zur weiteren Bearbeitung gesperrt.

Bitte schließe die Payroll erst dann, wenn Du alle Daten mit dem Payroll Vendor zu 100% geprüft hast. 

Bitte achte auch darauf, dass keine Payroll aus laufenden Monaten geschlossen wird, sondern nur von abgeschlossenen Monaten.

Allgemeine Checkliste:

Deel Integration:

Mitarbeiter Einstellungen:

Feiertagskalendar:

Richtlinien Zuweisung: