Eindejaarschecklist voor DSP’s

Eindejaarschecklist voor Tijd- en Procesbeheer

Het einde van het jaar nadert! Dit is een tijd voor belangrijke zaken, zoals tijd doorbrengen met familie, rust nemen, of reflecteren op ervaringen uit het verleden en nieuwe doelen. Om echter ruimte te maken voor wat écht belangrijk is, zijn er enkele zaken met betrekking tot je bedrijfsprocessen waar je eerst voor moet zorgen.

We hebben een lijst met aanbevolen werkwijzen opgesteld, zodat je niets over het hoofd ziet! Zorg ervoor dat je deze adviezen opvolgt vóór de laatste dag van het jaar.

• Kalenderinstellingen controleren
• Beleidsinstellingen voor Verlof
• Toewijzing van nieuw beleid voor volgend jaar
• Instellingen van huidig beleid verifiëren
• Goedkeurders van Verlofaanvragen

Kalenderinstellingen controleren

• Nationale feestdagen toevoegen aan de werkkalenders voor het komende jaar.
• Aangepaste feestdagen toevoegen aan kalenders voor volgend jaar.
• Instellen van beperkingen op het jaar waarin werknemers geen verlof mogen aanvragen.
• Controleren of de goedkeurders van verlofaanvragen correct zijn toegewezen.

Aangepaste Feestdagen: Ga naar Instellingen > Kalenders. Controleer de kalenders opnieuw en voeg de nieuwe aangepaste feestdagen voor het volgende jaar toe. Vergeet niet dat jouw aangepaste feestdagen niet automatisch worden verlengd voor het daaropvolgende jaar, dus zorg ervoor dat je dit proces herhaalt voor alle kalenders die je hebt.

Gerelateerde artikelen:

Maak je feestdagenkalender

Beleidsinstellingen voor Verlof

• Vrijstellingsbeleid toewijzen dat van kracht wordt voor het volgende jaar.
• De instellingen van het huidige vrijstellingsbeleid verifiëren.

Beperkingen instellen op verlofaanvragen

Als beheerder kun je automatisch en transparant perioden definiëren waarin je werknemers geen verlof kunnen aanvragen.

Gerelateerde artikelen:

• Een verlofbeperking aanmaken
• Verlofbeperkingen beheren

Toewijzing van nieuw beleid voor volgend jaar

Heb je nieuwe beleidsregels voor volgend jaar? Vergeet niet dat je deze aan je werknemers moet toewijzen. 

Ga naar Instellingen > Vrijstelling en selecteer een willekeurige beleidsregel om deze massaal toe te wijzen via de functie Werknemers beheren.

In het geval van herverdeling/hertoewijzing kan een werknemer slechts aan één beleidsregel per verlofstype worden toegewezen.

Als een werknemer reeds is toegewezen aan een beleidsregel onder een specifiek verloftype en je, als beheerder, hem wilt toewijzen aan een nieuwe beleidsregel binnen datzelfde verloftype, kun je de optie 'Werknemers opnieuw toewijzen' gebruiken. Hiermee verplaats je de werknemer naar de nieuwe beleidsregel met ingang van een specifieke datum, terwijl hun historische gegevens onder het vorige beleid behouden blijven.

Gerelateerde artikelen:

• Werknemers toewijzen aan vrijstellingsbeleid
• Verloftypes en beleidsregels aanmaken

Instellingen van huidig beleid verifiëren

Controleer de beleidsinstellingen voor je belangrijkste verlofbeleidsregels, met name met betrekking tot de Pro-rataregels. Besteed bijzondere aandacht aan de pro-rata berekening op basis van het werkrooster van de werknemer, de startdatum bij het bedrijf:

• Met deze instelling wordt het verloftegoed pro-rata berekend op basis van de werkdagen van de werknemer, zoals gedefinieerd in hun werkrooster, vergeleken met de fulltime werkweek die is ingesteld in de FTE-instellingen van je bedrijf.

• Controleer onder de Saldo-regels of het is toegestaan om resterende dagen over te dragen naar de volgende cyclus

• Specificeer in het gedeelte Aftrek welke dagen als verlof worden beschouwd en van het tegoed worden afgetrokken: kalenderdagen, werkdagen, of gebruik een aangepaste werkweek.

Gerelateerde artikelen:

• Een verlofbeleid aanmaken

Goedkeurders van Verlofaanvragen

Controleren of de goedkeurders van verlofaanvragen correct zijn toegewezen.

Als beheerder/HR-beheerder kun je verlofaanvragen accepteren of afwijzen door op het groene vinkje of het rode kruis te klikken. Je kunt twee verschillende soorten verlofaanvragen instellen:

1. Verlofaanvragen die direct kunnen worden geaccepteerd/afgewezen door de managers van de werknemer.
   • Met deze optie kun je ook een andere werknemer selecteren om op te treden als iemands goedkeurder van verlofaanvragen.
   • En ook om een gedelegeerde goedkeurder van de manager te selecteren. Dit is om het goedkeuringsproces van verlof aan iemand anders te delegeren wanneer de managers afwezig zijn en er een nieuwe verlofaanvraag wordt geregistreerd.

1. Verlofaanvragen waarvoor een tweedelige goedkeuringsprocedure (2-STEP process) vereist is.
   • Als het een verlofaanvraag is die in twee stappen moet worden goedgekeurd, zie je rechtsboven de melding "Wachten op goedkeuring van".

Gerelateerde artikelen:

• Verloftypes aanmaken
• Verlofaanvragen beheren
• De tweedelige goedkeuringsprocedure instellen voor verlof