Dans Kenjo, tu peux créer, gérer et contrôler toutes les absences de tes employés. Pour ce faire, active tout d’abord la fonctionnalité Absences sous Paramètres.
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Différence entre type d’Abwesenheit et politique d’Abwesenheit
Avant de commencer à créer des types d'absences, il est important que tu connaisses la différence entre le type et la politique de l'absence :
Types d'Abwesenheit représentent les catégories d'absences que les employés de ton entreprise peuvent utiliser. Il s'agit par exemple de vacances, maladie, congé maternité, parentalité, etc. Lorsqu'un employé veut prendre des vacances, il devra faire une demande de type absence vacances.
Politiques d'Abwesenheit sont les règles sur lesquelles se base chaque type d'absence. Elles sont, pour ainsi dire, des règles contraignantes qui forment le cadre des types d'absences. Elles définissent le cycle, le droit et le type de droit sur lequel repose l'absence. Lis l'article associé à la création de politiques d'absence ici.
Ajouter des types d'absence
Tu dois d'abord créer tous les types d'absences qui sont pertinents pour ton entreprise.
Les types d'absence fréquemment utilisés incluent :
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Clique sur l'icône (+)
Entrez le nom de l'absence
Couleur : Choisis une couleur pour mettre en évidence ce type d'absence dans d'autres fonctions, par exemple. dans ton calendrier. Nous recommandons d'utiliser une couleur différente pour chaque type d'absence. Note : La couleur du type d'absence sera visible par toute l'entreprise uniquement si ce type d'absence est public (voir Visibilité du type d'absence).
Paramètres de rémunération: Choisis une des trois options proposées dans le menu déroulant, selon comment tu souhaites configurer le type d'absence. Remarque: Cette sélection s'appliquera à toutes les politiques que tu créer sous ce type d'absence
Autre absence : Pour le travail à distance comme le télétravail, les voyages d'affaires ou la compensation des heures supplémentaires. Les employés doivent enregistrer leur temps de travail.
Absence non payée : Lorsque l'employé n'est pas payé pendant qu'il est absent. Typiquement pendant un congé non payé, un congé sabbatique ou en cas d'absence injustifiée.
Absence payée : Lorsque l'employé est payé même s'il ne travaille pas. Typiquement lors d'un congé, maladie, raisons personnelles, etc.
Clique sur AJOUTER, pour enregistrer le type d'absence.
Impact sur la présence : Choisis si le nouveau type d'absence impacte les heures de travail attendues Par exemple, pour une absence non payée comme un congé sabbatique, le temps de travail attendu est réduit. Pour une absence payée comme un voyage professionnel, le temps de travail attendu ne se réduit pas
Si ton entreprise n'utilise pas d'heures de travail attendues, tu peux ignorer cette option.
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Paramètres
1 + 2 Toutes les types d'absences que tu as créées sont affichées dans la colonne de gauche sous Payé, Non payé et Autres.
3 Visibilité du type d'absence : Si tu n'actives pas cette option, seuls l'employé absent, le supérieur et la gestion verront dans le calendrier pourquoi il est absent, et non les autres collègues. Il est recommandé de garder le type d'absence public, s'il concerne la maladie, le congé ou d'autres types similaires d'absence.
4 Absence justifiée/injustifiée : Choisis comment le type d'absence doit être affiché sur le Tableau de bord des absences. Les absences justifiées ne comptent pas comme temps d'absence, tandis que les absences injustifiées sont comptées.
Absence justifiée: Si la demande a été approuvée à l'avance/le jour de l'absence.
Absence injustifiée: Si un employé ne se présente pas au travail sans fournir de motif pour son absence ou informer son employeur.
Uniquement avec pièce jointe: Si l'absence est injustifiée jusqu'à ce que l'employé fournisse une preuve de son absence.
5 Pièce-jointe de documents : Tu peux permettre à ton employé de télécharger des documents relatifs à son absence. Cela est recommandé pour maladie, congé parental ou formation. Tu as l'option de rendre obligatoire une pièce jointe documentaire après un certain nombre de jours. Par exemple, en Allemagne, il est pratique courante de soumettre un certificat médical après 3 jours de maladie. Selon ta configuration, tu peux exiger cela, par exemple, après un jour ou pas du tout.
Approbations
Par défaut, un supérieur approuve les absences de ses employés (rapporté à). Si sous (+) Ajouter approbation en deux étapes, tu as configuré une approbation en deux étapes avec deux phases, le supérieur sera l'approbateur au premier pas
Ajouter un rôle d'approuvateur des absences
Si d'autres employés doivent approuver les absences :
Une fois activée, choisis maintenant le profil d'un employé et détermine, sous Personnel > Informations professionnelles > Approbateur des absences, qui doit approuver ses absences. Note que le superviseur de l'employé reçoit également la demande. .
Autoriser l'approbation déléguée
En activant cette fonctionnalité, les supérieurs peuvent désigner un collègue pour approuver ou rejeter les demandes d'absences de leurs employés lorsqu'ils sont eux-mêmes absents.
Choisis le profil d'un employé et détermine, sous Personnel > Informations professionnelles > Approbateur délégué pour absences le collègue à qui l'approbation sera déléguée.
Remarque: Si personne n'est désigné, le supérieur du supérieur sera responsable du traitement de ces demandes.
Créer un workflow
Si tu souhaites configurer un workflow pour recevoir un email lors d'une demande d'absence :
Accède à Paramètres > Workflows
Clique sur (+) Créer un workflow
Nomme ton workflow et sélectionne > Objet > Demande d'absence
Configure ton workflow selon tes besoins et clique sur Enregistrer et continuer
Création des politiques d'absence
Pour savoir comment créer des politiques d'absence, lis cet article.
Approbation en deux étapes
Pour les politiques d'absence où l'option approbation est activée, tu peux configurer un processus d'approbation en deux étapes Tu peux apprendre comment faire dans cet article.