En tant que propriétaire de DSP ou responsable RH, les premières étapes dans Kenjo sont essentielles pour configurer correctement le système dès le départ. Cet article te guide à travers les trois étapes de configuration les plus importantes : la structure de l'entreprise, l'importation des données des employés et les profils d'autorisation.
Regarde notre vidéo sur les paramètres de base de Kenjo et l'importation des données des employés : tu y trouveras tout ce dont tu as besoin pour les premières étapes de configuration :
Astuce : pour activer les sous-titres en français, clique sur l'icône des paramètres dans le lecteur vidéo, sélectionne Langue des sous-titres et choisis Français.
Configuration de l'entreprise
Vérifier les données de l'entreprise
Va dans Paramètres > Mon entreprise et vérifie que les données enregistrées sont correctes :
Nom et initiales de l'entreprise
Adresse et coordonnées
Créer et attribuer un calendrier des jours fériés
Important : le calendrier par défaut défini automatiquement à la création d'un compte Kenjo n'est généralement pas correct. Tu dois créer et attribuer un calendrier des jours fériés régional.
Créer un calendrier des jours fériés :
Va dans Paramètres > Jours fériés.
Clique sur le symbole (+).
Donne un nom au calendrier (par ex. « Bavière » ou « Rhénanie-du-Nord-Westphalie »).
Sous Modèle de calendrier, sélectionne la région correspondante, pas « Allemagne », car tu as besoin des jours fériés régionaux.
Clique sur Créer le calendrier des jours fériés.
Attribuer le calendrier des jours fériés à l'entreprise :
Va dans Paramètres > Mon entreprise.
Sous Calendrier des jours fériés, sélectionne le calendrier que tu viens de créer.
Enregistre la modification.
Créer des lieux
Sous Paramètres > Lieux, tu peux enregistrer tes postes de travail (par ex. « Site Bavière », « Site NRW »).
Remarque : si tu opères sur plusieurs sites dans différentes régions, crée un calendrier des jours fériés distinct pour chaque site et attribue-le en conséquence.
Divisions, départements et équipes (facultatif)
Sous Paramètres, tu peux aussi définir facultativement des Divisions, des Départements et des Équipes.
Important à savoir :
Ces trois catégories sont indépendantes les unes des autres : les équipes ne sont pas subordonnées aux départements, ni les départements aux divisions.
Tu n'es pas obligé d'utiliser les trois. Choisis ce qui a du sens pour ton organisation.
Avantages :
Meilleures options de filtrage : tu peux filtrer rapidement les employés par rôle (par ex. Dispatcher, DA).
Contrôle des accès plus précis : tu peux restreindre les autorisations de manière encore plus spécifique en fonction de la structure de l'entreprise.
Recommandation pour les DSP : il suffit souvent d'enregistrer les rôles sous Équipes, par ex. « Dispatcher », « Delivery Associate », « Non-DA ».
Importer les données des employés
Une fois la structure de l'entreprise en place, tu peux saisir les données des employés dans Kenjo, par importation ou manuellement. N'hésite pas à regarder nos deux vidéos explicatives.
Importer les employés depuis TSM
Importer les employés avec un modèle
Démarrer l'importation des données
Va dans Paramètres > Importation de données.
Sélectionne Employés comme sujet.
Clique sur Importer.
Choisir le modèle d'importation
Tu as deux options :
Modèle Kenjo local : pour les DSP qui n'ont pas travaillé auparavant avec TSM.
Modèle TSM : pour les DSP qui passent de TSM. Tu trouveras un guide détaillé étape par étape pour l'export TSM directement dans le produit, sous forme de lien dans la fenêtre d'importation.
Téléverser le fichier et associer les champs
Télécharge ton export CSV depuis TSM.
Glisse-dépose le fichier dans la fenêtre d'importation ou sélectionne-le depuis ton dossier local.
Associe les colonnes : à gauche, tu vois les en-têtes de colonnes du fichier (tels qu'ils apparaissent dans TSM) ; à droite, tu sélectionnes le champ Kenjo correspondant (par ex. « Numéro d'employé » → « Numéro d'employé »).
Les champs non pertinents dans Kenjo (par ex. « Opérateur réseau ») peuvent être ignorés. Active pour cela l'option « Ne pas importer les données des colonnes non associées ».
Terminer l'importation
Clique sur Confirmer pour démarrer l'importation.
L'importation s'exécute en arrière-plan. Tu recevras un e-mail automatique une fois terminée.
Remarque : pour commencer, il suffit d'importer d'abord les données de base des employés.
Attribuer les profils d'autorisation
Sous Paramètres > Profils et autorisations, tu définis qui peut voir et modifier quoi dans le système.
La hiérarchie des profils
Les profils sont organisés selon une hiérarchie, de l'Admin disposant des droits les plus étendus jusqu'à l'accès le plus restreint :
Admin – peut tout voir et tout modifier.
Responsable – accès à ses propres employés et à leurs données.
Employé (Delivery Associate) – accès restreint à son propre profil.
Employé (Non-DA) – comme Employé (DA), mais pour les non-conducteurs.
Accès restreint – autorisations minimales.
Recommandation pour les DSP :
Admin : propriétaire du DSP ou responsable RH.
Responsable : Dispatcher.
Employé (DA) : conducteurs (Delivery Associate).
Employé (Non-DA) : tous les autres employés qui ne sont pas conducteurs.
Attribuer un profil à un employé
Clique sur le profil souhaité dans Profils et autorisations.
Sélectionne la section Membres en haut à droite.
Recherche l'employé et sélectionne son nom.
Profils personnalisés (facultatif)
Si les profils standards ne suffisent pas, tu peux créer tes propres profils et attribuer des autorisations précises en fonction de la structure de l'entreprise (par ex. par site ou par département).
Astuce : pour commencer, les profils prédéfinis suffisent amplement.
Certificat des premiers pas
Une fois la configuration terminée, tu peux voir dans la vue Premiers pas l'avancement de ton onboarding.
Connecte-toi à Kenjo
Clique sur l'icône de fusée dans le menu de gauche pour accéder à Premiers pas
Sélectionne un parcours d'apprentissage, par exemple Configuration de l'entreprise (1)
Le parcours est marqué d'une coche verte une fois terminé
Suis ta progression grâce à l'indicateur de pourcentage (2)
Tu peux mettre ta checklist d'onboarding en pause à tout moment ; ta progression est enregistrée automatiquement
Une fois toute la checklist d'onboarding terminée, tu reçois un certificat par e-mail
Astuce : dans les étapes suivantes, nous te guidons à travers la checklist d'onboarding. Tu y trouveras des liens utiles pour aller plus loin.
Tu recevras le certificat dès que tu auras terminé tous les paramètres de base.
Important : le certificat est envoyé par e-mail, pas en PDF ni sous forme de document. Tu dois téléverser cet e-mail sur Amazon.
Prochaines étapes et checklist
Une fois la configuration terminée, nous te recommandons de vérifier les points suivants :
Le bon calendrier des jours fériés est-il attribué à l'entreprise et aux sites ?
Toutes les données des employés ont-elles été importées correctement ?
Les Dispatchers ont-ils le profil Responsable et les conducteurs le profil Employé ?
Les trois premiers points de la vue Premiers pas sont-ils au vert ?
Remarque importante : si tu souhaites continuer à travailler avec Kenjo, informe absolument ton prestataire de paie (ADP ou SD Worx) du passage à Kenjo, afin qu'il puisse configurer l'interface en arrière-plan.
N'hésite pas à consulter aussi nos autres articles d'onboarding :