Um neue Mitarbeiter hinzuzufügen, gehe zu:
Mitarbeiter > (+) MITARBEITER HINZUFÜGEN, in der rechten oberen Ecke.
Hier führt Dich ein Schritt-für-Schritt Assistent durch die einzelnen Konfigurierungs-Schritte.
1. Persönlich
Im Bereich Persönliche Informationen trägst Du die grundlegenden Daten des Mitarbeiters in die folgenden Felder ein:
Der Vorname und der Nachname sind verpflichtend.
Das Geburtsdatum ist wichtig, damit Kenjo den Geburtstag Deiner Mitarbeiter erkennt.
Klicke auf WEITER, wenn Du alle persönlichen Informationen eingegeben hast.
2. Beruflich
Fülle zuerst die beruflichen Daten des Mitarbeiters aus. Die folgenden Felder sind Pflichtfelder im Bereich der beruflichen Informationen:
Unternehmen: Wähle die Gesellschaft aus, zu der dieser Mitarbeiter gehört, wenn Dein Unternehmen mehrere Gesellschaften hat. Diese Information ist wichtig für die Lohnabrechnung, Berichte und das Organigramm. Die Information ist außerdem relevant, wenn Mitarbeiter nur die Informationen ihrer Kollegen innerhalb desselben Unternehmens sehen sollen.
Sprache: Die Sprache bestimmt, in welcher Sprache der Mitarbeiter Kenjo sieht. Der Mitarbeiter kann die Sprache später jedoch ändern.
Arbeits-E-Mail: Gib hier die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
Profil: Die Berechtigungen, die Mitarbeiter haben, hängen vom ihnen zugewiesenen Profil ab. Wähle das Profil Mitarbeiter, wenn Du unsicher bist. Du kannst das Profil später ändern.
Einstellungsdatum: Gib das vertraglich festgelegte Startdatum Deines Mitarbeiters ein.
Vertraglich vereinbarte Arbeitstage: Gib die Wochentage ein, an denen der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag für Dein Unternehmen arbeitet.
Vertraglich vereinbarte Wochenstunden: Gib die Anzahl der Stunden ein, die der Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag pro Woche arbeitet.
Du kannst auch weitere Arbeitsinformationen hinzufügen (optional):
Füge das Büro, die Abteilung, die Berufsbezeichnung und das Startdatum des Mitarbeiters hinzu. Das Startdatum kann auch in der Vergangenheit liegen.
Hinterlege den Vorgesetzten des Mitarbeiters. Dadurch funktionieren andere Kenjo-Funktionen wie Workflows, Leistungsbewertungen oder die Urlaubsverwaltung korrekt.
Füge eine Mitarbeiter-ID hinzu, wenn dies erforderlich ist.
Für DSPs: Gib am besten auch eine Transporter-ID mit an, wenn Du Deinem neuen Mitarbeiter das Profil Mitarbeiter (Delivery Associate) zuweist.
4. Arbeitsplan
Hinweis: Der Bereich Arbeitsplan ist für DSPs nicht verfügbar.
Wenn Du einen Arbeitsplan erstellst, definierst Du die erwarteten Arbeitstage und Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter. Du kannst festlegen, ob Mitarbeiter nach einem festen Arbeitsplan mit genau vorgegebenen täglichen Arbeitsstunden oder nach einem flexiblen Arbeitsplan mit einer bestimmten Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag arbeiten. Arbeitspläne sind die Grundlage für eine korrekte Anwesenheitserfassung, wenn ein Arbeitsplan zugeordnet wurde.
Du hast die Möglichkeit, mehrere Arbeitspläne zu erstellen, um die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten Deiner Mitarbeiter abzubilden. Die Festlegung von Arbeitstagen und Arbeitsstunden für Deinen neuen Mitarbeiter ist verpflichtend. Die Zuweisung zu einem Arbeitsplan ist jedoch optional.
Beim Einrichten eines neuen Mitarbeiterprofils hast Du die folgenden zwei Optionen bezüglich des Arbeitsplans:
5. Option 1: Kein Arbeitsplan zugewiesen
Wenn Du diese Option wählst, wird der neue Mitarbeiter keinem Arbeitsplan zugewiesen. Die erwarteten Arbeitsstunden werden anhand der Pflichtfelder vertraglich vereinbarte Arbeitstage und vertraglich vereinbarte Wochenstunden berechnet. Dies ist die Option 'Kein Arbeitsplan zugewiesen'.
So wählst Du diese Option:
Klicke einfach auf WEITER.
Die Checkbox Arbeitsplan zuweisen ist für Dich momentan irrelevant, da Du keinen Arbeitsplan für diesen Mitarbeiter festlegen möchtest, wenn Du die Option 'Kein Arbeitsplan zugewiesen' wählst.
6. Option 2: Einen passenden Arbeitsplan zuweisen
Wenn Du diese Option wählst, wird der Mitarbeiter einem Arbeitsplan zugewiesen, der zu seinen vertraglich vereinbarten Wochenstunden und Arbeitstagen passt. Dies ist die Option 'Einen passenden Arbeitsplan zuweisen'.
So wählst Du diese Option:
Setze das Häkchen bei Arbeitsplan zuweisen.
Wähle einen passenden Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü Arbeitsplan auswählen.
Bestimme ein Gültigkeitsdatum. Das Gültigkeitsdatum legt fest, ab wann der Mitarbeiter diesem Arbeitsplan zugeordnet wird. Bei einem neuen Mitarbeiter kann dies sein Startdatum oder ein von Dir festgelegtes individuelles Datum sein.
Klicke auf WEITER, wenn Du alle Informationen eingegeben hast.
Best Practice für die Mitarbeiternummer:
Die Mitarbeiternummer ist eine eindeutige Kennung für alle Systeme, die in Deinem Unternehmen verwendet werden. Du kannst die Mitarbeiternummer in vielen Anwendungsfällen verwenden, zum Beispiel:
In Bezug auf eine andere externe Datenbank (z.B. Nummer in SAP).
Für Ausweise (Büroverwaltung).
Um herauszufinden, wie viele Mitarbeiter bereits eingestellt wurden (beachte dabei, dass der Wert fortlaufend sein muss).
Für die Lohnabrechnung, z.B. kann DATEV die Mitarbeiternummer nutzen.
7. Abwesenheit
Im nächsten Schritt kannst Du Richtlinien zur Abwesenheit zuweisen. Dieser Schritt ist optional. Klicke einfach auf ÜBERSPRINGEN oder WEITER, wenn Du dies erst später erledigen möchtest. Beachte dabei, dass die Abwesenheitsarten, welche Du hier siehst, diejenigen sind, die Du unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen konfiguriert hast.
8. Anwesenheit
Im nächsten Schritt kannst Du Richtlinien zur Anwesenheit zuweisen. Standardmäßig ist die Standardrichtlinie zugewiesen. Über das Auswahlmenü kannst Du die von Dir erstellten Richtlinien auswählen. Wähle eine Richtlinie aus, die Zeiterfassungsmethoden verwendet, die der Mitarbeiter nutzen soll.
Finde weitere Informationen zu unseren Anwesenheitsrichtlinien.
9. Lohnzuschläge
Wähle hier aus, welche Lohnzuschlagsregeln für den Mitarbeiter gelten, wenn Dein neuer Mitarbeiter an Feiertagen, an Sonntagen oder nachts arbeiten wird.
10. Aktivierung
Im Bereich Aktivierung hast Du die Wahl für folgende Optionen:
Einladung senden: Wenn Du die Option 'Einladung senden' aktivierst, erhält der Mitarbeiter eine Einladung per E-Mail (über den Begrüßungsassistenten), um sich bei Kenjo anzumelden. Du kannst den Begrüßungsassistenten hier einrichten und bearbeiten. Lasse diese Option einfach deaktiviert, wenn Du das Profil jedoch noch weiter bearbeiten möchtest, bevor Du eine Einladung versendest.
Wenn Du Dich entscheidest, keine E-Mail zu senden, wird der Mitarbeiter als „Nicht aktiviert“ unter Mitarbeiter angezeigt. Du hast folgende Optionen, um den Mitarbeiter zu aktivieren:
Navigiere zu Mitarbeiter > Wähle den/die Mitarbeiter aus (oder mehrere) > AKTIONEN > Mitarbeiter aktivieren.
Navigiere zum Mitarbeiterprofil > Persönlich > MITARBEITER AKTIVIEREN.
Zeit erfassen: Wenn Du die Option 'Zeit erfassen' aktivierst, kann der Mitarbeiter Zeiten erfassen, indem er die Registerkarte zur Anwesenheit oder die One-Click-Zeiterfassung (abhängig von den Einstellungen für die Zeiterfassung) verwendet. Die Anwesenheit wird dabei bei der Berechnung der Anwesenheitsübersicht berücksichtigt.