Füge neue Mitarbeiter einzeln oder per Import hinzu und richte dabei berufliche Daten, Arbeitsplan und Abwesenheiten ein.
Mitarbeiterverzeichnis aufrufen
Klicke im Hauptmenü auf den Bereich Mitarbeiter.
Wähle die Schaltfläche (+) Mitarbeiter Hinzufügen oben rechts aus.
Entscheide, ob Du einen Mitarbeiter einzeln hinzufügen möchtest oder mehrere per Import über Einstellungen > Datenimport.
Ein Schritt-für-Schritt-Assistent führt Dich anschließend durch die folgenden Konfigurationsschritte.
Persönliche Basisdaten erfassen
Trage den Vornamen und Nachnamen ein. Beide Felder sind Pflicht.
Trage das Geburtsdatum, Geschlecht und die Nationalität ein. Das Geburtsdatum ist wichtig, damit Kenjo den Geburtstag Deines Mitarbeiters erkennt.
Klicke auf Weiter.
Berufliche Informationen festlegen
Ordne den Mitarbeiter einem Unternehmen zu — die Sprache wird dann automatisch zugewiesen. Diese Angabe ist wichtig für Lohnabrechnung, Berichte und das Organigramm.
Ändere bei Bedarf die Sprache. Der Mitarbeiter kann sie später selbst anpassen.
Gib eine gültige Arbeits-E-Mail-Adresse an.
Wähle ein Profil. Nimm im Zweifel das Profil Mitarbeiter — Du kannst es später ändern.
Lege das offizielle Einstellungsdatum fest.
Bestimme die vertraglich vereinbarten Wochenstunden und Arbeitstage.
Hinweis: Die maximale Wochenstundenzahl, die Du hier eintragen kannst, richtet sich nach dem Wert, den Du unter Einstellungen > Unternehmen beim Vollzeitbeschäftigten hinterlegt hast. Möchtest Du einem Mitarbeiter mehr Wochenstunden zuweisen, als aktuell möglich ist, erhöhe zuerst diesen Wert unter Einstellungen > Unternehmen.
Beispiel: Falls Dein neuer Mitarbeiter "Max Mustermann" heißt und am 1. April beginnt, dann trage diese Daten exakt so ein. Falls er erst später seine Firmen-E-Mail erhält, nutze zunächst seine private Adresse für das Onboarding — damit kann er sein Konto bereits vor dem ersten Arbeitstag aktivieren.
Optional kannst Du außerdem Büro, Abteilung, Berufsbezeichnung, Vorgesetzten und eine Mitarbeiternummer hinterlegen. Der Vorgesetzte wird u. a. für Workflows, Leistungsbewertungen und die Urlaubsverwaltung benötigt.
Best Practice für die Mitarbeiternummer: Sie ist eine eindeutige Kennung, die Du z. B. so nutzen kannst:
Referenz zu einer externen Datenbank (z. B. Nummer in SAP)
Für Ausweise in der Büroverwaltung
Um nachzuvollziehen, wie viele Mitarbeiter bereits eingestellt wurden (dafür muss der Wert fortlaufend sein)
Für die Lohnabrechnung — DATEV kann die Mitarbeiternummer nutzen
Arbeitsplan zuweisen
Ein Arbeitsplan definiert die erwarteten Arbeitstage und -stunden Deines Mitarbeiters — fest mit genauen täglichen Stunden, oder flexibel mit einer Gesamtstundenzahl pro Tag. Er ist die Grundlage für eine korrekte Anwesenheitserfassung. Die Zuweisung eines Arbeitsplans ist optional, die vertraglichen Arbeitstage/-stunden aus Schritt 3 sind es nicht.
Option 1: Kein Arbeitsplan zugewiesen
Die erwarteten Arbeitsstunden werden dann direkt aus den vertraglich vereinbarten Arbeitstagen und Wochenstunden berechnet.
Klicke einfach auf Weiter. Die Checkbox Arbeitsplan zuweisen bleibt unrelevant.
Option 2: Einen passenden Arbeitsplan zuweisen
Setze das Häkchen bei Arbeitsplan zuweisen.
Wähle einen passenden Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü Arbeitsplan auswählen.
Bestimme ein Gültigkeitsdatum — ab wann der Mitarbeiter diesem Arbeitsplan zugeordnet wird, z. B. sein Einstellungsdatum.
Klicke auf Weiter, wenn Du fertig bist.
Abwesenheits- und Anwesenheitsrichtlinien sowie Lohnzuschläge festlegen
Dieser Schritt ist optional — klicke auf Überspringen, wenn Du ihn später erledigen möchtest.
Die Abwesenheitsarten, die Du hier siehst, sind die, die Du unter Einstellungen > Abwesenheit > Einstellungen konfiguriert hast.
Ordne eine Abwesenheitsrichtlinie zu, für Urlaubsanspruch, Krankheitsfall und bei Bedarf den Überstundenabbau.
Hinweis: Das Einstellungsdatum steuert die anteilige Berechnung des Urlaubs. Startet ein Mitarbeiter zur Jahresmitte, berechnet Kenjo den Anspruch automatisch pro rata, sofern das in der Richtlinie so konfiguriert ist.
Standardmäßig ist die Standard-Anwesenheitsrichtlinie zugewiesen. Über das Auswahlmenü kannst Du eine Richtlinie mit den gewünschten Zeiterfassungsmethoden auswählen.
Wähle anschließend aus, welche Lohnzuschläge gelten sollen, falls der Mitarbeiter an Feiertagen, Sonntagen oder nachts arbeitet.
Mitarbeiter aktivieren
Aktiviere den Schalter Einladung senden, falls der Mitarbeiter sofort per E-Mail Zugang erhalten soll — mit den Inhalten aus Deinem Begrüßungsassistenten. Lass den Schalter deaktiviert, wenn Du das Profil vorher noch bearbeiten möchtest.
Aktiviere den Schalter Zeit erfassen, wenn der Mitarbeiter Zeiteinträge über den Tab Anwesenheit oder per Stempeluhr hinzufügen soll. Er wird dann in die Berechnungen der Anwesenheitsübersicht einbezogen.
Entscheide, ob der Mitarbeiter mit DATEV abgerechnet wird.
Vorschlag: Bereite das Profil einige Tage vor dem Start vor, versende die Einladung aber erst am Morgen des ersten Arbeitstages. So vermeidest Du Verwirrung beim neuen Kollegen vor seinem eigentlichen Dienstbeginn.
Sendest Du keine Einladung, wird der Mitarbeiter als Nicht aktiviert geführt. Du kannst ihn später aktivieren:
Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Aktionen > Mitarbeiter aktivieren
Gehe zum Mitarbeiterprofil > Persönlich > Mitarbeiter aktivieren
Mehrere Mitarbeiter per Import hinzufügen
Willst Du mehr als eine Person hinzufügen, ist der manuelle Weg zu zeitaufwendig. Bereitest Du eine Excel-Liste vor, kannst Du hunderte Profile in einem Schritt importieren.
Gehe zu Einstellungen > Datenimport.
Lade die Vorlage für den Mitarbeiter-Import herunter.
Befülle die Tabelle und lade sie wieder im System hoch.
Häufige Fragen
Warum kann ich meinem Mitarbeiter nicht mehr als eine bestimmte Anzahl an Wochenstunden zuweisen?
Die Obergrenze richtet sich nach dem Wert, den Du unter Einstellungen > Unternehmen beim Vollzeitbeschäftigten hinterlegt hast. Erhöhe diesen Wert, wenn ein Mitarbeiter mehr Wochenstunden braucht, als aktuell zulässig ist.
Was passiert, wenn ich beim Anlegen keine Einladung sofort versende?
Der Mitarbeiter wird als "Nicht aktiviert" geführt. Du kannst ihn später manuell über Mitarbeiter > Aktionen > Mitarbeiter aktivieren aktivieren.
Was bedeutet der Status "Eingeladen"?
Eingeladen bedeutet, dass die Einladung versendet wurde, der Mitarbeiter sein Konto aber noch nicht aktiviert hat. Gehe zu Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Persönlich und klicke auf Erneut senden, um die Einladung noch einmal zu verschicken.
Muss ich einem Mitarbeiter einen Arbeitsplan zuweisen?
Nein, das ist optional. Ohne Arbeitsplan berechnet Kenjo die erwarteten Arbeitsstunden direkt aus den vertraglich vereinbarten Arbeitstagen und Wochenstunden.
Warum lässt sich kein Einstellungsdatum nach dem Austrittsdatum auswählen?
Das Einstellungsdatum darf nicht nach dem Austrittsdatum liegen, und das Austrittsdatum nicht vor dem Einstellungsdatum. Das Austrittsdatum findest Du unter Mitarbeiter > [Mitarbeiter auswählen] > Persönlich > Vertraulich.
Kann ich einen neuen Mitarbeiter direkt über den Gehaltsimport anlegen?
Nein. Der Gehaltsimport aktualisiert nur bereits bestehende Mitarbeiterprofile mit hinterlegter Business-E-Mail — er kann keine neuen Profile erstellen. Lege den Mitarbeiter zuerst über Mitarbeiter hinzufügen an und füge sein Gehalt danach separat hinzu.