In diesem Artikel erfährst Du, wie Du einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag aufbaust und welche Schritte die HR-Abteilung, IT-Administration, Büroverwaltung und direkten Manager durchführen müssen. Du lernst, wie Du Workflows erstellst, um alle beteiligten Abteilungen rechtzeitig zu informieren und die notwendigen Vorbereitungen wie Geräteausstattung, Büroeinrichtung und Einarbeitungspläne koordinierst. Dieser Artikel ist relevant für HR-Verantwortliche und Managern, die neue Mitarbeiter in ihr Unternehmen einführen möchten.
1. Vor dem ersten Tag der Beschäftigung
Bevor Dein neuer Mitarbeiter seine Arbeit in Deinem Unternehmen aufnimmt, solltest Du sicherstellen, dass Du alle diese Schritte abgeschlossen hast:
Die HR-Abteilung sammelt alle Informationen/ Dokumente des neuen Mitarbeiters und schickt sie an den Steuerberater
Die HR-Abteilung informiert die Büroleitung, die IT-Administration und den Direktor/direkten Manager über das Anfangsdatum und den Standort (Außenstelle/Büro) des neuen Mitarbeiters. Für diesen Schritt kannst Du einen Workflow erstellen.
Workflow-Definition | Neuer Mitarbeiter |
Objekt | Mitarbeiter |
Auslöser | Beginn des Vertrages des Mitarbeiters |
Terminierung | 20 Tage vorher / 10 Tage vorher je nach Wahl |
Wichtig: Für jeden einzelnen Empfänger ( Büroleitung, IT-Administration und Direktor/ direkter Manager) kann eine spezielle E-Mail-Vorlage eingerichtet werden - und dem Workflow können mehrere Aktionen hinzugefügt werden. Auf diese Weise erhält jede einzelne Abteilung ihren eigenen Call To Action.
Der IT-Administrator und der direkte Manager klären, welche Geräte/Programme/Lizenzen benötigt werden.
Der IT-Administrator bereitet den Rechner (z. B. den Laptop) und alle Konten vor.
Die IT-Administration/ Büroverwaltung bereitet vor:
Start im Büro: Bereitet den Schreibtisch, das Willkommenspaket und den Transponder vor.
Home Office Start: Sendet Gerät und Willkommenspaket an den neuen Mitarbeiter.
Der direkte Manager erstellt den Einarbeitungsplan für die ersten Wochen:
Aufgaben und Ziele der ersten Woche werden festgelegt
Kennenlerntreffen mit den Abteilungen und Ansprechpartnern werden gebucht
Erster Tag nach der HR-Einführung
Die HR-Abteilung verschickt eine Informationsmail an den neuen Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen zum ersten Tag.
2. Erster Tag der Beschäftigung
Endlich ist der Tag gekommen, an dem Dein Mitarbeiter seine neue Stelle in Deinem Unternehmen antritt. Dies sind die Schritte, die Du an seinem ersten Tag unternehmen solltest:
Die HR-Abteilung begrüßt den neuen Mitarbeiter.
Büro: persönliche Begrüßung und Bürobesichtigung
Home Office: Online-Sitzung
HR-Abteilung: Unternehmenspräsentation (ca. 1 Stunde)
HR-Prozesse (Kenjo, Urlaubstage, Krankheitstage, Arbeitsmodell, usw.)
Allgemeine Unternehmensinformationen
Die HR-Abteilung übergibt dem direkten Vorgesetzten die Aufgabe, das Onboarding des internen Teams fortzusetzen.
Der direkte Manager informiert den neuen Mitarbeiter über:
Erforderliche Werkzeuge und relevante Plattformen werden vorgestellt
Darstellung der Prozesse, Aufgabenverteilung und Rollen innerhalb der Abteilung
Erwartungsmanagement ist der Schlüsselfaktor - Anforderungen und gegenseitige Erwartungen werden geklärt
Allgemeiner Onboarding-Plan für die nächsten Wochen
Der direkte Manager plant Teamsitzungen, um den neuen Mitarbeiter dem Team vorzustellen.
3. 6 Wochen der Beschäftigung
Nachdem Dein Mitarbeiter nun sechs Wochen in Deinem Unternehmen gearbeitet hat, solltest Du die folgenden Schritte unternehmen:
Der direkte Manager bucht Feedbackgespräche, erste Eindrücke werden abgefragt. Dieses erste Feedback liefert wichtige Hinweise zur Verbesserung des Einführungsprozesses und zur Beruhigung der neuen Mitarbeiter. Fehlende Informationen werden ebenfalls deutlich.
Der direkte Manager setzt Ziele. Die ersten Ziele geben eine klare Struktur und Erfolgserlebnisse. Die neuen Mitarbeiter fühlen sich schnell als wertvolle Teammitglieder.
Check-in durch die HR-Abteilung mit dem direkten Manager, um zu sehen, wie die Dinge laufen und ob der Onboarding-Prozess in die richtige Richtung geht.
4. 3 Monate der Beschäftigung
Nach drei Monaten der Beschäftigung beginnt die nächste Runde der Check-Ins. Jetzt ist es Zeit für:
Der direkte Manager vereinbart eine 15-minütige Synchronisierung mit der HR-Abteilung, um den aktuellen Stand der Dinge zu besprechen und festzustellen, ob Maßnahmen ergriffen werden müssen oder ob es Bedenken gibt.
Der direkte Manager vereinbart ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter (ca. 30 Minuten) - die HR-Abteilung kann bei Bedarf Unterstützung leisten. Mögliche Fragen, die gestellt werden können:
Positives Feedback und verbesserungswürdige Bereiche.
Wird irgendeine Art von Unterstützung benötigt?
Was war gut, was kann verbessert werden?
Wie waren die ersten drei Monate des Mitarbeiters im Unternehmen?
5. 5 Monate der Beschäftigung
Nachdem Dein Mitarbeiter fünf Monate bei Dir gearbeitet hat, solltest Du die folgenden Schritte in Betracht ziehen:
Die HR-Abteilung schickt über Kenjo eine Erinnerung an den direkten Vorgesetzten, dass die Probezeit bald endet.
Dies ist der letzte Punkt, an dem der direkte Manager entscheidet, ob der Arbeitnehmer die Probezeit bestehen wird oder nicht.
Positiv: Der direkte Manager teilt dem Mitarbeiter in einem persönlichen Gespräch mit, dass die Probezeit bald zu Ende ist und der Mitarbeiter sie bestehen wird. Auch die HR-Abteilung wird vom direkten Manager informiert.
Negativ: Der direkte Manager teilt der HR-Abteilung mit, dass der Mitarbeiter die Probezeit nicht bestehen wird.
6. 6 Monate der Beschäftigung
Dein Mitarbeiter hat nun die Probezeit bestanden und ist ein vollwertiges Teammitglied. Er erbringt seine Leistungen zur Zufriedenheit des direkten Managers und des Teams.
Weitere Entwicklungsmöglichkeiten und Ziele werden zwischen dem direkten Manager und dem Mitarbeiter besprochen.
Weitere Feedback-Sitzungen sind geplant, um die berufliche Eignung zu ermitteln und mögliche Lücken zu schließen.