Testdaten löschen
Lösche die automatisch angelegten Testdaten, bevor Du Dein Unternehmen einrichtest oder echte Mitarbeiter, Abteilungen, Büros oder Teams anlegst.
Gehe zu Einstellungen > Übersicht.
Klicke auf Testdaten löschen (nur für Admins sichtbar, solange das Konto noch Testdaten enthält).
Bestätige den Löschvorgang im Dialog.
Wichtig: Weise vor diesem Schritt noch keinem echten Mitarbeiter eine Testabteilung, ein Testbüro, ein Testteam oder einen Test-Vorgesetzten zu. Wird ein echter Mitarbeiter mit einer dieser Testeinheiten verknüpft und die Testdaten werden erst danach gelöscht, entfernt Kenjo diese Zuordnung beim Löschen automatisch und ohne Warnung – der Mitarbeiter bleibt erhalten, verliert aber seine Struktur-Zuordnung.
Feiertagskalender erstellen
Wähle immer den Kalender für das konkrete Bundesland statt einer allgemeinen Landesvorlage, damit alle regionalen Feiertage korrekt erfasst werden.
Gehe zu Einstellungen > Feiertage > Feiertagskalender und klicke auf (+), um einen neuen Kalender anzulegen.
Vergib einen Namen und wähle die passende Vorlage für Dein Bundesland aus.
Fehlen regionale oder betriebliche Feiertage (z. B. ein halber Tag am 24.12.), füge sie über (+) als benutzerdefinierten Feiertag mit Name, Datum und Dauer (Vormittag, Nachmittag oder ganzer Tag) hinzu.
Beachte: Hat ein Mitarbeiter ein Büro zugewiesen, gilt dessen Kalender statt des Unternehmenskalenders (Reihenfolge: virtuelles Büro > Büro > Unternehmen). Benutzerdefinierte Feiertage gelten nur für das Jahr, in dem sie eingetragen wurden, und müssen jährlich neu ergänzt werden.
Unternehmen einrichten
Bei der Account-Erstellung legt Kenjo automatisch ein erstes Unternehmen mit Beispieldaten an. Vervollständige diese, bevor Du weitere Bereiche einrichtest.
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen und trage die Unternehmensdaten ein.
Lege unter Vollzeitbeschäftigter die Werktage sowie die wöchentliche Arbeitsstundenzahl eines Vollzeitmitarbeiters fest.
Ordne dem Unternehmen den passenden Feiertagskalender zu (siehe vorherigen Abschnitt „Feiertagskalender erstellen und zuweisen").
Beachte: Ein Unternehmen kann nicht eigenständig gelöscht werden. Kontaktiere dafür den Kenjo-Support und stelle vorher sicher, dass ihm keine Mitarbeiter mehr zugeordnet sind. Über das (+) neben Unternehmen kannst Du bei Bedarf weitere Unternehmen anlegen.
Büros, Bereiche, Abteilungen und Teams anlegen
Lege mindestens ein Büro bzw. einen Standort an — auch wenn Du nur einen Firmensitz hast, ist dies unter anderem für die spätere Schichtplanung relevant. Bereiche, Abteilungen und Teams sind optional, ermöglichen später aber, Mitarbeiterlisten und Berichte gezielt zu filtern (z. B. nur eine bestimmte Berufsgruppe anzeigen).
Gehe zu Einstellungen > Mein Unternehmen > Büros, fülle die relevanten Informationen aus und ordne jedem Büro einen Feiertagskalender zu.
Lege optional unter Einstellungen > Mein Unternehmen > Bereiche Bereiche an.
Lege optional unter Einstellungen > Mein Unternehmen > Abteilungen Abteilungen und Teams an — für Abteilungen stehen bereits Standardvorschläge zur Verfügung, die Du anpassen oder löschen kannst.
Ein Mitarbeiter kann mehreren Bereichen und Teams gleichzeitig zugeordnet sein, aber nur einer Abteilung. Büros, Bereiche, Abteilungen und Teams sind unabhängig voneinander und bilden keine Hierarchie untereinander. Elemente lassen sich erst löschen, wenn ihnen keine Mitarbeiter mehr zugeordnet sind.
Mitarbeiter anlegen
Lege Mitarbeiter einzeln an, solange eure Organisation nicht größer als 20 Mitarbeiter ist; bei größeren Datenmengen lohnt sich der Excel-Import (siehe nächster Abschnitt).
Gehe zu Mitarbeiter und klicke auf (+) Mitarbeiter hinzufügen.
Trage die persönlichen Stammdaten ein (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität).
Ordne den Mitarbeiter einem Unternehmen zu und trage die geschäftliche E-Mail-Adresse ein — sie dient als Login und ist damit das wichtigste Feld in diesem Schritt. Nutze bei Bedarf zunächst die private Adresse.
Lege Eintrittsdatum, vertragliche Wochenstunden/-tage und einen vorläufigen Arbeitsplan fest.
Hinterlege optional direkt die Gehaltsart (stündlich oder fix), um späteren manuellen Aufwand zu vermeiden.
Abwesenheitsrichtlinien können im regulären Betrieb direkt zugeordnet werden, müssen beim Setup des Kontos jedoch zunächst konfiguriert werden. Wenn dich hier an den Artikel "Schritt 3: Abwesenheit einrichten".
Aktiviere den Schalter Einladung senden, sobald der Zugriff starten soll — am besten erst am ersten Arbeitstag, um Verwirrung beim neuen Mitarbeiter zu vermeiden. Ohne gesendete Einladung erscheint das Profil als „Nicht aktiviert" und lässt sich jederzeit nachträglich über Aktionen > Mitarbeiter aktivieren freischalten.
Mitarbeiterdaten importieren (optional)
Ab etwa 20 Mitarbeitern ist der Excel-Import effizienter als die manuelle Einzelanlage.
Lege vorab alle benötigten benutzerdefinierten Mitarbeiterfelder an (z. B. Schlüsselnummer, Firmenausstattung), damit sie direkt in der Importvorlage berücksichtigt werden können. gehe hierzu auf Einstellungen > Mitarbeiter-Felder.
Gehe zu Einstellungen > Datenimport und wähle den Import-Typ Mitarbeiter.
Lade die Vorlage herunter, befülle sie mit den Mitarbeiterdaten und lade sie anschließend wieder hoch. Passe dabei die Spaltenstruktur der Vorlage nicht an.
Ordne im nächsten Schritt jede Spalte dem passenden Kenjo-Feld zu (grünes Häkchen = zugeordnet, schwarzes X = noch offen) und bestätige den Import.
Beachte: Nach Abschluss erhältst Du eine E-Mail mit dem Ergebnis. Enthält die Vorlage Fehler, kannst Du unter Letzte Importe den Fehlerbericht herunterladen und gezielt korrigieren.
Profile und Berechtigungen konfigurieren
Profile bestimmen, wer welche Daten in Kenjo sehen und bearbeiten darf — unabhängig von der tatsächlichen Position im Unternehmen.
Nutze für den Start die Standardprofile unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen: Admin (voller Zugriff), HR-Admin, Recruiter, Finanz-Admin, Vorgesetzter (sieht eigene und untergeordnete Daten, ohne Lohnabrechnung) und Mitarbeiter. Diese Profile sind nicht bearbeitbar.
Bilde die Führungsstruktur über das Feld Berichtet an im Mitarbeiterprofil ab — die dort hinterlegte Person erhält automatisch Verwaltungseinsicht in die Daten des Mitarbeiters.
Reichen die Standardprofile nicht aus (z. B. Einschränkung auf eine bestimmte Abteilung oder ein Büro), erstelle über (+) ein benutzerdefiniertes Profil und lege eigene Filterregeln fest.
Um die Mitarbeitersicht zu testen, ohne Dein Admin-Konto zu verlassen, lege einen Dummy-Mitarbeiter (z. B. „Max Mustermann") an und melde Dich testweise mit dessen Zugangsdaten an — ein direkter Ansichtswechsel als Admin ist in Kenjo nicht möglich.
Startseiten-Widgets und Funktionen anpassen (optional)
Über die Einstellungen steuerst Du zusätzlich, welche Module und Startseiten-Widgets für Dein Unternehmen sichtbar sind — aktiviere zu Beginn nur, was Du wirklich benötigst, um die Übersicht zu behalten.
Gehe zum Zahnrad-Symbol unten links in Einstellungen, um Module (z. B. Anwesenheit, Performance Review) zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Gehe auf der Startseite auf das Symbol rechts, um Home-Widgets zu aktivieren, zu deaktivieren oder per Drag-and-Drop neu anzuordnen.
Beachte: Ein aktiviertes Home-Widget ist für alle Mitarbeiter sichtbar, sein Inhalt wird jedoch automatisch nach Profil und Berechtigungen gefiltert. Hat ein Mitarbeiter z. B. keinen Zugriff auf Recruiting, bleibt das entsprechende Widget für ihn leer.
Abrechnung verwalten
Tarif, Zahlungsmethoden und Kündigung verwaltest Du eigenständig direkt in Kenjo, ohne den Support kontaktieren zu müssen.
Gehe zu Einstellungen > Abrechnung, um Deinen aktuellen Tarif, Rechnungsdetails und die USt-ID einzusehen und zu bearbeiten.
Füge über (+) Zahlungsmethode hinzufügen eine Kreditkarte oder ein SEPA-Lastschriftmandat hinzu.
Ein Up- oder Downgrade sowie eine Kündigung (zum Ende der Abrechnungsperiode, zum Ende der Testphase oder sofort) kannst Du jederzeit selbst vornehmen.
Tipp: Die monatliche Kenjo-Gebühr gilt nur für aktive Mitarbeiterprofile — deaktivierte Nutzer werden nicht berechnet.
Häufige Fragen
Welchen Feiertagskalender sollte ich auswählen?
Wähle immer die Vorlage für das konkrete Bundesland, nicht die allgemeine Deutschland-Vorlage, damit alle regionalen Feiertage korrekt berücksichtigt werden.
Muss ich Bereiche, Abteilungen und Teams verwenden?
Nein, sie sind optional. Mindestens eine dieser Kategorien zu nutzen empfiehlt sich aber, da sie später gezieltes Filtern von Mitarbeiterlisten und Berichten ermöglicht.
Ab wann lohnt sich der Excel-Import statt der manuellen Anlage?
Bei weniger als etwa 10–20 Mitarbeitern ist die manuelle Anlage meist schneller. Bei größeren Datenmengen spart der Excel-Import deutlich Zeit.
Warum kann ein Mitarbeiter noch keinen Urlaub beantragen oder seine Zeit erfassen?
Ohne zugewiesene Abwesenheitsrichtlinie bzw. aktivierte Zeiterfassung stehen diese Funktionen für den Mitarbeiter nicht zur Verfügung. Beides lässt sich jederzeit nachträglich im Mitarbeiterprofil ergänzen.
Die Standardprofile passen nicht zu unserer Organisation — was jetzt?
Erstelle ein benutzerdefiniertes Profil unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen und lege eigene Berechtigungen und Filterregeln fest, z. B. eine Einschränkung auf eine bestimmte Abteilung oder ein Büro.
Wird die Kenjo-Gebühr auch für inaktive Mitarbeiter berechnet?
Nein, die monatliche Gebühr gilt ausschließlich für aktive Mitarbeiterprofile.