In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Standard-Workflows und Email-Vorlagen als Templates für verschiedene HR-Prozesse einrichtest, etwa für Abwesenheitsbenachrichtigungen, oder beim Onboarding. Du lernst, wie Du E-Mail-Vorlagen konfigurierst und Workflows mit Filtern und Aktionen definierst, um automatisierte Benachrichtigungen in Deinem System auszulösen. Dieser Artikel ist für HR-Administratoren relevant, die automatisierte Prozesse in ihrer HR-Software einrichten möchten.

1. Abwesenheit

Benachrichtigung an Mitarbeiter, wenn ihre Abwesenheitsanfrage bearbeitet wurde

E-Mail-Vorlage Übersicht

Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:

Name der Vorlage: Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
Betreff: Deine {!_timeOffTypeName} anfrage wurde {!status}
Inhalt:
Hallo,
 
Deine {!_timeOffTypeName} anfrage vom {!from} bis {!to} erstellt am {!_createdAt} wurde {!status}.
 
Du kannst den neuen Status nun auch in Kenjo einsehen.
 
Dein HR Team

Wähle die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
- Sprache: wähle die gewünschte Sprache
- Objekt: Abwesenheitsanfrage
- Feld: Leer
Wähle SPEICHERN, um den Schritt abzuschließen.

Workflow Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Workflow Name	Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
Objekt	Abwesenheitsanfrage
Auslöser	Abwesenheitsanfrage aktualisiert
Terminierung	Unmittelbar nach
Filter	Status - ungleich - Canceled Status - ungleich - CanceledAfterProcessed Status - ungleich - Pending Status - ungleich - Processed Status - ungleich - Submitted Status - ungleich - InApproval

Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):

Wähle SPEICHERN UND WEITER
Wähle AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Neuer Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Informationen über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Mitarbeiter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

2. Abwesenheit

Benachrichtigung an den Vorgesetzten, wenn Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragen

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Gehe zuerst zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke (+) E-MAIL-VORLAGE HINZUFÜGEN,
Gib die Details zur Vorlage an:

Name der Vorlage: Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters

Betreff: Du hast eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName}

Inhalt: Hallo,
 
es gibt eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName} für den Zeitraum {!from} to {!to}.
Bitte bestätige diese in Kenjo.
 
Dein HR Team

Wähle die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
- Sprache: wähle die gewünschte Sprache
- Objekt: Abwesenheitsanfrage
- Feld: Leer

Wähle SPEICHERN, um den Schritt abzuschließen.

Workflow Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt aus:

Workflow Name:	Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Objekt:	Abwesenheitsanfrage
Auslöser:	Abwesenheitsanfrage erstellt
Terminierung:	Unmittelbar nach
Filter:	Art der Anfrage - ist gleich - Request

Der Workflow wird so aussehen:

Klicke SPEICHERN UND WEITER
Wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN
Fülle die Felder wie folgt aus:

Name der Aktion	Benachrichtigung über neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Vorgesetzter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

3. Aufgaben

Benachrichtigung in Kenjo bei neuer Aufgabe

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten

Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten

Inhalt:
Hallo,
 
es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für Dich, die am {!dueDate} fällig ist.
Hier gelangst Du direkt zu Deinen persönlichen Aufgaben.
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Aufgabe
- Feld: Leer

Wähle SPEICHERN, um den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Neue Aufgabe in Kenjo
Objekt	Aufgabe
Auslöser	Aufgabe erstellt
Terminierung	Unmittelbar nach
Filter	keine

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER
Wähle AKTION HINZUFÜGEN
Fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Neue Aufgabe in Kenjo
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Neue Aufgabe erhalten
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Mitarbeiter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

4. Smart Docs

Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen

E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
 
Betreff: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
 
Inhalt:
 
Hallo {!candidate.firstName},
 
Es wurde ein neues Dokument von {!_createdById} hochgeladen. Für mehr Informationen klicke hier.
 
Viele Grüße,
 
Dein HR-Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: Wähle HR aus
- Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Dokument
- Feld: (Leer)

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Objekt	Dokument
Auslöser	Dokument erstellt
Terminierung	Unmittelbar nach

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER
Wähle AKTION HINZUFÜGEN
Fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Vorgesetzter Abteilung - Human Resources

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

5. Mitarbeiter

Benachrichtigung über das Vertragsende/Offboarding an Mitarbeiter

E-Mail-Vorlagen Übersicht

Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
 
Betreff: Erinnerung: Der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus
 
Inhalt:
 
Hallo,
der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus.
Viele Grüße,
Dein HR-Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: Wähle HR aus
- Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Mitarbeiter
- Feld: (Leer)

Wähle SPEICHERN, um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
Objekt	Mitarbeiter
Auslöser	Benutzerdefinierter Auslöser: Vertragsende
Terminierung	21 Tage vor
Filter	Kein Filter

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Hinweis: Stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind

Wähle SPEICHERN UND WEITER
AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
Aktionstyp	E-Mail Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Manager Abteilung - Human Resources

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

8. Recruiting

Automatische Benachrichtigung an Bewerber, sobald eine Bewerbung eingereicht wurde:

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Gehe auf Einstellungen > E-Mail-Vorlagen
Klicke auf (+) EMAIL-VORLAGE ERSTELLEN
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Automatische Benachrichtigung an Kandidaten
 
Betreff: Danke für Deine Bewerbung bei Kenjo
 
Inhalt:
 
Hallo {!candidate.firstName},
 
Vielen Dank für Dein Interesse an unserem Unternehmen und für die Zusendung der Bewerbung für die Position als {!position.jobTitle}.
 
Die Bearbeitung und Auswahl wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber wir werden uns so schnell wie möglich bei Dir melden.
 
Solltest Du Fragen haben, sende diese bitte an [email protected].
 
Mit besten Grüßen,
Dein Recruiting-Team

Hinweis:

Ersetze in der Vorlage "Kenjo" durch den Namen deines Unternehmens
Ersetze "[email protected]" durch Deine Recruiting-E-Mail-Adresse.

Gib anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: Recruiting
- Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Bewerber in Stellenausschreibung
- Feld: (Leer)

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Automatische Benachrichtigung an Bewerber
Objekt	Bewerber in Stellenausschreibung
Auslöser	Bewerber in Stellenausschreibung erstellt
Terminierung	Unmittelbar nach

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER
Wähle AKTION HINZUFÜGEN
Fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Automatische Antwort für neue Bewerber
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Automatische Benachrichtigung an Kandidaten
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Bewerber

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

9. Onboarding

Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter
Betreff: Onboarding des Mitarbeiters {!userPersonal.displayName}
Inhalt:
Hallo,
 
am {!userWork.startDate} beginnt {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} als neuer Mitarbeiter.
 
Bitte bereite bis dahin folgende Schritte vor, die Du ebenfalls bei Deinen Aufgaben in Kenjo findest.

Erstelle eine geschäftliche E-Mail- Adresse
Bereite den Arbeitsplatz vor
Sende die Willkommens E-Mail
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
- Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
- Objekt: Mitarbeiter
- Feld: Leer
Wähle SPEICHERN, um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Onboarding neuer Mitarbeiter
Objekt	Mitarbeiter
Auslöser	Benutzerdefinierter Auslöser: Starttermin
Terminierung	7 Tage vor
Filter	keine

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Name der Aktion	Geschäfts-E-Mail für Mitarbeiter erstellen
Aktionstyp	Aufgaben
Zuordnen	Vorgesetzter
Fällig nach	5 Tage

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN
Füge die zweite Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Arbeitsplatz vorbereiten
Aktionstyp	Aufgaben
Zuordnen	Vorgesetzter
Fällig nach	5 Tage

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN
Füge die zweite Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Willkommens-E-Mail versenden
Aktionstyp	Aufgaben
Zuordnen	Vorgesetzter
Fällig nach	1 Tage

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Hinweis:

Du kannst so viele Aktionen hinzufügen wie Du möchtest, damit das Onboarding des neuen Mitarbeiters reibungslos läuft. In diesem Beispiel haben wir 3 Aktionen erstellt:

E-Mail-Benachrichtigung erstellen

Klicke AKTION HINZUFÜGEN
Erstelle die E-Mail-Benachrichtigung mit den Feldern, wie folgt:

Name der Aktion:	Onboarding eines neuen Mitarbeiters
Aktionstyp:	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage:	Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter
Absender E-Mail-Vorlage:	[email protected]
Empfänger:	Vorgesetzter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN
Wähle FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen.
Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

10. Geburtstag

Benachrichtigung

E-Mail-Vorlage Übersicht

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag
Betreff: Am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburstag
Inhalt:
 
Hallo,
 
am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburtstag.
 
Bitte kümmere Dich gemäß eurer teambezogenen Absprachen um die nächsten Schritte.
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
- Kategorie: HR
- Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
- Sprache: wähle die gewünschte Sprache
- Objekt: Mitarbeiter
- Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Workflow Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Workflow Name:	Erinnerung anstehender Geburstag
Objekt:	Mitarbeiter
Auslöser:	Benutzerdefinierter Auslöser: Nächster Geburtstag
Terminierung:	5 Tage vor
Filter:	Aktiv - ist gleich - Aktiv

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Erinnerung bevorstehender Geburtstag
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag
Absender E-Mail-Vorlage	[email protected]
Empfänger	Vorgesetzter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

11. Upload der Krankmeldung bei Krankheit über 3 Tagen

Erinnerung

E-Mail-Vorlage Übersicht

Name der Vorlage: Erinnerung an Upload eines ärztlichen Attests bei Krankheit über 3 Tagen
Betreff: Erinnerung: Bitte lade Dein ärztliches Attest in Kenjo hoch
Inhalt:
Hallo,
bitte lade für Deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch Dein ärztliches Attest hier in Kenjo hoch.
Solltest Du das Attest bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
 
Wir wünschen Dir Gute Besserung und freuen uns, wenn Du bald wieder zurück bist!
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details ein und klicke ERSTELLEN

Workflow Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows:	Erinnerung an Upload eines ärztlichen Attest bei Krankheit
Objekt:	Abwesenheitsanfrage
Auslöser:	Abwesenheitsanfrage erstellt
Terminierung:	Unmittelbar nach
Filter:	Abwesenheitsart - ist gleich - Krankheit Arbeitszeiten/-stunden - ist größer oder gleich - 3

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Erinnerung an Upload ärztliches Attest an MA
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Erinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Mitarbeiter

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Hinweis:

Seit dem Start der eAU in Deutschland gilt dies nur noch für Arbeitnehmer, die nicht in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind. Für alle Arbeitnehmer, die in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, muss der Arbeitgeber die eAU beantragen.

12. eAU für Abwesenheiten mit mehr als 3 Tagen anfordern

Erinnerung an HR-Admin

E-Mail-Vorlage

 
Name der Vorlage: Erinnerung an Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen
 
Betreff: Erinnerung: Bitte lade Deine eAU in Kenjo hoch
 
Inhalt: Hallo,
bitte lade für Deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch Deine eAU hier in Kenjo hoch.
Solltest Du diese bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
 
Beachte, dass Du Deine eAU nur hochladen musst, wenn Du bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert bist.
 
Wir wünschen Dir Gute Besserung und freuen uns, wenn Du bald wieder zurück bist!
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details ein und klicke ERSTELLEN

Als Nächstes ist es an der Zeit, den Workflow zu erstellen. Klicke dazu unter Einstellungen > Workflows auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN. Fülle die Felder wie folgt aus:

Name des Workflows:	Erinnerung an Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen
Objekt:	Abwesenheitsanfrage
Auslöser:	Abwesenheitsanfrage erstellt
Terminierung:	Unmittelbar nach
Filter:	Abwesenheitsart - ist gleich - Krankheit Arbeitszeiten/-stunden - ist größer oder gleich - 3

Das Ganze wird dann so aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt aus:

Name der Aktion	Erinnerung an Upload eAU an MA
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Erinnerung an Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Bestimmter Mitarbeiter

Die Aktion wird dan so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergiss nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Hinweis:

Für einen noch spezifischeren Prozess, erstelle eine Abwesenheit nur für Abwesenheiten mit eAU und weise deren Richtlinien den betroffenen Mitarbeitern zu.

13. Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards

Erinnerung, um an Steuerberater zu senden

E-Mail-Vorlage

Name der Vorlage: Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden
 
Betreff: Erinnerung: Exportiere das Abwesenheitshistorie-Dashboard
 
Inhalt:
 
Hallo,
 
Dies ist Deine monatliche Erinnerung, Dein Abwesenheitshistorie-Dashboard zu exportieren und an Deinen Steuerberater zu senden. Du findest es unter Analytics > Dashboards.
 
Beste Grüße!

Gib anschließend die Vorlagen-Details ein und klicke ERSTELLEN

Deine E-Mail-Vorlage wird also wie folgt aussehen:

Erstelle anschließend den Workflow. Fülle die Felder wie folgt aus:

Workflow-Definition	Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden
Wiederkehrender Workflow	EIN
Frequenz	Wähle, in welchen Abständen der Workflow ausgelöst werden soll
Beginnt am	Wähle ein Datum
Jede(n)	Wähle, wie oft und an welchem Tag der Workflow ausgelöst werden soll
Endet	Wähle "nie" oder ein bestimmtes Datum

Klicke auf SPEICHERN UND WEITER. Dein Workflow wird am Ende so aussehen:

Füge nun folgende Aktion hinzu:

Name der Aktion	Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Bestimmter Mitarbeiter

Klicke auf AKTION HINZUFÜGEN. Deine Aktion wird wie folgt aussehen:

Klicke letztendlich auf FERTIGSTELLEN, um Deinen neuen Workflow zu speichern. Vergiss nicht, ihn zu aktivieren, bevor Du beginnst, ihn zu nutzen.

14. Änderungen von Daten im Mitarbeiterprofil

Benachrichtigung

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Name der E-Mail-Vorlage: Informationen im Mitarbeiterprofil wurden geändert
Betreff: Im Profil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert
Inhalt:
Hallo,
 
im Mitarbeiterprofil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert.
 
Beste Grüße
Dein HR Team

Gib anschließend die Vorlagen-Details ein und klicke ERSTELLEN

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Workflow Name	Informationen in Mitarbeiterprofil wurden geändert
Objekt	Mitarbeiter
Auslöser	Mitarbeiter aktualisiert
Terminierung	Unmittelbar nach
Filter	IBAN - wurde verändert

Hinweis: Der Filter ist optional, wenn kein Filter gewählt wurde, wirst Du über jede Änderung benachrichtigt.

Der Workflow aus dem Beispiel benachrichtigt Dich, wenn der IBAN-Code eines Mitarbeiter geändert wurde. Du kannst weitere Workflows nach diesem Beispiel erstellen und verschiedene Filter einstellen, um sicherzustellen, dass Du immer dann benachrichtigt wirst, wenn wichtige Informationen in den Profilen der Mitarbeiter geändert werden. Du kannst auch die E-Mail-Vorlage bearbeiten, um genauer festzulegen, welche Informationen sich geändert haben.

Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Änderung der Informationen im Mitarbeiterprofil
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Informationen im Mitarbeiterprofil wurden verändert
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Bestimmter Mitarbeiter - Max Mustermann (Vorschlag)

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

15. Verfall von Resturlaub aus dem Vorjahr

Erinnerung

Hinweis: Bitte überprüfe hierzu die aktuelle Rechtssprechung im Arbeitsrecht.

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung Resturlaubstage aus Vorjahr
Betreff: Resturlaubstage aus dem letzten Jahr verfallen zum 31.03.
Inhalt:
Liebe Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen,
 
die übertragenden Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr verfallen zum 31.03. diesen Jahres.
 
Bitte prüft euer Urlaubsguthaben auf mögliche übertragende Tage und reicht diese bei Vorhandensein bis spätestens Ende diesen Monats ein.
 
Vielen Dank und
Beste Grüße

Gib die Vorlagen-Details ein und klicke ERSTELLEN

Workflow-Definition Übersicht

Hinweis: Weil der Verfall der Übertragstage jedes Jahr stattfindet ist dies ein wiederkehrender Workflows. Das ist der einzige Workflow bei dem wir Wiederkehrender Workflow aktivieren, jedes Jahr erhalten die Mitarbeiter so eine Erinnerung, über die Urlaubstage die sie noch nicht genutzt haben.

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
Frequenz	Jährlich
Beginnt an	Datum wählen
Endet	Nie

Die Workflow wird wie folgt aussehen

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Erinnerung: Verfall der Resturlaubstage aus dem Vorjahr
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Unternehmen - Dein Unternehmen

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

16. Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments

Benachrichtigung

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Name der Vorlage: Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
Betreff: Das Dokument {!name} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab
Inhalt:
Hallo,
 
das Dokument {!name} mit der Markierung {!tags} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab.
Bitte erstelle eine Aufgabe, falls eine Erneuerung des Dokumentes nötig ist.
 
Beste Grüße
 
Dein HR Team

Gib die Vorlagen-Details ein und klicke auf ERSTELLEN

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Benachrichtigung über den Ablauf eines Dokuments
Objekt	Dokument
Auslöser	Dokument ist gültig bis
Terminierung	14 Tage vor
Filter:	keine

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Benachrichtigung Ablauf Gültigkeit eines Dokuments
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Bestimmter Mitarbeiter: Max Mustermann

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

17. Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung

Aufgabe

Hinweis:

Die Markierung Immatrikulationsbescheinigung muss zuvor erstellt und genutzt worden sein

Workflow-Definition Übersicht

Fülle die Felder wie folgt:

Name des Workflows	Aufgabe zur Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung
Objekt	Dokument
Auslöser	Dokument ist gültig bis
Terminierung	14 Tage vor
Filter	Markierung - ist gleich - Immatrikulationsbescheinigung

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Name der Aktion	Bitte neue Immatrikulationsbescheinigung hochladen
Aktionstyp	Aufgabe
Zuordnen	Mitarbeiter
Fällig nach	14 Tagen

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

18. Zweistufiges Genehmigungsverfahren

Dieser Workflow dient dazu, den zweiten Genehmigenden über einen Abwesenheitsantrag zu informieren. Um diesen Workflow nutzen zu können, musst Du die zweistufige Genehmigung unter Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen aktiviert haben. Der erste Genehmigende ist standardmäßig der direkte Vorgesetzte, der im Feld "Berichtet an" des Mitarbeiters eingetragen ist und der über den Workflow "Abwesenheit: Benachrichtigung an Manager" über einen neuen Abwesenheitsantrag informiert wird. Mit dem Workflow, den Du jetzt erstellst, erhält der zweite Genehmigende eine Benachrichtigung, um den Antrag zu genehmigen, sobald der erste Genehmigende dies getan hat.

E-Mail-Vorlagenübersicht

Name der E-Mail-Vorlage: Zweistufiges Genehmigungsverfahren
Betreff: Du hast einen offenen Abwesenheitsantrag als zweiter Genehmiger
Inhalt: 
Hallo,
Es gibt eine {!_timeOffTypeName} Anfrage von {!relatedUser.displayName}, die bereits von seinem/ihrem direkten Vorgesetzten genehmigt wurde und in Kenjo auf Deine Genehmigung wartet.
Du kannst diesen Antrag direkt in Kenjo einsehen.
 
Mit freundlichen Grüßen,
 
Dein HR-Team

Gib die Vorlagen-Details ein und klicke auf ERSTELLEN

Überblick über die Workflow-Definition

Fülle zunächst die Felder wie folgt aus:

Workflow-Definition	Zweistufiges Genehmigungsverfahren
Objekt	Abwesenheitsanfrage
Auslöser	Abwesenheitsanfrage aktualisiert
Terminierung	Unmittelbar nach
Filter	Status - ist gleich - InApproval

Der Workflow wird dann wie folgt aussehen:

Klicke auf SPEICHERN UND WEITER. Klicke dann auf (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt aus:

Name der Aktion	Zweistufiges Genehmigungsverfahren
Aktionstyp	E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Vorlage	Abwesenheit: Benachrichtigung an Manager
Absender E-Mail-Adresse	[email protected]
Empfänger	Mitarbeiter

Klicke abschließend auf FERTIGSTELLEN.

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5. Mitarbeiter

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Workflow-Definition Übersicht

8. Recruiting

Automatische Benachrichtigung an Bewerber, sobald eine Bewerbung eingereicht wurde:

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Workflow-Definition Übersicht

9. Onboarding

Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Workflow-Definition Übersicht

E-Mail-Benachrichtigung erstellen

10. Geburtstag

Benachrichtigung

E-Mail-Vorlage Übersicht

Workflow Definition Übersicht

11. Upload der Krankmeldung bei Krankheit über 3 Tagen

Erinnerung

E-Mail-Vorlage Übersicht

12. eAU für Abwesenheiten mit mehr als 3 Tagen anfordern

Erinnerung an HR-Admin

13. Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards

Erinnerung, um an Steuerberater zu senden

E-Mail-Vorlage

14. Änderungen von Daten im Mitarbeiterprofil

Benachrichtigung

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Workflow-Definition Übersicht

15. Verfall von Resturlaub aus dem Vorjahr

Erinnerung

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Workflow-Definition Übersicht

16. Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments

Benachrichtigung

Übersicht der E-Mail-Vorlage

Workflow-Definition Übersicht

17. Erneuerung der Immatrikulationsbescheinigung

Aufgabe

Workflow-Definition Übersicht

18. Zweistufiges Genehmigungsverfahren

E-Mail-Vorlagenübersicht

Überblick über die Workflow-Definition