In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab 2023 in Deinem Unternehmen einsetzt und welche organisatorischen Änderungen damit verbunden sind. Die eAU löst die papierbasierten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ab und digitalisiert den Prozess für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Dieser Artikel richtet sich an Arbeitgeber und HR-Verantwortliche, die ihre Prozesse auf das neue eAU-Verfahren umstellen müssen.
1. Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ab dem 01.01.2023 verpflichtend und löst die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) auf Papier ab Januar weitestgehend ab. Der Zweck dieser Änderung ist die Digitalisierung des Prozesses, da sich das manuelle Verfahren besonders im Zuge der Corona-Pandemie und der Möglichkeit der telefonischen Krankschreibung als nicht mehr zeitgemäß erwiesen hat. Das neue eAU-Verfahren erfordert jedoch organisatorische Anpassungen in Deinem Unternehmen.
Wichtig: Nach Ablösung durch das elektronische Verfahren haben Arbeitnehmer grundsätzlich weiterhin Anrecht auf eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform. Dieser Schein könnte im Falle von technischen Störungen zum Nachweis der Arbeitsunfähigkeit genutzt werden.
2. Was ändert sich mit der eAU für Arbeitgeber?
Grundsätzlich ist zu sagen, dass Du als Arbeitgeber bei einer Arbeitsunfähigkeit von über drei Kalendertagen wie bisher eine Feststellung verlangen kannst, da die Anzeigepflicht Deiner Mitarbeiter wie gehabt bestehen bleibt. Die Pflicht zur unverzüglichen Anzeige der Arbeitsunfähigkeit gegenüber Dir als Arbeitgeber besteht weiterhin, da Du als Arbeitgeber nur dann eine eAU bei der zuständigen Krankenkasse abrufen kannst, wenn Du auch Kenntnis von der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers hast. Die eigentliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung musst Du als Arbeitgeber aber jetzt selber bei der Krankenkasse abrufen.
3. Was ändert sich mit der eAU für Arbeitnehmer?
Auch für Arbeitnehmer ändert sich natürlich durch die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einiges. Die Vorlage- bzw. Nachweispflicht des Arbeitnehmers wird durch eine reine Feststellungspflicht ersetzt. Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ist es nunmehr ausreichend, bei einem Arzt das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen zu lassen. Der Arzt reicht die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenkasse weiter, wo sie dann von dem Arbeitnehmer abgefragt werden kann. Die Arbeitsunfähigkeit muss aber beim Arbeitgeber im Rahmen der Feststellungspflicht weiterhin angezeigt werden.
4. Gibt es Ausnahmen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Es gibt natürlich auch Ausnahmen von der neuen Regelung für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und wir von Kenjo haben euch diese in einer übersichtlichen Liste dargestellt:
Privat versicherte Arbeitnehmer müssen weiterhin selber für die Zustellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sorgen
Selbes gilt für Personen, die eine geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten ausüben
Bei einer Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt und somit nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist, gilt dies ebenfalls.
5. Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden?
Es ist wichtig, dass Du Deine Mitarbeiter über den neuen Prozess informierst, vor allem aber auch für die Wichtigkeit der konkreten Datumsangabe der eAU sensibilisierst.
Der Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für alle Beteiligten neu und wird unter Umständen zu Beginn wahrscheinlich auch nicht ohne kleine Probleme durchlaufen.
Spreche mit Deinem Steuerbüro, wenn Du dieses in den Prozess einbeziehen möchtest.
Wenn der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin gesetzlich versichert ist, muss er kein Dokument mehr bei der Abwesenheitsanfrage in Kenjo hochladen (Du kannst mit Deinen Mitarbeitern natürlich sprechen, ob sie ein Foto von der AU machen können, die sie für die persönliche Verwendung erhalten haben. Wichtig ist dabei, dass der Diagnoseschlüssel nicht zu sehen sein darf. Dies kann aber nur auf freiwilliger Basis verlangt werden.
Für privat Versicherte Mitarbeiter ändert sich nichts. Hier bleibt der Prozess der Hochladung der AU bestehen.
Die BDA hat einen Kurzleitfaden herausgebracht, welcher Dir einen guten Überblick gibt.
6. Optionen zur Abfrage der eAU und wie Kenjo unterstützt
Option 1 – Eigener Zugang zu eAUs über ein externes Abrechnungstool oder sv.net / DATEV Online
Wie könnte ein Prozess aussehen, wenn Du die eAUs selber über z.B. sv.net / DATEV Online oder ein externes Abrechnungstool abrufen möchtest:
Ein Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit. Für diesen Mitarbeiter liegt eine eAU vor, wenn dieser gesetzlich versichert ist und in Deutschland lebt. Hinweis: Möglicherweise hilft es Dir bei der Übersicht, wenn Du eine neue Abwesenheitsart definierst, z.B. Krank mit eAU, die diesen Mitarbeitern zugewiesen ist.
Ist dies der Fall, so musst Du eine eAU abrufen.
Melde Dich bei sv.net / DATEV Online oder Deinem externen Lohnbuchhaltungsprogramm an und rufe die eAU für den entsprechenden Mitarbeiter ab. In Kenjo unterstützen wir Dich auf zwei Wegen:
Du hast eine Abwesenheitsart mit Genehmigungsflow
Nachdem Du die Anfrage erhalten hast, kannst Du einen Tag später die eAU über die entsprechenden Softwarelösungen abrufen.
Hinweis:
Es kann sinnvoll sein, eine Zwei-Schritt-Genehmigung für HR Manager einzustellen, da die erste Genehmigung immer erst zum Vorgesetzten geht.
Nutze das Dashboard zur Abwesenheitshistorie
Möchtest Du das Abrufen der eAU nicht direkt vornehmen, so kannst Du Dir über das Dashboard eine Wochen oder Monatsübersicht generieren, um zu sehen, für welche Mitarbeiter eine eAU angefragt werden muss. Das Dashboard findest Du unter Analytics > Dashboards.
Mitarbeiter | Abwesenheits- | Start der | Ende der | Betrag | Anhang | Kommentar | Büro | Status |
Anna Müller | Krank - mit eAU | 05.12.2022 | 09.12.2022 | 5 Tage | Nein | Krankheits-urlaub | Berlin | genehmigt |
Oscar Schmidt | Krank - mit eAU | 05.12.2022 | 09.12.2022 | 4 Tage | Ja | Krankheits-urlaub | Berlin | ausstehend |
Lisa Mauer | Krank - mit eAU | 15.12.2022 | 15.12.2022 | 2 Stunden | Ja | Krankheits-urlaub | Berlin | ausstehend |
Sobald Du die eAU erhalten hast, kannst Du diese für den Mitarbeiter für die Abwesenheitsanfrage hinterlegen und die Anfrage genehmigen.
Tipp: Erstellung einer neue Abwesenheitsart – “Krank mit eAU” und diese den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen (DE + GKV)
Wenn Mitarbeiter eine eAU haben, sollten sie das Anfangsdatum in den Kommentar des Antrags aufnehmen. In diesem Fall kann sichergestellt werden, dass immer das richtige Datum für die Beantragung der eAU vorliegt. Auch sollte bis die eAU vorliegt nur tageweise Abwesenheiten beantragt werden, um eine rückwirkende Änderung zu verhindern. |
Tipp/Alternativen:
Mit dem Dashboard den Überblick über aktuelle offene Abwesenheitsanfragen für die eAU halten.
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Option 2 – Einbeziehung eines externen Lohnbuchhaltungbüro
In diesem Fall übernimmt Dein Steuerberater die Abfrage der eAU. Du kannst ihn auf zwei Wegen mit einbeziehen.
Zweistufiger-Gehemigungsflow:
Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit.
Manager genehmigt diese Anfrage
Der Steuerberater wird als weiterer Genehmigender in Kenjo hinterlegt und erhält alle Anfragen zur zweiten Genehmigung
Steuerberater fragt eAU an
Steuerberater genehmigt die Abwesenheit sobald die eAU vorliegt (Hochladen der eAU in Kenjo optional)
Wöchentlicher oder monatlicher Bericht:
Mitarbeiter stellt eine Abwesenheitsanfrage aufgrund einer Krankheit.
Nutze das Dashboard zur Abwesenheitshistorie
Generiere über das Dashboard eine Wochen- bzw. Monatsübersicht und exportiere diese unter Analytics > Dashboards. Klicke dazu auf das Exporticon bei der Tabelle (dieses siehst Du, sobald Du mit der Maus über die Tabelle fährst).
Sende die exportierte Excel-Datei an Deinen Steuerberater. Dieser kann nun die Abfrage der eAu übernehmen
Feedback durch den Steuerberater
Der Steuerberater hat Zugriff auf Kenjo und kann die eAu direkt selber hochladen.
Der Steuerberater gibt die auf manuellem Weg Feedback und/oder sendet Dir die eAU zu. So kannst Du diese zu der Abwesenheitsanfrage hinterlegen oder diese genehmigen.
Auch hier kannst Du anhand des Dashboard wieder prüfen, ob noch eine Abwesenheitsanfrage zur eAU Anfrage offen ist.
Option 3 – Abrufen der eAUs über die DATEV Schnittstelle
Sofern Du die DATEV Integration in Kenjo nutzt, werden wir uns die Möglichkeit anschauen, die eAU über die DATEV Schnittstelle für Dich in einem automatischen Prozess abzurufen. Weitere Informationen dazu werden mit der Zeit erfolgen.
7. Erstellen von Workflows
Für einen reibungsloseren Ablauf hast Du in Kenjo die Möglichkeit, Workflows für die Ablage von eAU's zu erstellen. Erfahre hier mehr über die Generierung von Workflows und E-Mail-Vorlagen. Wir haben hier zwei Beispiele erstellt:
Erinnerung an den HR-Admin, die eAU für Abwesenheiten mit mehr als 3 Tagen anzufordern
Als Erstes wird die E-Mail-Vorlage erstellt. Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN.
Name der Vorlage: Erinnerung an Anfrage und Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen
Betreff: Erinnerung: Anfragen und Hochladen der eAU von {!relatedUser.displayName}
Inhalt:
Hallo,
für die Abwesenheitsanfrage {!_timeOffTypeName} des Mitarbeiters {!relatedUser.displayName} vom {!from} bis {!to} sollte noch die eAU bei der Krankenkasse des Mitarbeiters angefragt und hier in Kenjo hochgeladen werden.
Solltest Du diese bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: HR
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Abwesenheitsanfrage
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen. Deine E-Mail-Vorlage wird also wie folgt aussehen:
Als Nächstes ist es an der Zeit, den Workflow zu erstellen. Klicke dazu unter Einstellungen > Workflows auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN. Fülle die Felder wie folgt aus:
Name des Workflows: | Erinnerung an Anfrage und Upload einer eAU |
Objekt: | Abwesenheitsanfrage |
Auslöser: | Abwesenheitsanfrage erstellt |
Terminierung: | Unmittelbar nach |
Filter: | Abwesenheitsart - ist gleich - Krankheit |
Das Ganze wird dann so aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt aus:
Name der Aktion | Erinnerung an Anfrage und Upload eAU |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Erinnerung an Anfrage und Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Bestimmter Mitarbeiter |
Die Aktion wird dan so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergiss nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
Hinweis:
Für einen noch spezifischeren Prozess, erstelle eine Abwesenheit nur für Abwesenheiten mit eAU und weise deren Richtlinien den betroffenen Mitarbeitern zu.
Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden
Zusätzlich kannst Du ebenfalls einen Workflow zur Erinnerung an den Export der Abwesenheitshistorie erstellen. Beginne mit der Einrichtung der E-Mail-Vorlage.
Name der Vorlage: Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden
Betreff: Erinnerung: Exportiere das Abwesenheitshistorie-Dashboard
Inhalt:
Hallo,
Dies ist Deine monatliche Erinnerung, Dein Abwesenheitshistorie-Dashboard zu exportieren und an Deinen Steuerberater zu senden. Du findest es unter Analytics > Dashboards.
Beste Grüße!
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: HR
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Wiederkehrender Workflow
Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen. Deine E-Mail-Vorlage wird also wie folgt aussehen:
Erstelle anschließend den Workflow. Fülle die Felder wie folgt aus:
Workflow-Definition | Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden |
Wiederkehrender Workflow | EIN |
Frequenz | Wähle, in welchen Abständen der Workflow ausgelöst werden soll |
Beginnt am | Wähle ein Datum |
Jede(n) | Wähle, wie oft und an welchem Tag der Workflow ausgelöst werden soll |
Endet | Wähle "nie" oder ein bestimmtes Datum |
Klicke auf SPEICHERN UND WEITER. Dein Workflow wird am Ende so aussehen:
Füge nun folgende Aktion hinzu:
Name der Aktion | Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Bestimmter Mitarbeiter |
Klicke auf AKTION HINZUFÜGEN. Deine Aktion wird wie folgt aussehen:
Klicke letztendlich auf FERTIGSTELLEN, um Deinen neuen Workflow zu speichern. Vergiss nicht, ihn zu aktivieren, bevor Du beginnst, ihn zu nutzen.
8. Use Cases – Einige beispielhafte Prozesse
Für eine bessere Visualisierung des eAU-Prozesses haben wir Dir hier ein Beispiel mitgebracht:
