Hinweis: Nur in Kenjo aktivierte Mitarbeiter und Admins erhalten Benachrichtigungen bei Workflows.
Workflows und E-Mail-Vorlagen erstellen
In diesem Flowchart siehst Du auf einen Blick wie Workflows und E-Mail-Vorlagen funktionieren und zusammenhängen:
Schritt 1: E-Mail-Vorlage erstellen
Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen
Klicke auf (+) E-Mail-Vorlage erstellen
Fülle die folgenden Felder aus:
Name – interner Name der Vorlage
Betreff – Betreffzeile der E-Mail
Vorlagen-Details (rechte Seite)
Feld | Beschreibung |
Kategorie | HR, Recruiting oder Sonstige – passend zu Deinem Workflow |
Unternehmen | Bei mehreren Unternehmen: das zugehörige Unternehmen wählen |
Sprache | Sprache der Vorlage; bestimmt auch die Sprache der automatisch befüllten Felder |
Objekt | Muss identisch mit dem Objekt im zugehörigen Workflow sein – z. B. Abwesenheitsanfrage, Mitarbeiter, Aufgabe. Für wiederkehrende Workflows: Wiederkehrender Workflow wählen |
Feld | Platzhalter, die automatisch befüllt werden (z. B. Name, Datum). Kopieren und in den E-Mail-Text einfügen |
Inhalt
Verwende die kopierten Platzhalter im E-Mail-Text, um Nachrichten zu personalisieren:
{!relatedUser.displayName} hat {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} angefragt.
Klicke auf SPEICHERN.
Schritt 2: Workflow erstellen
Gehe zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) Workflow erstellen.
Workflow-Definition
Gib dem Workflow einen Namen.
Wähle den Typ:
Wenn du den Regler bei wiederkehrendem Workflow deaktiviert lässt, handelt es sich um einen ereignisbasierten Workflow (Standard) – wird ausgelöst, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, z. B. eine neue Abwesenheitsanfrage. Den Schalter Wiederkehrender Workflow nicht aktivieren.
Wiederkehrender Workflow akitviert – wird zu einem festgelegten Zeitpunkt oder in regelmäßigen Abständen ausgelöst, z. B. zur Erinnerung an auslaufende Verträge. Aktiviere den Schalter Wiederkehrender Workflow und befülle folgende Felder:
Feld | Beschreibung |
Frequenz | Jährlich, monatlich, wöchentlich, täglich oder einmalig |
Startdatum | Datum der ersten Ausführung |
Ende | Nie oder Am (mit Enddatum) |
Hinweis: Für wiederkehrende Workflows, wähle in der E-Mail-Vorlage (Schritt 1) das Objekt wiederkehrender Workflow.
Bei einem wiederkehrenden Workflow klicke SPEICHERN & WEITER
Objekt
Hinweis: Das Objekt bestimmt, auf welche Daten sich der Workflow bezieht, z. B. Abwesenheitsanfrage, Mitarbeiter, Aufgabe oder Dokument.
⚠️ Das Objekt in der E-Mail-Vorlage und im Workflow muss immer identisch sein. Stimmen sie nicht überein, wird die Vorlage im Workflow nicht zur Auswahl stehen.
Auslöser nur für ereignisbasierte Workflows
Der Auslöser legt fest, welches Ereignis den Workflow startet. Die verfügbaren Auslöser hängen vom gewählten Objekt ab, z. B.:
Abwesenheitsanfrage wird erstellt
Abwesenheitsanfrage wird aktualisiert
Bei Bedarf kannst Du über BENUTZERDEFINIERTEN AUSLÖSER ERSTELLEN eigene Auslöser definieren.
Terminierung nur für ereignisbasierte Workflows
Legt fest, wann der Workflow ausgelöst wird – unmittelbar nach, vor oder gleichzeitig mit dem Ereignis.
Filter (optional)
Filter schränken ein, wann der Workflow ausgelöst wird. Sie bestehen aus Bedingungen und Werten:
(+) UND – weitere Bedingung zum selben Filter hinzufügen (alle Bedingungen müssen erfüllt sein)
(+) ODER – neue Filterbedingung hinzufügen (mindestens eine muss erfüllt sein)
Beispiel UND: Status = Ausstehend UND Abwesenheitsart = Urlaub
Beispiel ODER: Status = Ausstehend ODER Status = Genehmigt
Klicke auf SPEICHERN UND WEITER.
Schritt 3: Aktionen hinzufügen
Auf der Seite Workflow-Aktionen hinzufügen, klicke (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle folgende Felder aus:
Feld | Beschreibung |
Name der Aktion | Interner Name, z. B. E-Mail an Vorgesetzte |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung, Aufgabe oder Slack Post (nur mit Slack Integration) |
Bei Aktionstyp: E-Mail-Benachrichtigung
Feld | Beschreibung |
E-Mail-Vorlage | Vorlage aus Schritt 1 wählen – Objekt muss identisch sein |
Absender E-Mail-Adresse | Standard: |
Empfänger | Mitarbeiter, Vorgesetzter, bestimmter Mitarbeiter, Abteilung, Büro oder Unternehmen |
Standardmäßig wird die geschäftliche E-Mail-Adresse verwendet. Über E-Mail aus bestehendem Feld kannst Du z. B. eine Notfall-E-Mail oder ein benutzerdefiniertes E-Mail-Feld auswählen.
Bei Aktionstyp: Aufgabe
Der Workflow erstellt automatisch eine Aufgabe in Kenjo und weist sie einem oder mehreren Mitarbeitern zu. Im letzten Schritt ein Fälligkeitsdatum angeben.
Klicke auf AKTION HINZUFÜGEN, um die Aktion zu speichern
Füge weitere Aktionen hinzu oder klicke auf FERTIGSTELLEN.
Schritt 4: Workflow aktivieren
Nach dem Erstellen ist der Workflow standardmäßig inaktiv.
Schiebe den Regler in der Workflow-Übersicht nach rechts, um ihn zu aktivieren.
Hinweis: Nur aktive Workflows werden ausgelöst. Ein inaktiver Workflow führt keine Aktionen aus.