In diesem Artikel erfährst Du, wie Du den eAU-Prozess automatisierst, den Zertifikatsstatus einsehen kannst und Benachrichtigungen sowie Dokumente verwaltest. Du lernst, wie Kenjo Krankmeldungen von gesetzlich versicherten Mitarbeitern automatisch bei der Krankenkasse abruft und wie Du jederzeit den aktuellen Status überprüfst. Dieser Artikel ist relevant für Dich, wenn Du Krankmeldungen in Deinem Unternehmen digital verwalten möchtest.
1. eAU-Prozess automatisieren
Sobald Du die eAU-Funktion aktiviert hast, läuft der Abruf bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern fast vollständig von allein ab. Falls ein Mitarbeiter eine Krankmeldung einreicht, dann fordert Kenjo das Zertifikat automatisch bei der Krankenkasse an. Falls sich der Status ändert, dann erhältst Du sofort eine Benachrichtigung.
Prüfe, ob die eAU-Funktion bereits eingerichtet ist. Gehe dazu auf Lohnabrechnung>DATEV-Einstellungen>Name des Unternehmens>EAU-Zertifikat
Beachte: Der Abruf erfolgt automatisiert basierend auf den Einstellungen die Du festgelegt hast.
Falls sich der Status einer eAU ändert, dann erhält die hinterlegte E-Mail-Adresse sofort eine Benachrichtigung.
Hinweis: Es dauert in der Regel 3 bis 4 Tage, bis das Zertifikat von der Krankenkasse bereitgestellt wird und in Kenjo sichtbar ist.
2. Zertifikatsstatus einsehen
Du kannst jederzeit prüfen, ob ein eAU-Zertifikat bereits erfolgreich eingegangen ist oder ob noch Informationen fehlen.
Navigiere zu Abwesenheit > Anfragen.
Klicke auf eine spezifische Krankmeldung in der Liste.
Sieh Dir in der Detailansicht den aktuellen Status des Zertifikats an.
Klicke auf den Button Checke Status, um die neuesten Informationen abzurufen.
Vorschlag: Bestätige eine krankheitsbedingte Abwesenheit erst dann final, wenn das eAU-Zertifikat im System vorliegt. So stellst Du eine korrekte Datenbasis für die Lohnabrechnung sicher.
Beispiel : Ein gesetzlich krankenversicherter Mitarbeiter stellt in Kenjo eine Abwesenheitsanfrage der Abwesenheitsrichtlinie Krankheit über 4 Tage.
3. Benachrichtigungen und Dokumente verwalten
Die eAU ersetzt für gesetzlich Versicherte das manuelle Hochladen von Dokumenten, bietet aber dennoch volle Flexibilität.
Alle Benachrichtigungen über neue Abfragen oder Statusänderungen gehen an die in den DATEV-Einstellungen hinterlegte Adresse.
Falls ein Mitarbeiter dennoch ein Dokument (z. B. ein privates Attest) hochladen möchte, dann bleibt diese Funktion im Mitarbeiterprofil weiterhin aktiv.
4. Fehlermeldungen und Statusarten verstehen
Es gibt verschiedene Zustände, in denen sich ein eAU-Abruf befinden kann. Falls ein Problem auftritt, dann gibt Dir das System spezifische Hinweise zur Fehlerbehebung.
Ausstehend: Das Zertifikat wird gerade erstellt; Du wirst bei Änderungen informiert.
Zertifikat fehlt: Die Krankenkasse kann kein Dokument liefern. Falls dieser Status bleibt, dann kontaktiere den Mitarbeiter oder die Krankenkasse direkt.
Nicht angefordert: Dies tritt auf, falls:
Die PNR-Nummer des Mitarbeiters im Profil fehlt.
Der Mitarbeiter privat versichert ist (hier ist weiterhin ein Foto der Papierbescheinigung nötig).
Ein interner technischer Fehler vorliegt.
Mit einem Fehler bestätigt: Ein Abruf war aufgrund technischer Probleme nicht möglich. Klicke auf Zeige Fehlermeldung, um Details unter
error_textzu lesen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter wechselt während einer langen Krankheitsphase die Versicherung. Falls die bisherige Kasse nicht mehr zuständig ist, dann wird der Status auf Nicht angefordert springen. In diesem Fall musst Du den neuen Versicherungsstatus manuell prüfen.