Fall im Whistleblower-Portal melden
Du meldest einen Fall im Whistleblower-Portal Deines Unternehmens. Ein Fall ist Deine Meldung. Ein Hinweisgeber ist die Person, die einen Verdacht auf Missstände meldet, also Du. Dafür brauchst Du kein Kenjo-Konto, nur den Link zum Portal. Den Link stellt Dein Unternehmen bereit, zum Beispiel im Intranet oder auf der Website. Das Portal funktioniert auf jedem Gerät. Du kannst anonym melden oder mit Deinem Namen. Das Portal ist für Missstände gedacht, etwa Handlungen, die unethisch oder illegal sind oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Im Standardtext des Portals steht: HR-bezogene Angelegenheiten meldest Du hier nicht, sondern besprichst sie mit Deinem direkten Vorgesetzten oder der HR-Abteilung.
Öffne den Link zum Portal. Wenn Dein Unternehmen mehrere Sprachen anbietet, wähle bei Sprache auswählen Deine Sprache.
Klicke auf Neuen Bericht erstellen.
Wähle die Kategorie (das Thema Deiner Meldung) und gib einen Betreff mit höchstens 100 Zeichen ein.
Schreibe eine Beschreibung. Gib an, wo und wann es passiert ist und wer beteiligt war. Kategorie, Betreff und Beschreibung sind Pflichtfelder.
Füge optional Dateien hinzu.
Entscheide, ob Du anonym bleibst. Dieser Bericht ist anonym ist vorausgewählt.
Wenn Du anonym bleiben möchtest, lass das Kästchen aktiviert. Dann wird Dein Name nicht angezeigt.
Wenn Du Deinen Namen angeben möchtest, deaktiviere das Kästchen und gib bei Dein Name und Nachname Deinen Namen ein. Das Feld ist dann ein Pflichtfeld.
Klicke auf Fall melden.
Falsche Berichte können negative Auswirkungen auf Dich und den Zweck des Portals haben. Melde nur, was Du ernsthaft vermutest.
Zugangscode sichern und E-Mail angeben
Nach dem Melden zeigt das Portal Dir einen Zugangscode. Mit diesem Code prüfst Du später Deinen Fall und schreibst mit den Verantwortlichen. Die Verantwortlichen sind die Mitarbeiter, die Deinen Fall bearbeiten. Nach dem Melden öffnet sich das Fenster Dein Zugangscode.
Kopiere und speichere den Zugangscode.
Gib optional bei E-Mail-Adresse (optional) Deine Adresse ein, um bei Updates benachrichtigt zu werden. Die Adresse wird nur für Updates zu diesem Fall verwendet und nie an Dritte weitergegeben. Du kannst das Feld leer lassen.
Aktiviere Ich bestätige, dass ich den Fallcode kopiert habe.
Klicke auf Fallerstellung bestätigen.
Erst nach dieser Bestätigung sehen die Verantwortlichen Deinen Fall. Die E-Mails enthalten nie Informationen zum Fall selbst. Wenn Du den Zugangscode verlierst, kann ihn niemand wiederherstellen, weder Dein Admin noch Kenjo.
Gemeldeten Fall im Portal prüfen
Mit Deinem Zugangscode prüfst Du jederzeit den Status Deines Falls und schreibst mit den Verantwortlichen.
Öffne das Portal und klicke auf Vorhandenen Bericht überprüfen.
Gib Deinen Zugangscode ein und klicke auf Zu meinem Fall gehen.
Lies unter Fallnachrichten die Antworten der Verantwortlichen und schreibe selbst Nachrichten. Über das Büroklammer-Symbol im Nachrichtenfeld fügst Du weitere Anhänge hinzu.
Im Portal siehst Du Fall-Nr., Status, Kategorie, Datum, Betreff, Beschreibung, Anhänge, Nachrichten und die Namen der Verantwortlichen. Bei anonymen Meldungen steht bei Gemeldet von „Anonymous“. Wenn Du eine E-Mail-Adresse angegeben hast, benachrichtigt Kenjo Dich bei jedem Update.
Status Deines Falls verstehen
Der Status zeigt Dir, wie weit die Bearbeitung ist.
Status | Bedeutung |
Neu | Dein Fall ist eingegangen und noch nicht bearbeitet. |
In Bearbeitung | Die Verantwortlichen bearbeiten Deinen Fall. |
Warten auf Hinweisgeber | Die Verantwortlichen warten auf Deine Antwort. Schreibe in den Fallnachrichten. |
Gelöst | Der Fall ist abgeschlossen. Du kannst keine Nachrichten mehr schreiben. |
Archiviert | Der Fall ist abgeschlossen und archiviert. Du kannst keine Nachrichten mehr schreiben. |
Wenn Dein Fall Gelöst oder Archiviert ist und Du ihn wieder öffnen möchtest, klicke auf Fall erneut öffnen. Der Status wechselt dann auf Neu, und die Verantwortlichen werden benachrichtigt.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich meinen Zugangscode verliere?
Der Code kann nicht wiederhergestellt werden, weder vom Admin noch von Kenjo. Du kannst den Fall dann nicht mehr im Portal öffnen und musst einen neuen Fall erstellen.
Sieht jemand meinen Namen, wenn ich anonym melde?
Nein. Bei anonymen Meldungen steht bei Gemeldet von „Anonymous“. Dein Name wird nicht angezeigt.
Wer kann meinen Fall sehen?
Die Verantwortlichen, die Deinem Fall zugewiesen sind. Admins sehen ohne Zuweisung nur Zahlen, keine Details zu Deinem Fall.
Muss ich eine E-Mail-Adresse angeben?
Nein, das Feld ist optional. Wenn Du keine Adresse angibst, bekommst Du keine Benachrichtigungen. Prüfe Deinen Fall dann regelmäßig mit Deinem Zugangscode.
Kann ich später noch Dateien oder Informationen ergänzen?
Ja. Schreibe eine Nachricht in den Fallnachrichten und füge über das Büroklammer-Symbol Dateien hinzu. Das geht nur, solange der Fall nicht Gelöst oder Archiviert ist.
Worüber kann ich im Portal nicht berichten?
Im Standardtext des Portals steht, dass HR-bezogene Angelegenheiten nicht über das Portal gemeldet werden. Besprich sie mit Deinem direkten Vorgesetzten oder der HR-Abteilung.