Verstehen, wie die Whistleblower-Funktion arbeitet
Die Whistleblower-Funktion besteht aus zwei Teilen: einem öffentlichen Portal, in dem Hinweisgeber Fälle melden, und dem Whistleblower-Bereich in Kenjo, in dem Verantwortliche diese Fälle bearbeiten. Ein Hinweisgeber ist jede Person, die einen Verdacht auf Missstände meldet. Ein Fall ist eine einzelne Meldung. Die Verantwortlichen sind die Mitarbeiter, die einem Fall oder einer Kategorie zugewiesen sind.
So läuft ein Fall ab:
Der Hinweisgeber erstellt über das Portal einen Fall und erhält einen Zugangscode.
Die Verantwortlichen bearbeiten den Fall im Whistleblower-Bereich in Kenjo.
Der Hinweisgeber prüft den Status jederzeit im Portal mit seinem Zugangscode.
Die Verantwortlichen setzen den Fall auf Gelöst oder Archiviert.
Wer was sieht:
Rolle | Zugriff |
Admin, HR Admin | Sehen den Menüpunkt Whistleblower immer. Nur sie können Einstellungen ändern und den Globalen Status sehen. |
Mitarbeiter mit Zuweisung | Sehen den Menüpunkt nur, wenn sie mindestens einem Fall oder einer Kategorie zugewiesen sind. |
Hinweisgeber | Brauchen keinen Kenjo-Zugang. Sie nutzen das öffentliche Portal. |
Whistleblower-Funktion aktivieren
Admins und HR Admins aktivieren die Funktion unter Einstellungen > Funktionen > Whistleblower mit dem Schalter. Nur Admins und HR Admins können sie aktivieren. Ist die Funktion für Deine Organisation nicht freigeschaltet, zeigt Kenjo ein Schloss-Symbol und öffnet beim Aktivieren ein Freischaltungs-Fenster. Die Funktion bleibt dann ausgeschaltet.
Prüfe unter Einstellungen, dass Firmenname und Firmenlogo korrekt sind. Das Portal zeigt beides den Hinweisgebern an.
Gehe zu Einstellungen > Funktionen > Whistleblower und aktiviere den Schalter.
Öffne den Menüpunkt Whistleblower in der Seitenleiste.
Nach der Aktivierung sehen Admins, HR Admins und Mitarbeiter, die einer Kategorie oder einem Fall zugewiesen sind, den Menüpunkt in der Seitenleiste.
Bei der ersten Aktivierung legt Kenjo das Portal und 15 Standardkategorien an. Die Person, die die Funktion zum ersten Mal aktiviert, ist die Verantwortliche für alle Standardkategorien.
Kategorien verwalten
Unter Whistleblower > Einstellungen > Kategorien legst Du fest, welche Arten von Fällen gemeldet werden können und wer sie bearbeitet. Eine Kategorie ist das Thema eines Falls, zum Beispiel Betrug oder Korruption. Jede Kategorie hat mindestens einen Verantwortlichen, und neue Fälle werden automatisch den Verantwortlichen ihrer Kategorie zugewiesen.
Kenjo liefert diese 15 Standardkategorien mit: Machtmissbrauch, Handlungen von Wirtschaftsprüfern, Bestechung, Wettbewerbsrecht, Interessenkonflikt, Korruption, Betrug, Geldwäsche, Sonstiges, Beschaffungsbetrug, Schutz von Kindern, Rechte und Schutz von Einzelpersonen, Sexueller Missbrauch und Belästigung, Terrorismus, Inakzeptables Verhalten.
Kategorie erstellen
Klicke auf (+) Whistleblower-Kategorie erstellen.
Gib einen Kategoriename ein.
Wähle unter Verantwortliche(r) für die Kategorie mindestens einen Mitarbeiter aus.
Klicke auf Kategorie erstellen.
Verantwortliche ändern
Klicke rechts neben der Kategorie auf die drei Punkte und wähle Verantwortliche ändern.
Entferne Mitarbeiter oder füge neue hinzu.
Klicke auf Kategorie aktualisieren.
Die Änderung gilt nur für neue Fälle. Bestehende Fälle behalten ihre Verantwortlichen. Um bestehende Fälle neu zuzuweisen, nutze Fälle übertragen.
Kategorie löschen
Klicke auf die drei Punkte, wähle Kategorie löschen und bestätige. Eine gelöschte Kategorie steht für neue Fälle nicht mehr zur Verfügung. Bestehende Fälle bleiben dieser Kategorie zugeordnet. Der Name einer Kategorie kann nicht bearbeitet werden. Lösche die Kategorie und erstelle sie neu, wenn Du den Namen ändern möchtest.
Automatisierungen einrichten
Mit Automatisierungen sendet Kenjo Antworten und E-Mails automatisch, wenn Fälle erstellt oder aktualisiert werden. Du findest sie unter Whistleblower > Einstellungen > Automatisierungen. Wenn Automatisierungen für Deine Organisation nicht freigeschaltet sind, zeigt Kenjo ein Schloss-Symbol und Du kannst sie nicht einschalten.
Aktiviere Automatisierungen für die Whistleblower-Funktionalität aktivieren. Solange dieser Schalter aus ist, sind die einzelnen Regeln nicht auswählbar. Wenn Du ihn ausschaltest, werden alle drei Regeln ausgeschaltet.
Schalte die Regeln ein, die Du brauchst.
Regel | Was passiert |
Automatisch eine erste Antwort senden | Jeder neue Fall bekommt sofort eine automatische Antwort. So hältst Du die Frist für die Eingangsbestätigung ein (sieben Tage, siehe Abschnitt zu den gesetzlichen Anforderungen). |
E-Mail an den verantwortlichen Mitarbeiter senden, wenn ein neuer Hinweis erstellt wurde | Die Verantwortlichen erhalten eine E-Mail bei jedem neuen Fall. |
E-Mail an den verantwortlichen Mitarbeiter senden, wenn ein Hinweis aktualisiert wurde | Die Verantwortlichen erhalten eine E-Mail, wenn der Hinweisgeber seinen Fall aktualisiert. |
Die Automatisierungen starten erst, nachdem der Hinweisgeber bestätigt hat, dass er seinen Zugangscode gespeichert hat. Der Hinweisgeber erhält E-Mail-Benachrichtigungen unabhängig von diesen Einstellungen, wenn er beim Erstellen des Falls eine E-Mail-Adresse angegeben hat.
Portal anpassen
Unter Whistleblower > Einstellungen > Portalkonfigurationen legst Du fest, welche Sprachen Dein Whistleblower-Portal anbietet und welchen Text Hinweisgeber dort sehen. Du findest hier auch die URL Deines Whistleblower-Portals. Jeder, der den Link kennt, kann das Portal öffnen. Veröffentliche ihn dort, wo Deine Mitarbeiter ihn finden, zum Beispiel im Intranet oder auf der Unternehmenswebsite.
Wähle den Tab der Sprache, die Du bearbeiten möchtest.
Aktiviere den Schalter, um die Sprache im Portal anzubieten. Mit ausgeschaltetem Schalter ist die Sprache im Portal nicht verfügbar.
Schreibe im Texteditor Deinen eigenen Portaltext.
Klicke auf Portalseite aktualisieren. Mit Änderungen verwerfen setzt Du nicht gespeicherte Änderungen zurück.
Wenn Du einen eigenen Text für eine Sprache speicherst, ersetzt er den Standardtext des Portals vollständig. Der Standardtext enthält auch den Hinweis, dass HR-bezogene Angelegenheiten nicht über das Portal gemeldet werden. Nimm diesen Hinweis in Deinen eigenen Text auf, wenn er weiter gelten soll. Das Portal zeigt die Sprachauswahl nur, wenn mehr als eine Sprache aktiv ist. Solange Du ungespeicherte Änderungen hast, kannst Du nicht zu einem anderen Sprachtab wechseln. Es kann sein, dass Du die Portalseite neu laden musst, um Änderungen zu sehen.
Fälle übertragen
Mit Fälle übertragen weisen Admins und HR Admins bestehende Fälle neuen Verantwortlichen zu, zum Beispiel wenn ein Verantwortlicher das Unternehmen verlässt. Du findest die Funktion unter Whistleblower > Einstellungen > Fallübertragungen.
Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie ändert, wer die Fälle sehen kann. Frühere Verantwortliche sehen den Fall nicht mehr, wenn Du sie ersetzt.
Klicke auf Fälle übertragen.
Wähle unter Fälle auswählen, was Du übertragen möchtest (siehe Tabelle unten).
Klicke auf Weiter und wähle unter Neue Verantwortliche die Mitarbeiter aus. Du kannst Fälle nur an aktive Mitarbeiter übertragen.
Entscheide, ob die Auswahl die aktuellen Verantwortlichen ersetzt oder zur Liste hinzugefügt wird.
Prüfe die Zusammenfassung und klicke auf Fälle zuweisen.
Option | Wann Du sie nutzt |
Fälle je nach Kategorie neu zuweisen | Alle Fälle einer Kategorie bekommen neue Verantwortliche. Es werden nur Kategorien angezeigt, die mindestens einen Fall haben. |
Fälle von einer verantwortlichen Person einer anderen zuweisen | Alle Fälle eines bestimmten Verantwortlichen wechseln. Die Auswahl enthält auch inaktive und gelöschte Mitarbeiter. |
Verantwortliche für einen bestimmten Fall festlegen | Du wählst einen einzelnen Fall über die Fall-Nr. aus. Aus Datenschutzgründen siehst Du nur die Fall-Nr. |
Die neuen Verantwortlichen erhalten eine E-Mail, auch wenn die Automatisierungen ausgeschaltet sind.
Fälle im Überblick behalten
Unter Whistleblower > Übersicht siehst Du den Stand aller Fälle, die Dir zugewiesen sind. Die Übersicht hat drei Bereiche: Globaler Status, Deine Whistleblower-Fälle und Deine Whistleblower-Kategorien.
Globaler Status
Der Globale Status ist nur für Admins und HR Admins sichtbar. Er fasst alle Fälle der Organisation zusammen, ohne Details preiszugeben. Details siehst Du nur bei Fällen, die Dir zugewiesen sind.
Kennzahl | Wann sichtbar | Bedeutung |
Offene Fälle | Immer | Fälle, die noch nicht abgeschlossen sind |
Fälle in den letzten 7 Tagen aktualisiert | Immer | Inklusive Nachrichten von und an den Hinweisgeber, ohne interne Notizen |
Fälle in den letzten 30 Tagen erstellt | Immer | Neue Fälle im letzten Monat |
Fälle in den letzten 30 Tagen geschlossen | Immer | Abgeschlossene Fälle im letzten Monat |
Gefährdete Fälle | Nur wenn mindestens ein Fall betroffen ist | Fälle, die in weniger als 15 Tagen überfällig werden |
Überfällige Fälle | Nur wenn mindestens ein Fall betroffen ist | Fälle, die seit 90 Tagen nicht abgeschlossen sind |
Kategorien ohne Verantwortliche | Nur wenn mindestens eine Kategorie betroffen ist | Kategorien, deren Verantwortliche fehlen, gelöscht oder deaktiviert wurden |
Fälle ohne Verantwortliche | Nur wenn mindestens ein Fall betroffen ist | Fälle, deren Verantwortliche fehlen, gelöscht oder deaktiviert wurden |
Die vier Warnkarten erscheinen nur, wenn sie etwas anzeigen. Mit Überprüfen springst Du zu den betroffenen Fällen oder Kategorien. Über das Symbol zum Aktualisieren lädst Du die Zahlen neu. Zwei Diagramme zeigen die Fälle pro Status sowie offene und geschlossene Fälle pro Kategorie.
Deine Whistleblower-Fälle
Hier siehst Du alle Fälle, für die Du verantwortlich bist, mit Fall-Nr., Status, Betreff, Kategoriename, Dringlichkeit, Erstellungsdatum, Letzte Aktualisierung am, Abschlussdatum und der Anzahl der Verantwortlichen. Die Liste ist in dieser Reihenfolge sortiert:
Fälle mit ungelesenen Kommentaren (fett, mit Symbol neben dem Betreff)
Überfällige Fälle
Gefährdete Fälle (in weniger als 15 Tagen überfällig)
Fälle in Bearbeitung
Gelöste Fälle
Archivierte Fälle
Deine Whistleblower-Kategorien
Hier siehst Du die Kategorien, für die Du verantwortlich bist. Neue Fälle dieser Kategorien werden Dir automatisch zugewiesen.
Whistleblower-Fall bearbeiten
Klicke in der Fallliste auf die Fall-Nr. oder den Betreff, um den Fall zu öffnen. Die Seite Whistleblower-Fall-Details zeigt Beschreibung, Anhänge, Status, Dringlichkeit, Konversation und interne Notizen. Der Hinweisgeber sieht im Portal Fall-Nr., Status, Kategorie, Datum, Betreff, Beschreibung, Anhänge, Nachrichten und die Namen der Verantwortlichen. Bei anonymen Meldungen steht bei Gemeldet von „Anonymous“.
Mit dem Hinweisgeber kommunizieren
Im Bereich Fall-Konversation schreibst Du dem Hinweisgeber Nachrichten und liest seine Antworten. Über das Büroklammer-Symbol im Nachrichtenfeld fügst Du Dateien hinzu. Der Hinweisgeber bleibt anonym, wenn er das gewählt hat.
Interne Notizen schreiben
Unter Interne Notizen schreibst Du Notizen, die nur Du und die anderen Verantwortlichen des Falls sehen. Der Hinweisgeber sieht sie nie. Änderungen an Notizen erscheinen nicht im Verlauf. Wenn interne Notizen für Deine Organisation nicht freigeschaltet sind, ist der Bereich ausgegraut und Kenjo zeigt ein Freischaltungs-Fenster.
Status und Dringlichkeit ändern
Klicke auf den Status, um das Statusmenü zu öffnen. Klicke auf Dringlichkeit, um die Dringlichkeit zu ändern. Du kannst jeden Status direkt wählen. Es gibt keine feste Reihenfolge.
Feld | Werte | Sichtbar für den Hinweisgeber? |
Status | Neu, In Bearbeitung, Warten auf Hinweisgeber, Gelöst, Archiviert | Ja. Vor der Änderung bestätigst Du einen Dialog. Der Hinweisgeber kann eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn er eine Adresse angegeben hat. |
Dringlichkeit | Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch, Ohne Dringlichkeit | Nein. Das durchgestrichene Augen-Symbol zeigt das an. Der Hinweisgeber wird nicht benachrichtigt, und die Änderung steht nicht im Verlauf. |
Verlauf ansehen
Klicke oben rechts auf Verlauf anzeigen. Der Verlauf listet mit Datum und Person: Erstellt, Angesehen, Bearbeitet, Neue Nachricht gesendet, jede Statusänderung, Neuzuweisungen und das Wiedereröffnen durch den Hinweisgeber. Der Verlauf ist nur im Whistleblower-Bereich sichtbar, nicht im Portal.
Fälle abschließen und wieder öffnen
Fälle können aus rechtlichen Gründen nicht gelöscht werden, nur archiviert. Gelöst und Archiviert schließen einen Fall. In geschlossenen Fällen sind keine neuen Nachrichten möglich.
Wenn Du als Verantwortlicher einen geschlossenen Fall wieder bearbeiten möchtest, wähle im Statusmenü einen anderen Status, zum Beispiel In Bearbeitung.
Wenn der Hinweisgeber einen geschlossenen Fall mit Fall erneut öffnen wieder öffnet, setzt Kenjo den Status auf Neu und benachrichtigt die Verantwortlichen.
Gesetzliche Anforderungen verstehen
Die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 vom 23. Oktober 2019, in Deutschland auch Hinweisgeberschutzgesetz genannt, schützt Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden. Sie schützt Hinweisgeber vor Repressalien. Die Whistleblower-Funktion in Kenjo unterstützt Dich dabei, diese Anforderungen umzusetzen.
Hinweis:
Dieser Abschnitt erklärt die Grundlagen und ist keine Rechtsberatung. Er gibt eine Auslegung bestimmter Aspekte der Richtlinie wieder. Lass Dich für Deinen konkreten Fall von einem Rechtsbeistand beraten.
Wer ist betroffen?
Private Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten.
[LEGAL-PRÜFUNG: Zeile zu Unternehmen ab 250 Beschäftigten, „sofortige Implementierung“, bitte bestätigen]
Öffentliche Stellen: Die Pflicht gilt für alle Kommunen, Behörden und öffentlichen Organisationen.
Welche Meldekanäle gibt es? Der Hinweisgeber wählt selbst:
Interne Meldekanäle: Verantwortlich sind Mitarbeiter wie die Rechtsabteilung, externe Anwälte oder Ombudspersonen.
Externe Meldestellen beim Bundesministerium für Justiz.
Weitere Meldestellen bei zuständigen Behörden.
Was muss ein Meldekanal leisten?
Auf Wunsch des Hinweisgebers ist ein persönlicher Austausch statt schriftlicher oder mündlicher Kommunikation möglich.
Alle Personen, die beruflich mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (Beschäftigte, Geschäftspartner, Beschäftigte von Geschäftspartnern), dürfen melden.
Du musst über die Meldemöglichkeit informieren, zum Beispiel mit einem Link auf der Unternehmenswebsite.
Vertraulichkeit und Datensicherheit müssen geschützt sein.
Was kann gemeldet werden? Zum Beispiel Strafrecht und bestimmte Ordnungswidrigkeiten, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz und personenbezogene Daten sowie Netz- und Informationssicherheit.
Welche Fristen gelten?
Frist | Pflicht |
Innerhalb von 7 Tagen | Die Verantwortlichen bestätigen dem Hinweisgeber den Eingang des Falls. |
Spätestens nach 3 Monaten | Der Hinweisgeber erhält eine Rückmeldung zu seinem Fall. |
Immer | Alle Meldungen und Folgemaßnahmen werden gemäß DSGVO dokumentiert. |
Was Du außerdem wissen solltest:
Beweislastumkehr: Bei einer Kündigung musst Du belegen, dass sie nicht mit einem gemeldeten Hinweis zusammenhängt.
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei Kündigungen.
Lege eine interne Whistleblower-Richtlinie fest.
Welche Sanktionen drohen? [LEGAL-PRÜFUNG: Beträge bestätigen]
Fehlender interner Meldekanal: Bußgeld bis zu 20.000 €.
Meldungen verhindern, Repressalien ausüben oder die Vertraulichkeit der Identität verletzen: Bußgeld bis zu 100.000 € pro Verstoß.
So setzt Du es um:
Richte eine interne Meldestelle ein, zum Beispiel mit der Whistleblower-Funktion in Kenjo.
Lege den autorisierten Personenkreis fest.
Definiere Prozesse für Annahme, Bearbeitung und Folgemaßnahmen.
Informiere Deine Mitarbeiter über das Hinweisgebersystem und verlinke das Portal auf Deiner Website.
Häufige Fragen
Kann ich einen Whistleblower-Fall löschen?
Nein. Aus rechtlichen Gründen können Fälle nur archiviert werden. Archivierte Fälle bleiben erhalten und können wieder geöffnet werden.
Warum sehe ich den Menüpunkt Whistleblower nicht?
Admins und HR Admins sehen ihn, sobald die Funktion aktiviert ist. Wenn Du kein Admin bist, siehst Du ihn nur, wenn Du mindestens einem Fall oder einer Kategorie zugewiesen bist.
Kann ich den Namen einer Kategorie ändern?
Nein. Du kannst nur die Verantwortlichen ändern. Lösche die Kategorie und erstelle sie mit dem neuen Namen neu, wenn Du den Namen ändern möchtest.
Was passiert, wenn ein Hinweisgeber seinen Zugangscode verliert?
Der Code kann nicht wiederhergestellt werden, weder vom Admin noch von Kenjo. Der Hinweisgeber kann den Fall dann nicht mehr im Portal öffnen und muss einen neuen Fall erstellen.
Sieht der Hinweisgeber die Dringlichkeit und die internen Notizen?
Nein. Beides ist nur für die Verantwortlichen sichtbar. Der Hinweisgeber sieht den Status und die Nachrichten der Fall-Konversation.
Wer kann einen abgeschlossenen Fall wieder öffnen?
Der Hinweisgeber öffnet ihn im Portal mit Fall erneut öffnen, dann steht der Status auf Neu. Verantwortliche wählen im Statusmenü einen anderen Status.
Warum kann ich die Automatisierungen oder die internen Notizen nicht nutzen?
Beide Funktionen müssen für Deine Organisation freigeschaltet sein. Ist das nicht der Fall, zeigt Kenjo ein Schloss-Symbol und Du kannst sie nicht einschalten.
Sehen Hinweisgeber, wer ihren Fall bearbeitet?
Ja. Im Portal stehen die Namen der Verantwortlichen am Fall.