Verstehen, was die EU-Whistleblower-Richtlinie verlangt
Die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937, in Deutschland auch Hinweisgeberschutzgesetz genannt, schützt Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden. Ein Hinweisgeber ist eine Person, die einen solchen Verstoß meldet. Ein Fall ist eine einzelne Meldung. Die Richtlinie schützt Hinweisgeber vor Repressalien. Die Whistleblower-Funktion in Kenjo unterstützt Dich dabei, diese Anforderungen umzusetzen.
Hinweis:
Dieser Abschnitt erklärt die Grundlagen und ist keine Rechtsberatung. Er gibt eine Auslegung bestimmter Aspekte der Richtlinie wieder. Lass Dich für Deinen konkreten Fall von einem Rechtsbeistand beraten.
Prüfen, ob Dein Unternehmen betroffen ist
Wenn Dein Unternehmen die gesetzlich festgelegte Größe erreicht, musst Du eine interne Meldestelle einrichten. Eine interne Meldestelle ist die Stelle in Deinem Unternehmen, die Meldungen von Hinweisgebern entgegennimmt und bearbeitet. Ab welcher Größe und ab wann die Pflicht gilt, legt das Gesetz fest. Öffentliche Stellen wie Kommunen, Behörden und öffentliche Organisationen sind ebenfalls verpflichtet. Prüfe die genauen Grenzen für Dein Unternehmen mit einem Rechtsbeistand.
Verstehen, welche Meldekanäle es gibt
Der Hinweisgeber wählt selbst, wo er meldet:
Interne Meldekanäle: Verantwortlich sind Mitarbeiter wie die Rechtsabteilung, externe Anwälte oder Ombudspersonen.
Externe Meldestellen beim Bundesministerium für Justiz.
Weitere Meldestellen bei zuständigen Behörden.
Anforderungen an den Meldekanal erfüllen
Ein Meldekanal muss diese Anforderungen erfüllen:
Auf Wunsch des Hinweisgebers ist ein persönlicher Austausch statt schriftlicher oder mündlicher Kommunikation möglich.
Alle Personen, die beruflich mit dem Unternehmen in Kontakt stehen (Beschäftigte, Geschäftspartner, Beschäftigte von Geschäftspartnern), dürfen melden.
Du musst über die Meldemöglichkeit informieren, zum Beispiel mit einem Link auf der Unternehmenswebsite.
Vertraulichkeit und Datensicherheit müssen geschützt sein.
Verstehen, was gemeldet werden kann
Gemeldet werden können zum Beispiel Strafrecht und bestimmte Ordnungswidrigkeiten, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz und personenbezogene Daten sowie Netz- und Informationssicherheit.
Fristen einhalten
Das Gesetz legt Fristen für die Bearbeitung von Fällen fest. Die genauen Fristen findest Du im Gesetz. Die Verantwortlichen sind die Mitarbeiter, die einen Fall bearbeiten.
Pflicht | Was Du tun musst |
Eingangsbestätigung | Die Verantwortlichen bestätigen dem Hinweisgeber den Eingang des Falls innerhalb der gesetzlichen Frist. |
Rückmeldung | Der Hinweisgeber erhält innerhalb der gesetzlichen Frist eine Rückmeldung zu seinem Fall. |
Dokumentation | Alle Meldungen und Folgemaßnahmen werden gemäß DSGVO dokumentiert. |
Wenn Du die Automatisierung Automatisch eine erste Antwort senden einschaltest, bestätigt Kenjo den Eingang eines Falls automatisch.
Weitere Pflichten beachten
Neben dem Meldekanal gelten weitere Pflichten:
Beweislastumkehr: Bei einer Kündigung musst Du belegen, dass sie nicht mit einem gemeldeten Hinweis zusammenhängt.
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei Kündigungen.
Lege eine interne Whistleblower-Richtlinie fest.
Sanktionen vermeiden
Bei Verstößen drohen Bußgelder. Dazu zählen ein fehlender interner Meldekanal, das Verhindern von Meldungen, Repressalien gegen Hinweisgeber und die Verletzung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers.
Anforderungen umsetzen
So setzt Du die Anforderungen um:
Richte eine interne Meldestelle ein, zum Beispiel mit der Whistleblower-Funktion in Kenjo.
Lege den autorisierten Personenkreis fest.
Definiere Prozesse für Annahme, Bearbeitung und Folgemaßnahmen.
Informiere Deine Mitarbeiter über das Hinweisgebersystem und verlinke das Portal auf Deiner Website.
Häufige Fragen
Muss mein Unternehmen eine interne Meldestelle einrichten?
Wenn Dein Unternehmen die gesetzlich festgelegte Größe erreicht, ja. Öffentliche Stellen sind ebenfalls verpflichtet. Die genaue Grenze legt das Gesetz fest, prüfe sie mit einem Rechtsbeistand.
Kann ich mit Kenjo einen internen Meldekanal einrichten?
Ja. Mit der Whistleblower-Funktion stellst Du Deinen Mitarbeitern ein Portal für Meldungen bereit und bearbeitest die Fälle im Whistleblower-Bereich in Kenjo.
Bestätigt Kenjo den Eingang eines Falls automatisch?
Ja, wenn Du die Automatisierung Automatisch eine erste Antwort senden einschaltest. Wenn Du sie ausgeschaltet lässt, bestätigen die Verantwortlichen den Eingang selbst.
Dürfen auch Geschäftspartner einen Fall melden?
Ja. Alle Personen, die beruflich mit Deinem Unternehmen in Kontakt stehen, dürfen melden. Das Portal braucht dafür kein Kenjo-Konto.