In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Schichten planst, anlegst, Mitarbeiter zuweist und bestehende Schichten bearbeitest oder löschst. Du lernst, wie Du den Schichtplaner nutzt, Pflichtfelder ausfüllst und offene Schichten mit Mitarbeiterempfehlungen besetzt. Dieser Artikel ist relevant für alle, die Schichten im System verwalten und planen müssen.
1. Schichtplanung im System aufrufen
Falls Du mit der Planung einer neuen Woche beginnen willst, dann navigierst Du in den Bereich Schichtplanung. Falls Du die Ansicht anpassen willst, dann wähle die entsprechende Kalenderwoche im Kalender aus.
Gehe zu Schichtplanung > Schichtpläne.
Klicke auf die Schaltfläche (+) NEUE SCHICHT, um einen neuen Einsatz zu planen.
2. Neue Schichten im Detail anlegen
Falls Du eine Schicht erstellst, dann musst Du alle Pflichtfelder (*) ausfüllen. Falls Du eine Wiederholung über mehrere Wochentage festlegst, dann erstellt das System automatisch mehrere Termine; falls Du keine Auswahl triffst, dann wird eine Ein-Tages-Schicht generiert.
Lege die Startzeit, Endzeit und die Pausendauer fest.
Bestimme den Standort und optional den genauen Arbeitsbereich.
Wähle die benötigte Rolle (z. B. Manager oder Servicepersonal) aus.
Hinweis: Unveröffentlichte Schichten erkennst Du an den Streifen auf der Schichtkarte. Falls die Karte einfarbig dargestellt wird, dann ist sie bereits für Deine Mitarbeiter sichtbar.
3. Mitarbeiter zuweisen oder Schichten offen lassen
Falls Du eine Schicht direkt besetzen willst, dann nutzt Du das Dropdown-Menü für Mitarbeiter. Falls Du noch keinen passenden Kollegen gefunden hast, dann lässt Du die Schicht als Offene Schicht bestehen.
Nutze die Empfehlungen von Kenjo, um Mitarbeiter mit passender Rolle und Standort zu finden.
Klicke auf das (+) Symbol neben einem Namen, um diesen Mitarbeiter direkt einzuteilen.
Speichere Deine Eingaben, um die Schicht im Planer zu sichern.
Beispiel: Falls Du eine Schicht für den Standort "Berlin" planst, dann schlägt das System bevorzugt Mitarbeiter vor, die diesem Standort in ihrem Profil zugeordnet sind.
4. Bestehende Schichten bearbeiten oder löschen
Falls sich Deine Planung ändert, dann kannst Du jede Schichtkarte nachträglich anpassen. Falls Du eine Schicht löschst, dann gehen die Informationen unwiderruflich verloren; falls Du sie nur bearbeitest, dann bleiben die restlichen Daten erhalten.
Klicke auf die Schichtkarte, die Du ändern möchtest.
Wähle das Bleistift-Symbol für Bearbeitungen oder das Mülleimer-Symbol zum Löschen.
Ändere bei Bedarf den zugewiesenen Mitarbeiter oder die Arbeitszeiten.
5. Dienstplan final veröffentlichen
Falls Du mit der Wochenplanung fertig bist, dann musst Du den Plan veröffentlichen. Falls Du die Push-Benachrichtigungen aktivierst, dann erhalten die Mitarbeiter sofort eine Meldung auf ihr Smartphone; falls Du den Schalter deaktivierst, dann müssen die Kollegen selbst im Plan nachsehen.
Prüfe die Zusammenfassung der Gesamtstunden und Schichten.
Klicke auf VERÖFFENTLICHEN, um den Plan freizugeben.
Beachte, dass die Veröffentlichung immer für die gesamte ausgewählte Woche erfolgt.
Vorschlag: Nutze das Feld Notizen, falls Du dem Mitarbeiter spezifische Anweisungen (z. B. "Schlüssel beim Empfang abholen") für seine Schicht mitgeben willst.
