Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du in den Lohnabrechnung-Einstellungen Mitarbeiter auswählst und deren Lohnabrechnungsstatus überprüfst. Du erfährst, welche verschiedenen Status es gibt und wie Du diese bei Bedarf änderst. Relevant ist das vor allem, wenn Du sicherstellen möchtest, dass nur die korrekten Datensätze in die nächste Lohnabrechnung übernommen werden.
Mitarbeiter für die Lohnabrechnung festlegen
Wenn Du sicherstellen möchtest, dass nur die korrekten Datensätze übertragen werden, wähle die entsprechenden Mitarbeiter manuell aus.
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechungs-Einstellungen.
Klicke im horizontalen Menü auf den Reiter MITARBEITER.
Nutze das Feld Filter auf der rechten Seite, falls Du nach einem spezifischen Mitarbeiterstatus (aktiv, nicht aktiviert, deaktiviert) oder Lohnabrechnungsstatus suchen möchtest.
Übersicht der Lohnabrechnungsstatus
aktiviert | Mitarbeiter ist für die nächste Lohnabrechnung aufgenommen |
aktiviert bis [Datum] | Der Mitarbeiter bleibt bis zum letzten Tag der letzten Abrechnungsperiode aktiv. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen beispielsweise zum 15.01., bleibt er bis zum 31.01. aktiv und wird somit noch in der Abrechnungsperiode Januar berücksichtigt. |
aktiviert - unvollständige Daten | Bei diesem Mitarbeiter fehlen grundlegende Informationen. Bitte vervollständigen. |
deaktiviert | Mitarbeiter wird nicht in der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt |
deaktiviert - manuell | Hier wurde der Mitarbeiter manuell für die Lohnabrechnung deaktiviert. |
deaktiviert - gekündigt | Automatisch deaktiviert, aufgrund des eingegangenen Kündigungsdatums |
Status der Mitarbeiter ändern
Du kannst den Status für einzelne Personen oder ganze Gruppen gleichzeitig anpassen.
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechungs-Einstellungen.
Wähle den Reiter MITARBEITER aus.
Setze das Häkchen in die Box rechts neben dem Namen für einen, mehrere oder alle Mitarbeiter.
Klicke auf die Schaltfläche AKTIONEN.
Wähle die Option aktivieren oder deaktivieren.
Fehlende Mitarbeiterinformationen ergänzen
Falls wichtige Daten wie die Mitarbeiter-ID oder der Stundenlohn fehlen, zeigt Dir die Lohnabrechnungsvorschau eine Fehlermeldung an. Du musst (!) diese Informationen ergänzen, da Du die Lohnabrechnung sonst nicht absenden kannst.
Wichtig: Vor dem Einstellungsdatum oder Gehalts-Startdatum gestempelte Stunden fehlen in der Lohnabrechnung
Kenjo übernimmt in der Lohnabrechnung nur Stunden, die ab bestimmten Stichtagen im Mitarbeiterprofil erfasst wurden. Das System zeigt dafür keine Fehlermeldung an, prüfe deshalb bei jedem neuen Mitarbeiter beide Fälle:
Einstellungsdatum: Hat ein Mitarbeiter schon vor seinem im Profil hinterlegten Einstellungsdatum ein- und ausgestempelt, zum Beispiel weil er tatsächlich früher gestartet ist, werden diese Stunden nicht an Deinen Lohnabrechnungsanbieter übermittelt.
Gehalts-Startdatum: Weicht das Startdatum des Gehalts vom tatsächlichen Arbeitsbeginn ab oder liegt es in der Zukunft, fehlen die Stunden für den betroffenen Zeitraum ebenfalls in der Übermittlung.
Stelle deshalb vor jedem Senden sicher, dass Einstellungsdatum und Gehalts-Startdatum mit dem tatsächlichen ersten Arbeitstag übereinstimmen. Wurde eine Abrechnung bereits mit fehlenden Stunden gesendet, wende Dich an den Kenjo Support.
Klicke auf die Schaltfläche # Mitarbeiter nicht enthalten.
Wähle Gehe zu den Einstellungen aus.
Klicke auf den Namen des Mitarbeiters.
Ergänze die fehlenden Daten im rechten Pop-up-Fenster, indem Du direkt in das rot umrandete Feld mit dem Text Unvollständig klickst.
Bestätige Deine Eingaben mit einem Klick auf SPEICHERN.
