Die Standorterfassung hilft Dir dabei, sicherzustellen, dass Deine Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln vor Ort sind. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die Geolocation Funktion in Deinen Anwesenheitsrichtlinien aktivierst und mehrere Standorte mit entsprechenden Radien einrichtest.
Die Geolocation Funktion hilft Dir dabei, den Standort Deiner Mitarbeiter nachzuvollziehen, wenn sie ihre Anwesenheiten erfassen. Mit dieser Funktion kannst Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln vor Ort sind und erhältst eine Übersicht, wenn Mitarbeiter versuchen, sich außerhalb definierter Standorte ein- oder auszustempeln.
Sobald Du das Modul Anwesenheit unter Einstellungen > Funktionen > Anwesenheit aktiviert hast, kannst Du auch die Geolocation Funktion aktivieren.
1. Standorterfassung aktivieren
Als Admin kannst Du diese Funktion für die jeweiligen Anwesenheitsrichtlinien über die Einstellungen aktivieren.
Folge den Schritten, um die Standorterfassung zu aktivieren:
Gehe zu Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Anwesenheitsrichtlinien
Wähle eine Richtlinie aus und klicke auf das Drei-Punkte-Menü
Wähle Richtlinie bearbeiten
Gehe zu Standort-Erfassung
Aktiviere Standorterfassung erlauben, in dem Du das Häkchen rechts in der Ecke setzt
Klicke auf Geofence-Verhalten festlegen, wenn Du Mitarbeiter beim Einchecken außerhalb eines definierten Standorts warnen oder blockieren möchtest
Klicke auf Mitarbeiter warnen, wenn Deine Mitarbeiter einen Hinweis erhalten sollen, aber trotzdem von außerhalb eines Standorts einchecken dürfen
Klicke auf Geofence-Verhalten festlegen, wenn Du verhindern möchtest, dass Mitarbeiter außerhalb eines definierten Standorts einchecken
Klicke auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN
2. Standorte hinzufügen
Du musst einen oder mehrere Standorte hinzufügen, damit Deine Mitarbeiter sich zum Beispiel ihren Standort erfassen können, sobald sie im Büro sind.
Du kannst ebenso einen gültigen Radius um den von Dir definierten Standort definieren.
Folge den nachstehenden Schritten um einen Standort hinzuzufügen:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations)
Klicke (+) Standort hinzufügen, um einen neuen Standort aufzunehmen
Fülle die die benötigten Angaben zur Adresse aus:
Name (Pflichtfeld): Name der Location z.B. Büro Berlin
Adresse (Pflichtfeld): Straße und Hausnummer der Location
Stadt (Pflichtfeld): Name der Stadt der Location
Land (Pflichtfeld): Name des Landes der Location
Postleitzahl (Pflichtfeld): Postleitzahl der Location
Radius (Pflichtfeld): Radius um die angegebene Location (3 Optionen sind verfügbar: 0.1 km, 0.5 km, und 1 km)
Klicke auf Adresse validieren
Klicke Speichern
3. Locations bearbeiten
Folge den nachstehenden Schritten um eine Location zu bearbeiten:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations)
Klicke auf den Drei-Punkte-Button neben der Location, die Du bearbeiten möchtest
Klicke Bearbeiten um Deine gewünschten Änderungen vorzunehmen
4. Locations löschen
Folge den nachstehenden Schritten um eine Location zu löschen:
Gehe zu Anwesenheit > Einstellungen > Standorte (Geolocations)
Klicke auf den Drei-Punkte-Button neben der Location, die Du löschen möchtest
Klicke Löschen
Beachte:
Wenn die Standorterfassung deaktiviert ist oder keine Standorte bei Kenjo hinzugefügt worden sind, funktioniert die Zeiterfassung wie gewohnt.
Wenn ein Mitarbeiter die Standorterfassung auf seinem Handy nicht aktiviert hat, funktioniert Geolocation nicht und die Zeit wird ohne Standort erfasst.
Die Geolocation kann nur auf einem mobilen Gerät und nicht in der Desktop Anwendung auf dem Computer genutzt werden.
5. Geolocation & Anwesenheit
Sobald die Geolokalisierung aktiviert ist, sollten Deine Mitarbeiter so etwas sehen können, wenn sie sich für ihre Anwesenheit anmelden:
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Hinweis:
Hinweis: Wenn Mitarbeiter die Standorterfassung in den Einstellungen ihres Endgeräts deaktiviert haben, wird der Standort nicht erfasst und ihr Zeiteintrag mit einem grauen Standortsymbol versehen.
Warnung für Mitarbeiter beim Zeit erfassen außerhalb des Radius
Mit dieser Option werden Mitarbeiter gewarnt, wenn sie sich außerhalb eines Standorts ein- oder ausstempeln wollen. Die Mitarbeiter erhalten auf ihrem mobilen Endgerät angezeigt, ob sie sich innerhalb oder außerhalb des Arbeits-Standorts einchecken.
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Blockierung für Mitarbeiter beim Zeit erfassen außerhalb des Radius
Mit dieser Option werden Mitarbeiter daran gehindert ein- oder auszuchecken, wenn sie sich außerhalb eines definierten Standorts aufhalten. Sie können auf ihren mobilen Endgeräten nicht den Slider zum Ein- und Ausschecken verwenden und daher ihre Zeiten nicht erfassen.
Übersicht der Standorte-Status der Zeiteiträge aller Mitarbeiter
Admins können in der Zeiterfassung Übersicht per Farbcode sehen, ob sich Mitarbeiter innerhalb des Radius, außerhalb des Radius oder ohne Standort eingecheckt- und ausgecheckt haben.
Symbol-Farben
gelb: Die Anwesenheit hat an keinem der Organisation zugehörigen Orte stattgefunden.
grau: Der Mitarbeiter hat bei der Eingabe seiner Anwesenheit kein GPS verwendet.
grün: Der Mitarbeiter hat seine Anwesenheit von einem gültigen Ort aus eingegeben.
Als Administrator kannst Du das Mitarbeiterprofil > Anwesenheit aufrufen und sehen, wo die Person war, als sie die Anwesenheit erfasst hat.
