Nachdem Du Deine Abwesenheitsarten erstellt hast, geht es jetzt darum, die Abwesenheitsrichtlinien einzurichten. Diese Richtlinien sind die Regeln, nach denen jede Abwesenheitsart funktioniert und legen fest, wie Zyklen, Vergütung und Verfügbarkeit gehandhabt werden. Dieser Artikel zeigt Dir, wie Du eine neue Richtlinie hinzufügst und alle notwendigen Einstellungen vornimmst.
Hinweis:
Für DSPs: Dies ist ein Standard-Kenjo Artikel. DSP Kunden könnten trotz hoher Übereinstimmung Unterschiede feststellen.
Sobald Du gelernt hast, Deine Abwesenheitsarten zu erstellen, ist es an der Zeit, Deine Abwesenheitsrichtlinien zu erstellen. Denke daran, dass die Richtlinien die Regeln sind, nach denen jede Abwesenheitsart funktioniert. Sie legen den Zyklus, die Art der Vergütung und die Verfügbarkeit sowie andere erweiterte Optionen fest.
Jede Art von Abwesenheit erfordert mindestens eine Richtlinie, um wirksam zu sein.
Hinweis:
Wichtig: Es können mehrere Richtlinien pro Abwesenheitsart erstellt werden. Du wirst Deinen Mitarbeitern jedoch nur eine Abwesenheitsrichtlinie pro Abwesenheitsart zuweisen können.
1. Erstelle Abwesenheitsrichtlinien
Um eine neue Richtlinie hinzuzufügen, gehe zur erwünschten Abwesenheitsart und klicke auf (+) NEUE RICHTLINIE HINZUFÜGEN. (Abwesenheit > Einstellungen > "Neue Richtline hinzufügen")
Anschließend kannst Du alle Regeln für Deine neue Richtlinie einrichten, beginnend mit den Zulässigkeitsregeln.
2. Anspruch
Hier kannst Du auswählen, auf welche Abwesenheitsausgleiche die Mitarbeiter im Rahmen dieser Richtlinie Anspruch haben und wann sie diese Ausgleiche erhalten sollen. Dies ist der erste und entscheidende Schritt zur Festlegung Deiner Abwesenheitsrichtlinie.
Richtlinienname: Gib einen Richtliniennamen ein
Urlaubseinheit festgelegt in: Wähle die Einheit, in der Urlaubstage für Deine Mitarbeitenden angeboten werden sollen
Tage
Stunden
Urlaubstyp:
Optionen | Erklärung |
Fester Urlaub pro Zyklus | Eine feste Anzahl an Tagen/Stunden wird pro Zyklus als Grundurlaub gewährt, z. B. Urlaub |
Unbegrenzter Urlaub pro Zyklus | Keine Begrenzung der Urlaubstage/-stunden, z. B. bei Krankmeldungen |
Wenn Du Unbegrenzt auswählst, wird die Seitenleiste kürzer und es stehen weniger Regeln zur Verfügung.
Urlaubszyklus beginnt am:
Optionen | Erklärung |
Startdatum des Mitarbeitenden | Der jährliche Urlaubszyklus beginnt am Eintrittsdatum des Mitarbeitenden |
Zyklus deaktiviert | Kein Jahreszyklus – Urlaub verfällt nicht nach einem bestimmten Zeitraum |
Monatlicher Zyklus | Der Jahreszyklus beginnt am 1. eines beliebig gewählten Monats |
Grundanspruch: Gib die Anzahl an Urlaubstagen oder -Stunden an, die Mitarbeiter pro Zyklus erhalten. Du kannst auswählen, wie der Anspruch gebildet und wann gewährt wird.
Optionen | Erklärung |
Monatliche Gutschrift | Ende des Monats (nach Leistung): Der Urlaub wird am ersten Tag des nächsten Monats gutgeschrieben. |
Beginn des Monats (im Voraus): Der Urlaub wird am ersten Tag des aktuellen Monats gutgeschrieben. |
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Urlaub wird zu Beginn des Zyklus vollständig gewährt | Der gesamte Urlaub wird am ersten Tag des Jahreszyklus gutgeschrieben |
Wenn Du alles eingerichtet hast, klicke auf WEITER.
3. Zusätzlicher Anspruch
Im nächsten Schritt kannst Du die Regeln für den zusätzlichen Anspruch konfigurieren. Diese Regeln erhöhen den Basisanspruch automatisch, je nachdem, wie lange ein Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist. Wenn Du keine zusätzlichen Regeln erstellen möchtest, kannst Du diesen Schritt überspringen.
Du kannst eine zusätzliche Regel hinzufügen, indem Du auf (+) REGEL FÜR ZUSÄTZLICHEN ANSPRUCH HINZUFÜGEN klickst.
Beschäftigungsdauer (Jahre): Dauer in Jahren, berechnet ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters
Zusätzliche Anspruchstage/-stunden: Anspruch zusätzlich zum Basisanspruch
Beispiel:
Jahreszyklus: 1. Januar
Vergabemethode: Einmalig zu Beginn des Zyklus (1. Januar)
Basisanspruch: 24 Tage
Regeln | Zeitachse & Anspruchsvergabe |
Regel 1 Beschäftigungsdauer (Jahre): 1 Zusätzliche Anspruchstage: 1 Gesamtanspruch = 25
| 15. März '24: Eintrittsdatum des Mitarbeiters
1. Jan '25: Mitarbeiter erhält 24 Tage (Basisanspruch)
15. März '25: Mitarbeiter erhält 1 zusätzlichen Tag (Regel 1)
1. Jan '26: Mitarbeiter erhält 25 Tage
15. März '26: Mitarbeiter erhält 1 zusätzlichen Tag (Regel 2)
Hinweis: Zusätzliche Tage ergeben sich aus der Differenz
Gesamtanspruch Regel 2 - Regel 1
1. Jan '27: Mitarbeiter erhält 26 Tage
15. März '27: Keine zusätzlichen Anspruchsregeln
1. Jan '28: Mitarbeiter erhält 26 Tage |
Regel 2 Beschäftigungsdauer (Jahre): 2 Zusätzliche Anspruchstage: 2 Gesamtanspruch = 26 |
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Wenn Du fertig bist, klicke auf HINZUFÜGEN. Du kannst so viele zusätzliche Regeln erstellen, wie Du möchtest. Zum Schluss auf WEITER klicken.
4. Anpassungen (pro rata)
Als Nächstes kannst Du festlegen, ob der Grundanspruch einer Richtlinie für bestimmte Mitarbeiter angepasst (pro rata berechnet) werden soll – zum Beispiel für neue Mitarbeiter, Teilzeitkräfte oder Personen mit einem befristeten Vertrag.
Um das besser zu veranschaulichen, schauen wir uns drei Beispiele an, bei denen jeweils eine andere Art der Anpassung verwendet wird. Für alle drei Beispiel gilt:
Start des Urlaubsjahres: 1. Januar
Vergabemethode: Einmalig zu Beginn des Zyklus
Basisurlaub: 24 Tage |
Option 1: Basierend auf dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters
Eintrittsdatum: 15. März 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage
Art der Anpassung | Berechnung | Ergebnis |
Keine Anpassung | Voller Urlaubsanspruch, unabhängig vom Eintrittsdatum. | 24 Tage |
Tagesgenaue Anpassung | – Tage vom 15. März bis 31. Dezember: 292 Tage | 19,14 Tage |
Monatsweise Anpassung | – Volle Monate von April bis Dezember: 9 Monate (März nicht gezählt) | 18 Tage |
Option 2: Basierend auf dem Vertragsende
Vertragsende: 22. August 2024
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage
Art der Anpassung | Berechnung | Ergebnis |
Keine Anpassung | Voller Urlaubsanspruch, unabhängig vom Vertragsende. | 24 Tage |
Tagesgenaue Anpassung | – Tage vom 1. Januar bis 22. August: 235 Tage | 15,4 Tage |
Monatsweise Anpassung | – Volle Monate von Januar bis Juli: 7 Monate (August nicht gezählt) | 14 Tage |
Option 3: Basierend auf dem Arbeitsplan - für Teilzeitkräfte
Referenz für Vollzeit: 5 Arbeitstage/Woche oder 40 Stunden/Woche
Mitarbeiter Arbeitsplan: 3 Arbeitstage/Woche oder 20h/Woche
Urlaubsanspruch bei Vollzeit: 24 Tage
Art der Anpassung | Berechnung | Ergebnis |
Keine Anpassung | Voller Urlaubsanspruch, unabhängig vom Arbeitspensum. | 24 Tage |
Anpassung nach Arbeitstagen/Woche | – Mitarbeitende arbeiten 3 von 5 Tagen/Woche | 14,4 Tage |
Anpassung nach Stunden/Woche | – Mitarbeitende arbeiten 20 von 40 Stunden/Woche | 12 Tage |
Wenn Du alles konfiguriert hast, klicke auf WEITER.
5. Guthaben
Hier kannst Du auswählen, wie das Guthaben des Mitarbeiters für die Richtlinie, die Du gerade erstellst, verwaltet werden soll.
Negativen Kontostand in aktuellem Zyklus erlauben | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter Urlaub über ihr verfügbares Guthaben hinaus beantragen. Das negative Guthaben kann begrenzt oder unbegrenzt festgelegt werden. |  |
Erlaube Übertrag ungenutzten Anspruchs in den nächsten Zyklus | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter nicht genutztes Guthaben in den nächsten Jahreszyklus mitnehmen. Das übertragene Guthaben kann begrenzt oder unbegrenzt sein, mit einer zeitlichen Begrenzung für dessen Gültigkeit. |  |
Aktuelles Guthaben auf volle Tage aufrunden
(nur für tagesbasierte Richtlinien) | Das Runden erfolgt nur, wenn ein Guthaben gewährt wird.
Beispiel: Jahreszyklus ab 1. Januar, monatliche Gewährung, z. B. 23 Tage jährlich → 23/12 = 1,92 Tage pro Monat.
1. Abrunden auf das vorherige Intervall: Der Mitarbeiter erhält am 1. jedes Monats 1 Tag.
2. Aufrunden auf das nächste Intervall: Der Mitarbeiter erhält am 1. jedes Monats 2 Tage.
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Richtliniendetails in Abwesenheitskarten anzeigen | Wenn aktiviert, sehen Mitarbeiter die Details ihrer Abwesenheitsrichtlinie auf der Seite Abwesenheit → Persönlich in der entsprechenden Karte. |
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Nachdem Du die Einstellungen getroffen hast, WEITER.
6. Abzug
Um diese Abwesenheitsrichtlinie so benutzerdefiniert wie möglich zu definieren, kannst Du Tage bestimmen, an denen die Mitarbeiter der Richtlinie abwesend sind und nicht arbeiten. Ein klassischer Anwendungsfall wäre es, wenn einige Mitarbeiter eine 4-Tage-Woche haben und freitags bspw. nicht arbeiten.
Wähle per Dropdown aus, ob die Abzugsregeln sich aus dem Arbeitsplan der Mitarbeiter ergeben, aus den Kalendertagen oder aus einer benutzerdefinierten Arbeitswoche, die Du hier festlegst.
Bei benutzerdefinierter Arbeitswoche:
Lege Arbeitstage fest, in dem Du auf diejenigen Wochentage klickst, die der Mitarbeiter arbeitet.
Lege Arbeitsstunden fest, in dem Du pro Arbeitstag die Stundenanzahl bestimmst, die der Mitarbeiter an diesem Tag arbeitet.
Klicke SPEICHERN
Wenn ein Mitarbeiter dieser Richtlinie in Zukunft Abwesenheiten anfragt, werden ihm diejenigen Tage die keine Arbeitstage sind, als nicht auswählbar angezeigt. In unserem Beispiel werden Montag und Freitag als Arbeitsfreier Tag angezeigt und sind somit bei einer Abwesenheitsanfrage nicht wählbar.
7. Anfragen
Als letzten Schritt kannst Du auswählen, wie die Abwesenheitsanfragen der Mitarbeiter für die Richtlinie, die Du gerade erstellst, verwaltet werden sollen.
Optionen | Erklärung | Hinweise |
Genehmigung erforderlich | Wenn aktiviert, müssen alle Anfragen im Rahmen dieser Richtlinie genehmigt werden. |  |
Sperren von Abwesenheitsanfragen während der Probezeit | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter dieser Richtlinie während der Probezeit keine Abwesenheit beantragen. |  |
Nur Admins oder HR Admins dürfen Anfragen erstellen | Wenn aktiviert, können nur Admins oder HR Admins Abwesenheiten im Namen des Mitarbeiters erstellen oder bearbeiten. |  |
Den Mitarbeitern erlauben, halbtägige Freistellungen anzufordern | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter halbtägige Abwesenheiten beantragen. |  |
Mitarbeitern erlauben, wiederholte Abwesenheiten zu beantragen | Wenn aktiviert, können Mitarbeiter sich widerholende Abwesenheiten beantragen |  |
Zum Schluss klicke auf SPEICHERN. Du hast nun erfolgreich Deine erste Abwesenheitsrichtlinie erstellt! Du kannst beliebig viele Richtlinien erstellen. Erfahre mehr darüber, wie Du Mitarbeitern Richtlinien zuweist, in diesem Artikel.