In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Workflows und E-Mail-Vorlagen in Deinem HR-System erstellst und konfigurierst. Du lernst, wie Du automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für verschiedene HR-Prozesse wie Geburtstagserinnerungen oder Dokumentverfallmeldungen einrichtest. Dieser Artikel ist relevant für HR-Administratoren, die wiederkehrende HR-Aufgaben automatisieren möchten.
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Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
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Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung an bevorstehenden Geburtstag

Betreff: Am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburstag

Inhalt:

Hallo,

am {!userPersonal.nextBirthday} hat {!userPersonal.displayName} Geburtstag.

Bitte kümmere Dich gemäß eurer teambezogenen Absprachen um die nächsten Schritte.

Beste Grüße

Dein HR Team

Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
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Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:
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Name der Vorlage: Erinnerung an Upload eines ärztlichen attests bei Krankheit über 3 Tagen
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Betreff: Erinnerung: Bitte lade Dein ärztliches Attest in Kenjo hoch

Inhalt:

Hallo,
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bitte lade für Deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch Dein ärztliches Attest hier in Kenjo hoch.

Solltest Du das Attest bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

Wir wünschen Dir Gute Besserung und freuen uns, wenn Du bald wieder zurück bist!

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen:
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Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Als Erstes wird die E-Mail-Vorlage erstellt. Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN.

Name der Vorlage: Erinnerung an Upload einer eAU bei Krankheit über 3 Tagen

Betreff: Erinnerung: Bitte lade Deine eAU in Kenjo hoch

Inhalt:

Hallo,
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bitte lade für Deine {!_timeOffTypeName} vom {!_from} bis {!_to} noch Deine eAU hier in Kenjo hoch.

Solltest Du diese bereits hochgeladen haben, betrachte diese E-Mail bitte als gegenstandslos.

Beachte, dass Du Deine eAU nur hochladen musst, wenn Du bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert bist.

Wir wünschen Dir Gute Besserung und freuen uns, wenn Du bald wieder zurück bist!

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen. Deine E-Mail-Vorlage wird also wie folgt aussehen:

Als Nächstes ist es an der Zeit, den Workflow zu erstellen. Klicke dazu unter Einstellungen > Workflows auf (+) WORKFLOW ERSTELLEN. Fülle die Felder wie folgt aus:

Das Ganze wird dann so aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt aus:

Die Aktion wird dan so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergiss nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Zusätzlich kannst Du ebenfalls einen Workflow zur Erinnerung an den Export der Abwesenheitshistorie erstellen. Beginne mit der Einrichtung der E-Mail-Vorlage.

Name der Vorlage: Erinnerung an den Export des Abwesenheitshistorie-Dashboards, um es an den Steuerberater zu senden

Betreff: Erinnerung: Exportiere das Abwesenheitshistorie-Dashboard

Inhalt:

Hallo,

Dies ist Deine monatliche Erinnerung, Dein Abwesenheitshistorie-Dashboard zu exportieren und an Deinen Steuerberater zu senden. Du findest es unter Analytics > Dashboards.

Beste Grüße!

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen. Deine E-Mail-Vorlage wird also wie folgt aussehen:

Erstelle anschließend den Workflow. Fülle die Felder wie folgt aus:

Klicke auf SPEICHERN UND WEITER. Dein Workflow wird am Ende so aussehen:

Füge nun folgende Aktion hinzu:

Klicke auf AKTION HINZUFÜGEN. Deine Aktion wird wie folgt aussehen:

Klicke letztendlich auf FERTIGSTELLEN, um Deinen neuen Workflow zu speichern. Vergiss nicht, ihn zu aktivieren, bevor Du beginnst, ihn zu nutzen.

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
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Name der E-Mail-Vorlage: Informationen im Mitarbeiterprofil wurden geändert
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Betreff: Im Profil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert

Inhalt:

Hallo,

im Mitarbeiterprofil von {!userPersonal.displayName} wurden Angaben geändert.

Beste Grüße

Dein HR Team

Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow aus dem Beispiel benachrichtigt Dich, wenn der IBAN-Code eines Mitarbeiter geändert wurde. Du kannst weitere Workflows nach diesem Beispiel erstellen und verschiedene Filter einstellen, um sicherzustellen, dass Du immer dann benachrichtigt wirst, wenn wichtige Informationen in den Profilen der Mitarbeiter geändert werden. Du kannst auch die E-Mail-Vorlage bearbeiten, um genauer festzulegen, welche Informationen sich geändert haben.

Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):
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Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
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Name der E-Mail-Vorlage: Erinnerung Resturlaubstage aus Vorjahr
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Betreff: Resturlaubstage aus dem letzten Jahr verfallen zum 31.03.
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Inhalt:

Liebe MitarbeiterInnen,

die übertragenden Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr verfallen zum 31.03. diesen Jahres.

Bitte prüft euer Urlaubsguthaben auf mögliche übertragende Tage und reicht diese bei Vorhandensein bis spätestens Ende diesen Monats ein.

Vielen Dank und

Beste Grüße

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Die Workflow wird wie folgt aussehen

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:
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Name der Vorlage: Ablauf der Gültigkeit eines Dokuments
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Betreff: Das Dokument {!name} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab
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Inhalt:

Hallo,

das Dokument {!name} mit der Markierung {!tags} von {!relatedTo} läuft am {!validUntil} ab.

Bitte erstelle eine Aufgabe, falls eine Erneuerung des Dokumentes nötig ist.

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen:
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Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
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Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten
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Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten
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Inhalt:

Hallo,

es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für Dich, die am {!dueDate} fällig ist.

Hier gelangst Du direkt zu Deinen persönlichen Aufgaben.

Beste Grüße

Dein HR Team

Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:

Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.

Fülle die Felder wie folgt:

Der Workflow wird wie folgt aussehen:

Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:

Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:

Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.

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Dieser Workflow dient dazu, den zweiten Genehmigenden über einen Abwesenheitsantrag zu informieren. Um diesen Workflow nutzen zu können, musst Du die zweistufige Genehmigung unter Einstellungen > Abwesenheiten > Einstellungen aktiviert haben. Der erste Genehmigende ist standardmäßig der direkte Vorgesetzte, der im Feld "Berichtet an" des Mitarbeiters eingetragen ist und der über den Workflow "Abwesenheit: Benachrichtigung an Manager" über einen neuen Abwesenheitsantrag informiert wird. Mit dem Workflow, den Du jetzt erstellst, erhält der zweite Genehmigende eine Benachrichtigung, um den Antrag zu genehmigen, sobald der erste Genehmigende dies getan hat.

Lege zunächst die Details der E-Mail-Vorlage fest:

Name der E-Mail-Vorlage: Zweistufiges Genehmigungsverfahren

Betreff: Du hast einen offenen Abwesenheitsantrag als zweiter Genehmiger

Inhalt:

Gib anschließend die Einstellungen für die E-Mail-Vorlage auf der rechten Seite wie folgt ein:

Klicke abschließend auf ERSTELLEN, um Deine E-Mail-Vorlage zu speichern und den ersten Schritt abzuschließen.

Fülle zunächst die Felder wie folgt aus:

Der Workflow wird dann wie folgt aussehen:

Klicke auf SPEICHERN UND WEITER. Klicke dann auf (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt aus:

Klicke abschließend auf FERTIGSTELLEN.