In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Standard Workflows und Email Templates für verschiedene HR-Prozesse einrichtest, etwa für Abwesenheitsbenachrichtigungen oder Onboarding. Du lernst, wie Du E-Mail-Vorlagen konfigurierst und Workflows mit Filtern und Aktionen definierst, um automatisierte Benachrichtigungen in Deinem System auszulösen. Dieser Artikel ist für HR-Administratoren relevant, die automatisierte Prozesse in ihrer HR-Software einrichten möchten.
1. Abwesenheit: Benachrichtigung an Mitarbeitende
Benachrichtigung an Mitarbeitende, wenn deren Abwesenheitsanfrage bearbeitet wurde
E-Mail-Vorlage Übersicht
Stelle zuerst die Details der E-Mail-Vorlage ein:
Name der Vorlage: Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter
Betreff: Deine {!_timeOffTypeName} anfrage wurde {!status}
Inhalt:
Hallo,
Deine {!_timeOffTypeName} anfrage vom {!from} bis {!to} erstellt am {!_createdAt} wurde {!status}.
Du kannst den neuen Status nun auch in Kenjo einsehen.
Dein HR Team
Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
Kategorie: HR
Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
Sprache: wähle die gewünschte Sprache
Objekt: Abwesenheitsanfrage
Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
Workflow Name | Information über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter |
Objekt | Abwesenheitsanfrage |
Auslöser | Abwesenheitsanfrage aktualisiert |
Terminierung | Unmittelbar nach |
Filter | Status - ungleich - Canceled |
Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Neuer Status einer Abwesenheitsanfrage an den Mitarbeiter |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Informationen über neuen Status einer Abwesenheitsanfrage |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Mitarbeiter |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
2. Abwesenheit: Benachrichtigung an den Vorgesetzten
Benachrichtigung an den Vorgesetzten, wenn Mitarbeitende eine Abwesenheit beantragen
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Gehe zuerst zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke (+) E-MAIL-VORLAGE HINZUFÜGEN, jetzt kannst Du die Details der Vorlage einstellen.
Name der Vorlage: Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters
Betreff: Du hast eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName}
Inhalt:
Hallo,
es gibt eine neue {!_timeOffTypeName} anfrage von {!relatedUser.displayName} für den Zeitraum {!from} to {!to}.
Bitte bestätige diese in Kenjo.
Dein HR Team
Wähle danach die folgenden Einstellungen auf der rechten Seite aus:
Kategorie: HR
Unternehmen: wähle das richtige Unternehmen
Sprache: wähle die gewünschte Sprache
Objekt: Abwesenheitsanfrage
Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow Definition Übersicht
Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt:
Workflow Name: | Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters |
Objekt: | Abwesenheitsanfrage |
Auslöser: | Abwesenheitsanfrage erstellt |
Terminierung: | Unmittelbar nach |
Filter: | Art der Anfrage - ist gleich - Request |
Der Workflow wird so aussehen:
Klicke SPEICHERN UND WEITER und wähle (+) AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Benachrichtigung über neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Neue Abwesenheitsanfrage eines Mitarbeiters |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Vorgesetzter |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
3. Benachrichtigung: Neue Aufgabe in Kenjo
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Neue Aufgabe erhalten
Betreff: Du hast eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo erhalten
Inhalt:
Hallo,
es gibt eine neue Aufgabe namens {!title} in Kenjo für Dich, die am {!dueDate} fällig ist.
Hier gelangst Du direkt zu Deinen persönlichen Aufgaben.
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: HR
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Aufgabe
Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
Name des Workflows | Neue Aufgabe in Kenjo |
Objekt | Aufgabe |
Auslöser | Aufgabe erstellt |
Terminierung | Unmittelbar nach |
Filter | keine |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Neue Aufgabe in Kenjo |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Neue Aufgabe erhalten |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Mitarbeiter |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
4. Smart docs: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
E-Mail-Vorlagen Übersicht
Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Betreff: Ein neues Dokument wurde hochgeladen
Inhalt:
Hallo {!candidate.firstName},
Es wurde ein neues Dokument von {!_createdById} hochgeladen. Für mehr Informationen klicke hier.
Viele Grüße,
Dein HR-Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: Wähle HR aus
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Dokument
Feld: (Leer)
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt:
Name des Workflows | Ein neues Dokument wurde hochgeladen |
Objekt | Dokument |
Auslöser | Dokument erstellt |
Terminierung | Unmittelbar nach |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Ein neues Dokument wurde hochgeladen |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Benachrichtigung: Ein neues Dokument wurde hochgeladen |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Vorgesetzter |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflow zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
5. Mitarbeitende: Benachrichtigung auslaufender Vertrag
Benachrichtigung über das Vertragsende
E-Mail-Vorlagen Übersicht
Navigiere als erstes zu Einstellungen > E-Mail-Vorlagen und klicke auf (+) E-MAIL-VORLAGE ERSTELLEN
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag
Betreff: Erinnerung: Der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus
Inhalt:
Hallo,
der Vertrag von {!userPersonal.displayName} läuft am {!userWork.contractEnd} aus.
Viele Grüße,
Dein HR-Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: Wähle HR aus
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Mitarbeiter
Feld: (Leer)
Wähle ERSTELLEN(SPEICHERN) um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
Name des Workflows | Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag |
Objekt | Mitarbeiter |
Auslöser | Benutzerdefinierter Auslöser: Vertragsende |
Terminierung | 21 Tage vor |
Filter | Kein Filter |
Der Workflow wird wie folgt aussehen (stelle sicher das alle Filter hinzugefügt sind):
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag |
Aktionstyp | E-Mail Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Benachrichtigung: Auslaufender Vertrag |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Manager |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
8. Recruiting: Automatische Eingangsbestätigung an Bewerbende
Automatische Benachrichtigung an Bewerbende, sobald eine Bewerbung eingereicht wurde
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als nächstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Automatische Benachrichtigung an Kandidaten
Betreff: Danke für Deine Bewerbung bei Kenjo
Inhalt:
Hallo {!candidate.firstName},
Vielen Dank für Dein Interesse an unserem Unternehmen und für die Zusendung der Bewerbung für die Position als {!position.jobTitle}.
Die Bearbeitung und Auswahl wird einige Zeit in Anspruch nehmen, aber wir werden uns so schnell wie möglich bei Dir melden.
Solltest Du Fragen haben, sende diese bitte an [email protected].
Mit besten Grüßen,
Dein Recruiting-Team
Hinweis:
Ersetze in der Vorlage "Kenjo" durch den Namen deines Unternehmens und "[email protected]" durch Deine Recruiting-E-Mail-Adresse.
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: Recruiting
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Bewerber in Stellenausschreibung
Feld: (Leer)
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Gehe für den zweiten Schritt zu Einstellungen > Workflows und klicke (+) WORKFLOW ERSTELLEN.
Fülle die Felder wie folgt:
Name des Workflows | Automatische Benachrichtigung an Bewerber |
Objekt | Bewerber in Stellenausschreibung |
Auslöser | Bewerber in Stellenausschreibung erstellt |
Terminierung | Unmittelbar nach |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN und fülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Automatische Antwort für neue Bewerber |
Aktionstyp | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage | Automatische Benachrichtigung an Kandidaten |
Absender E-Mail-Adresse | |
Empfänger | Bewerber |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.
9. Benachrichtigung und Aufgaben zum Onboarding Prozess eines neuen Mitarbeiters
Übersicht der E-Mail-Vorlage
Lege als erstes die Details der E-Mail-Vorlage fest:
Name der E-Mail-Vorlage: Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter
Betreff: Onboarding des Mitarbeiters {!userPersonal.displayName}
Inhalt:
Hallo,
am {!userWork.startDate} beginnt {!userPersonal.firstName} {!userPersonal.lastName} als neuer Mitarbeiter.
Bitte bereite bis dahin folgende Schritte vor, die Du ebenfalls bei Deinen Aufgaben in Kenjo findest.
Erstelle eine geschäftliche E-Mail- Adresse
Bereite den Arbeitsplatz vor
Sende die Willkommens E-Mail
Beste Grüße
Dein HR Team
Gebe anschließend die Vorlagen-Details für die E-Mail-Vorlage im rechten Feld wie folgt ein:
Kategorie: HR
Unternehmen: Wähle Dein bevorzugtes Unternehmen
Sprache: Wähle Deine bevorzugte Sprache
Objekt: Mitarbeiter
Feld: Leer
Wähle ERSTELLEN um die E-Mail-Vorlage zu speichern und den Schritt abzuschließen.
Workflow-Definition Übersicht
Fülle die Felder wie folgt:
Name des Workflows | Onboarding neuer Mitarbeiter |
Objekt | Mitarbeiter |
Auslöser | Benutzerdefinierter Auslöser: Starttermin |
Terminierung | 7 Tage vor |
Filter | keine |
Der Workflow wird wie folgt aussehen:
Wähle SPEICHERN UND WEITER und danach AKTION HINZUFÜGEN. Dieses mal werden wir zwei Aktionstypen erstellen: Aufgaben und E-Mail-Benachrichtigungen.
Klicke zuerst AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die folgende Aktion:
Name der Aktion | Geschäfts-E-Mail für Mitarbeiter erstellen |
Aktionstyp | Aufgaben |
Zuordnen | Vorgesetzter |
Fällig nach | 5 Tage |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die zweite Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Arbeitsplatz vorbereiten |
Aktionstyp | Aufgaben |
Zuordnen | Vorgesetzter |
Fällig nach | 5 Tage |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle noch einmal AKTION HINZUFÜGEN und füge die nächste Aktion zu dem Workflow hinzu und befülle die Felder wie folgt:
Name der Aktion | Willkommens-E-Mail versenden |
Aktionstyp | Aufgaben |
Zuordnen | Vorgesetzter |
Fällig nach | 1 Tage |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Hinweis:
Du kannst soviele Aktionen hinzufügen wie Du möchtest, damit das Onboarding des neuen Mitarbeiters reibungslos läuft. In diesem Beispiel haben wir 3 Aktionen erstellt:
Erstellung der E-Mail-Benachrichtigung:
Klicke als nächstes AKTION HINZUFÜGEN und erstelle die E-Mail-Benachrichtigung mit den Feldern, wie folgt:
Name der Aktion: | Onboarding eines neuen Mitarbeiters |
Aktionstyp: | E-Mail-Benachrichtigung |
E-Mail-Vorlage: | Onboarding Prozess für neuen Mitarbeiter |
Absender E-Mail-Vorlage: | |
Empfänger: | Vorgesetzter |
Die Aktion, die Du soeben hinzugefügt hast, wird so aussehen:
Wähle im letzten Schritt AKTION HINZUFÜGEN und danach FERTIGSTELLEN, um den Prozess abzuschließen. Vergesse nicht, den Workflows zu aktivieren, sobald er fertig ist und Du ihn nutzen möchtest.