1. Wie werden Geplante Stunden/Geplant ermittelt?
Kenjo ermittelt die geplanten Stunden jedes Mitarbeiters aus verschiedenen Quellen automatisch. Je nachdem welche Quelle für diesen Mitarbeiter anhand der folgenden Prioritätsreihenfolge:
Schichtplanung (höchste Priorität): Sind dem Mitarbeiter Schichten im Schichtplan zugewiesen, verwendet das System ausschließlich diese Schichten.
Hinweis: Wenn der Mitarbeiter in der Schichtplanung aktiviert ist, aber für einen bestimmten Tag keine Schicht für ihn hinterlegt, betragen seine geplanten Stunden für diesen Tag 0.
Arbeitsplan: Ist der Mitarbeiter kein Schichtmitarbeiter, verwendet das System das Arbeitsmuster aus dem zugewiesenen Arbeitsplan. Den Arbeitsplan des Mitarbeiters findest Du im Bereich Geschäftliche Informationen im Mitarbeiterprofil.
Vertragliche Stunden (wie im Mitarbeiterprofil hinterlegt): Ist kein Arbeitsplan zugewiesen, greift das System auf die vertraglichen Wochenstunden und vertraglichen Arbeitstage im Bereich Geschäftliche Informationen des Mitarbeiterprofils zurück. Die Wochenstunden werden auf die Arbeitstage verteilt, um einen täglichen Durchschnitt zu berechnen.
💡 Tipp: Aktiviere die Schichtplanung nur für Mitarbeiter, die sie aktiv nutzen, damit die geplanten Stunden stets korrekt berechnet werden.
🔍 Schnell-Check: Die aktuelle Quelle eines Mitarbeiters ist direkt in der Kopfzeile unter Meine Anwesenheit sichtbar – dort wird ein Badge angezeigt, wenn dem Mitarbeiter Schichten zugewiesen sind.
2. Die tägliche Ansicht
Jeder Tag zeigt die geplante Zeit Deines Mitarbeiters basierend auf der jeweiligen Situation:
Situation | Was Du siehst |
⚖️ Regulärer Arbeitsplan | Stunden aus dem Arbeitsplan |
≠ Unregelmäßiger Arbeitsplan | Stunden aus dem Schichtplan |
⛱️ Feiertag / Abwesenheit | 0h 0min |
❌ Keine Schicht geplant | 0h 0min |
Wichtig: Wenn für einen Tag kein veröffentlichter Schichtplan existiert, zeigt das System immer 0h 0min an.
Flowchart zum besseren Verständnis:
3. Die Begriffe klar unterscheiden
Geplante Zeit: Die Stunden, für die Dein Mitarbeiter laut Schichtplan oder Arbeitsplan eingeteilt ist.
Sollstunden: Die vertraglichen Wochenstunden abzüglich Abwesenheiten und Feiertage
4. Sonderfall: Kein aktiver Schichtplan
Falls Du einen unregelmäßigen Arbeitsplan nutzt, aber die Schichtplanung nicht aktiv ist, wird die geplante Zeit immer als 0h 0min ausgewiesen.
5. Die Sollstunden für unregelmäßige Pläne berechnen
Bei unregelmäßigen Plänen berechnet das System automatisch die Sollstunden als Füllwerte, um Lücken in der Planungsberechnung zu schließen.
Wann werden die Sollstunden angewendet? Wenn die geplante Zeit niedriger ist als die wöchentlichen Sollstunden, verteilt das System die fehlenden Stunden über die Woche. Zum Beispiel ist das der Fall für Mitarbeiter auf Abruf mit unregelmäßigen Arbeitszeiten.
Die Berechnung:
Wöchentliche Sollstunden ÷ Mindestarbeitstage = Tägliche Sollstunden
6. Die Verteilungslogik anwenden
Das System folgt bei der Verteilung klaren Regeln, um gesetzliche Limits einzuhalten:
Option 1: Gleichmäßige Verteilung der Sollstunden
Bedingung: Tägliche Stunden ≤ gesetzliches Tageslimit
Wöchentliche Sollstunden | 32h |
Mindestarbeitstage | 4 |
Gesetzliches Tageslimit | 8h |
Rechnung: 32 ÷ 4= 8h
Ergebnis: Den ersten 4 Arbeitstagen werden jeweils 8h zugewiesen.
Wichtig: Du wirst diese Verteilung der Sollstunden nicht in der monatlichen Ansicht im Mitarbeiterprofil > Anwesenheit bei den einzelnen Tagen als Geplante Stunden sehen. Du siehst sie in der Zeitspanne-Ansicht.
Diese Rechnung erfolgt im Hintergrund und ist dann relevant, wenn der Mitarbeiter Abwesenheiten beantragt. Lies hier mehr zu den Abwesenheitsregelungen für unregelmäßige Arbeitspläne.
Option 2: Deckelung und Ausweitung
Bedingung: Tägliche Stunden > Tägliche Höchstarbeitszeit
Wöchentliche Sollstunden | 32h |
Mindestarbeitstage | 2 |
Tägliche Höchstarbeitszeit | 8h |
Rechnung: 32 ÷ 2= 16h
Ergebnis: Da 16h das Tageslimit überschreiten, musst Du die Stunden auf zusätzliche Arbeitstage verteilen, bis die 32h erreicht sind.
7. Zusammenfassung
Priorität: Schichtplan vor Arbeitsplan vor Mitarbeiterprofil.
Kein Schichtplan bei Schichtmitarbeitern: Führt immer zu 0h 0min.
Sollstunden: Dienen als Füllwert bei unregelmäßigen Pläne, damit das System im Hintergrund arbeiten kann.
Gesetzliches Limit: Das System weist niemals mehr als das gesetzliche Tageslimit pro Tag zu.