1. Die neuen Stunden- und Zeitbegriffe auf einen Blick
Wöchentliche Mindestarbeitszeit/vertragliche Arbeitszeit | Die Stunden, die im Vertrag stehen (z. B. 40h/Woche). Ändert sich nicht. |
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Sollstunden | Die Stunden, die der Mitarbeiter wirklich arbeiten muss — nach Abzug von Urlaub und Feiertagen. | |
Geplante Stunden | Wenn Schichtplan aktiv: Die Stunden, die Du im Schichtplan veröffentlicht hast. | Schichtplanung oder |
Erfasste Stunden | Die Stunden, die der Mitarbeiter tatsächlich eingestempelt hat plus bezahlte Abwesenheiten und bezahlte Feiertage. |
2. Wie bestimmt Kenjo die Geplanten Stunden?
Kenjo schaut in dieser Reihenfolge nach:
Schichtplan — Hat der Mitarbeiter eine veröffentlichte Schicht? → Diese Stunden werden verwendet.
Arbeitsplan — Hat der Mitarbeiter einen Arbeitsplan? Dieser wird als Grundlage verwendet.
Vertragliche Stunden — Mitarbeiter kein Schichtmitarbeiter und hat keinen Arbeitsplan? → Kenjo rechnet mit dem vertraglichen Tagesdurchschnitt (Wochenstunden ÷ Arbeitstage).
⚠️ Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter im Schichtplan aktiviert ist, aber keine Schicht eingetragen wurde, zeigt Kenjo 0h an. Das System geht davon aus, dass der Mitarbeiter an diesem Tag nicht arbeiten soll.
3. Warum steht bei Geplanten Stunden 0h?
Das passiert fast immer aus einem Grund: Der Mitarbeiter ist für den Schichtplan aktiviert, aber es wurde noch keine Schicht für diesen Tag veröffentlicht.
Lösung: Prüfe, ob die Schicht im Schichtplan veröffentlicht wurde. Soll der Mitarbeiter nie über den Schichtplan verwaltet werden, deaktiviere die Schichtplanung in seinem Profil.
4. Geplante Stunden vs. Sollstunden — was ist der Unterschied?
Sollstunden = Was sagt der Vertrag? (rechtliche Basis für die Lohnabrechnung)
Geplante Stunden = Was steht im Schichtplan? (operative Planung)
Beides kann unterschiedlich sein — und das ist gewollt.
Beispiel: Du planst einen Mitarbeiter am Montag für 10h ein. Die Geplanten Stunden betragen 10h. Die Sollstunden bleiben aber bei 8h (dem vertraglichen Tagesdurchschnitt). Das System trennt diese beiden Werte bewusst, aus lohnabrechnungsrelevanten Gründen.
Wichtig: Du wirst diese Verteilung der Sollstunden nicht in der monatlichen Ansicht im Mitarbeiterprofil > Anwesenheit bei den einzelnen Tagen als Geplante Stunden sehen. Du siehst sie unter Anwesenheit > in der Zeitspanne-Ansicht.
5. Wie werden Feiertage berechnet?
Kenjo zieht pro Feiertag oder anderer bezahlter Abwesenheit immer den vertraglichen Tagesdurchschnitt ab — nicht die tatsächliche Arbeitszeitdauer an diesem Tag.
Rechnung: Wochenstunden ÷ Arbeitstage = Abzug pro Feiertag
Tages-Beispiel:
40h ÷ 5 Tage = 8h pro Feiertag - egal ob an dem Tag eine 6h- oder 10h-Schicht geplant war. Das schützt den Mitarbeiter vor einem unverschuldeten Minus im Arbeitszeitkonto.
Konkretes Monatsbeispiel:
17 Arbeitstage × 8h = 136h vertragliche (Mindest-)Arbeitszeit im Monat
2 Feiertage × 8h = 16h Abzug
Sollstunden = 120h
Hinweis: Für die Berechnung im Hintergrund steht auch an Feiertagen in der Tagesansicht bei Geplant eine Stundenzahl. Das heißt nicht, dass der Mitarbeiter hier arbeiten soll. Das sichert ausschließlich die korrekte Berechnung der Feiertagsstunden für die Lohnabrechnung. Hier werden wir Änderungen vornehmen, so dass es in der Zeiterfassung Übersicht leichter verständlich ist.
6. Wie verteilt Kenjo die Sollstunden bei unregelmäßigen Einsatzzeiten?
Bei Mitarbeitern auf Abruf oder mit wechselnden Arbeitszeiten nutzt Kenjo die Sollstunden als Rechenbasis im Hintergrund — vor allem wenn Abwesenheiten beantragt werden. Wenn die geplanten Schichtstunden niedriger sind als die wöchentlichen Sollstunden, verteilt Kenjo die fehlenden Stunden automatisch auf die Arbeitstage — immer mit Rücksicht auf das gesetzliche Tageslimit.
Diese Verteilung siehst Du nicht in der Monatsansicht pro Tag — sie wirkt nur im Hintergrund, z. B. bei der Abwesenheitsberechnung.
7. Überstunden-Tracking
Wenn die Überstundenverfolgung aktiviert ist, siehst Du in der Übersicht rechts eine zusätzliche Zusammenfassung der Überstunden. Alle anderen Werte bleiben gleich.