Verstehen, wie der Abzug berechnet wird
Bei Mitarbeitern mit festem Arbeitsplan zieht Kenjo die geplanten Stunden pro Tag ab. Bei Mitarbeitern mit unregelmäßigen oder rotierenden Stunden variiert der Abzug je nach Wochentag, sofern die Richtlinie nicht anders konfiguriert ist.
Der Abzug wird durch die Einstellung Abzug basierend auf in der Richtlinie gesteuert. Für Mitarbeiter mit unregelmäßigen Stunden gibt es zwei relevante Optionen:
Einstellung | Wie der Abzug berechnet wird |
Arbeitsplan (Standard) | Geplante Stunden des jeweiligen Tages aus Arbeitsplan oder Schichtplan |
Arbeitsplan + Schalter Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden aktiv | Täglicher Durchschnitt aus den Vertragsstunden (Wochenstunden ÷ Arbeitstage), gleicher Betrag jeden Tag |
Die Einstellung findest Du unter Abwesenheit > Einstellungen > [Richtlinie] > Richtlinieneinstellungen > Abzug.
Für Mitarbeiter mit festem Arbeitsplan ist die Standardeinstellung ausreichend. Die geplanten Stunden pro Tag sind bekannt, Kenjo zieht den exakten Wert je Wochentag ab.
Für Mitarbeiter mit unregelmäßigem Arbeitsplan (kein festes Wochenmuster, Stunden variieren je nach Schichtplan) empfehlen wir, den Schalter Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden zu aktivieren. Ohne veröffentlichten Schichtplan weiß Kenjo sonst nicht, welche Tage Arbeitstage sind, und zieht 0 Stunden ab.
Der Schalter ist auch optional für feste Arbeitspläne mit unterschiedlichen Stunden pro Tag:
Situation | Schalter | Ergebnis |
Fester Plan, gleiche Stunden (z.B. Mo–Fr 8h) | Nicht nötig | Abzug immer gleich |
Fester Plan, unterschiedliche Stunden (z.B. Mo–Do 8h, Fr 4h) | Optional | Aus: exakter Abzug je Tag. An: uniformer Durchschnitt |
Unregelmäßiger Plan mit Schichtplan | Empfohlen | Verhindert 0-Stunden-Abzug ohne veröffentlichten Schichtplan |
Beispiel für einen festen Plan mit unterschiedlichen Stunden: Ein Mitarbeiter arbeitet Mo–Do 8h und Fr 4h (36h/Woche, 5 Arbeitstage).
Schalter aus: Montag = 8h abgezogen, Freitag = 4h abgezogen.
Schalter an: Jeder Abwesenheitstag = 7h 12min abgezogen (36h ÷ 5 Tage).
Empfehlung: Für unregelmäßige Arbeitspläne empfehlen wir, den Abwesenheitsanspruch in Einstellungen > Abwesenheit > [Richtlinie] auf Tage zu setzen und Arbeitsplan als Abzugsgrundlage auszuwählen.
Wie der Abzugsbetrag berechnet wird
Wenn ein Mitarbeiter Abwesenheit nimmt, muss das System wissen, wie viele Stunden abgezogen werden sollen. Dies hängt vom Schalter Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden in Abwesenheit > Einstellungen > [Richtlinie] > Richtlinieneinstellungen > Abzug ab.
Schalter | Wie Abwesenheitsstunden abgezogen werden |
Aus (Standard) | Geplante Stunden an dem jeweiligen Tag (aus Arbeitsplan oder Schichtplan) |
An | Vertraglicher Tagesdurchschnitt (vertragliche Wochenstunden ÷ Arbeitstage) — jeden Tag der gleiche Betrag |
Wann aktivieren: Aktiviere diesen Schalter für Abwesenheitsarten wie Urlaub, wenn Mitarbeiter unregelmäßige oder rotierende Arbeitspläne haben, bei denen die Stunden pro Tag variieren. Dies macht den Abzug einheitlich und vorhersehbar, unabhängig davon, an welchem Tag der Mitarbeiter Abwesenheit nimmt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet Mo–Do 8h und Fr 5h (37h/Woche → 7h 24min Tagesdurchschnitt).
Schalter aus → Montag Abwesenheit entspricht 8h (bezahlte) Abwesenheit, Freitag Abwesenheit entspricht 5h (bezahlte) Abwesenheit
Schalter an → jeder Abwesenheitstag entspricht 7h 24min (bezahlte) Abwesenheit
Tipp pro Richtlinie: Ein Unternehmen könnte Vertragsstunden für Urlaub verwenden (fairer Abzug über eine unregelmäßige Woche), aber geplante Stunden für Freizeitausgleich (um die genaue Schicht abzubilden, die ausgeglichen wird).
Fall A: Abwesenheitsantrag ohne veröffentlichten Schichtplan
Wenn noch kein Schichtplan veröffentlicht wurde, hängt die Antragstellung der Mitarbeiter von der Abwesenheitsrichtlinie ab.
Beispiel: Connie hat 21 Wochenstunden und arbeitet flexibel (3–5 Tage pro Woche). Sie möchte eine ganze Woche im Voraus beantragen — bevor ein Schichtplan existiert.
Szenario 1: Abzug nach Arbeitsplan (empfohlen)
Abwesenheit wird auf Basis der geplanten Arbeitszeit berechnet.
Wenn Connie nur Do–Sa beantragt, wird der Antrag abgelehnt — das System erkennt diese Tage ohne Schichtplan als Nicht-Arbeitstage.
Stattdessen verteilt das System die erforderlichen Stunden auf andere Tage (z. B. Mo–Mi).
✅ Richtig: Connie sollte die gesamte Woche beantragen → 21 Stunden / 3 Tage Abwesenheit werden automatisch abgezogen.
Szenario 2: Abzug nach Kalendertagen
Connie beantragt Do–Sa → 3 Tage abgezogen
Connie beantragt Mo–Sa → 6 Tage abgezogen
Fall B: Abwesenheitsantrag mit veröffentlichtem Schichtplan
Wenn du eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter mit veröffentlichtem Schichtplan erfasst, lösche Schichten nur nach vollständiger Verarbeitung des Abwesenheitsantrags. Ein zu frühes Entfernen der Schichten bedeutet, dass das System den korrekten Abzug nicht mehr berechnen kann.
Grundregel für das Löschen von Schichten
Antragstyp | Wann Schichten löschen |
Rückwirkend | Sofort nach Genehmigung |
Zukünftige Abwesenheit | Erst nach dem ersten Abwesenheitstag um 00:00 Uhr |
Beispiel: Michael hat 30 vertragliche Wochenstunden, arbeitet 3–6 Tage und ist Mo–Do im veröffentlichten Schichtplan eingeplant. Er meldet sich am Sonntagabend für die gesamte Woche krank.
Szenario 1: Abzug nach Arbeitsplan
Michael stellt einen Abwesenheitsantrag für die gesamte Woche (Mo–Sa) oder nur Mo–Do.
Sonntag: Alle Schichten im Schichtplan belassen, damit das System korrekt berechnen kann.
Montagmorgen: Sobald der Abzug verarbeitet wurde, können die Schichten Mo–Do gelöscht werden.
Ergebnis: 4 Krankheitstage erfasst (Mo–Do) — nur tatsächlich geplante Arbeitstage werden berücksichtigt.
Szenario 2: Abzug nach Kalendertagen
Schichten können jederzeit gelöscht oder in offene Schichten umgewandelt werden.
Mo–Do → 4 Krankheitstage
Mo–Sa → 6 Krankheitstage
Hinweis: Für Krankmeldungen in Deutschland empfehlen wir, keine Kalendertage zu verwenden — für die Lohnabrechnung und die korrekte Erstattung durch die Krankenkasse sollten nur die tatsächlich geplanten Arbeitstage berücksichtigt werden.
Kurzübersicht
Abzugsgrundlage | Wann verwenden | Wie beantragen |
Arbeitsplan (Standard) | Fester oder veröffentlichter Schichtplan vorhanden | Gesamten Zeitraum beantragen |
Arbeitsplan + Schalter Vertragsstunden aktiviert | Unregelmäßige oder rotierende Arbeitstage | Gesamten Zeitraum beantragen |
Kalendertage | Wenn gesetzlich der gesamte Zeitraum zählen muss | Nur tatsächliche Abwesenheitstage beantragen |
Häufige Fragen
Warum hat meine Abwesenheitsanfrage keine Tage vom Guthaben abgezogen?
Das passiert, wenn die Richtlinie auf Abzug nach Arbeitsplan eingestellt ist und für die gewählten Tage kein Schichtplan veröffentlicht war. Kenjo erkennt diese Tage als arbeitsfreie Tage und zieht 0 Stunden ab. Beantrage stattdessen den gesamten Abwesenheitszeitraum, dann verteilt Kenjo den Abzug automatisch auf die tatsächlichen Arbeitstage.
Warum variiert der Abzug je nach Wochentag?
Wenn der Schalter Vertragsstunden für den Stundenabzug verwenden nicht aktiv ist, liest Kenjo die geplanten Stunden pro Tag aus dem Arbeitsplan oder Schichtplan. An einem Tag mit 8h werden 8h abgezogen, an einem Tag mit 5h entsprechend 5h. Aktiviere den Schalter, damit Kenjo stattdessen den Durchschnitt aus den Vertragsstunden pro Tag verwendet.
Wann kann ich Schichten löschen, wenn ein Mitarbeiter krank ist?
Bei rückwirkenden Krankmeldungen kannst Du als Admin Schichten sofort nach Genehmigung löschen. Bei zukünftigen Abwesenheiten lösche Schichten erst, nachdem der erste Abwesenheitstag begonnen hat. Wer Schichten vorher löscht, verhindert, dass Kenjo den korrekten Stunden-Abzug berechnen kann.
Gilt diese Konfiguration nur für Mitarbeiter mit unregelmäßigem Arbeitsplan?
Nein. Die Einstellung Abzug basierend auf gilt für alle Mitarbeiter unter der jeweiligen Richtlinie, unabhängig vom Arbeitsplantyp. Für Mitarbeiter mit festem Arbeitsplan ist die Standardeinstellung in der Regel ausreichend, da die geplanten Stunden pro Tag fix sind.