1. Arbeitsstunden Deiner Mitarbeiter überblicken
Wähle im oberen linken Menü den Zeitraum Monatlich, Wöchentlich oder Tag aus
Wenn Du monatlich auswählst, entscheide ob Du die Stundenübersicht des laufenden Monats (Bisher in diesem Monat ) sehen willst, oder ob Du lieber die Stunden für den gesamten laufenden Monat als Monatsprognose sehen willst. Beachte: Bei Bisher in diesem Monat ist der heutige Tag bis zum Ausstempeln der Mitarbeiter exkludiert.
2. Bedeutung der Stundenkennzahlen
Stundenkennzahl | Bedeutung | Berechnung / Beispiele |
Soll- / erforderliche Stunden | vertraglich vereinbarte Arbeitsstunden |
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Erfasst | tatsächlich geleistete Arbeitsstunden |
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Tatsächlich geplant | die Gesamtzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter laut Arbeits- oder Schichtplan innerhalb des ausgewählten Zeitraums (Tag, Woche oder Monat) arbeiten soll oder eingeplant ist. | = Geplante Stunden - Feiertage - Bezahlte oder unbezahlte Abwesenheit, die als Arbeitszeit zählt. |
Abweichung | Der Unterschied zwischen tatsächlich geplanten und erfassten Stunden | Negative Abweichung (-30h) = Mitarbeiter arbeitet weniger als seine geplanten Schichten oder Stunden. Positive Abweichung (+20h) = Mitarbeiter arbeitete mehr als seine tatsächlich geplanten Stunden oder Schichten. |
Varianz | Unterschied zwischen Soll- und erfassten Arbeitsstunden | Negative Varianz (-43h) = Dein Mitarbeiter arbeitet weniger als seine vertraglich vereinbarten Stunden.
Positive Varianz (+15h) = Dein Mitarbeiter arbeitet mehr als seine vertraglich vereinbarten Stunden. |
3. Passe Die Ansicht Deinen Bedürfnissen an
Möglicherweise brauchst Du nicht alle dieser Stundenkennzahlen oder willst sie nach Deiner individuellen Priorität anders anordnen.
Klicke auf das Tabellensymbol ganz rechts oben an der Tabelle, um Dir nur die Stundenkennzahlen anzeigen zu lassen, die Du benötigst.
Kennzahlen ausblenden: Schiebe den Regler nach links, um die Stundenkennzahl in Deiner Ansicht auszublenden.
Kennzahlen ordnen: Drag & Drop eine Kennzahl nach oben oder unten, um sie ganz vorne oder hinten in Deiner Übersichtstabelle anzeigen zu lassen.
4. Entdecke die Funktionen der neuen Stundenkennzahlen
Varianz-Spalte: Differenz zwischen Soll- und erfassten Stunden erkennen
Schau dir deine Varianz-Spalte an. Sie zeigt dir sofort, wer hinter seinen vertraglich vereinbarten Stunden zurückbleibt.
Beispiel: Albert Bischof hat im Monat Mai bisher eine Varianz von -76 Stunden. Das bedeutet: Er hat 76 Stunden weniger gearbeitet als sein Vertrag vorsieht.
Deine To-Do's:
Benachrichtige den Vorgesetzten.
Vereinbare mehr Arbeitsstunden für die verbleibenden Wochen.
Ziel: Albert an vertragliche Stunden angleichen.
Tipp: Bei Varianzen ab -10 bis 15 Stunden solltest Du handeln.
Abweichungs-Spalte: Differenz zwischen Planung und erfassten Stunden
Vergleiche, was Du geplant hast, mit dem, was Dein Team tatsächlich arbeitet. Große Unterschiede zeigen, dass Dein Schichtplan oder der Arbeitsplan des Mitarbeiters nicht realistisch ist.
Beispiel: Carolyn hat:
99 Stunden erfasst |
- 120 Stunden tatsächlich geplant |
= - 21 Stunden Abweichung |
Das heißt: Der Arbeits- oder Schichtplan ist zu ambitioniert. Carolyn arbeitet deutlich weniger, als Du es vorgesehen hast.
Deine To-Do's:
Überprüfe Deine zukünftigen Schichten für Carolyn
Plane realistischere Stunden ein
Vermeide so Personalausfälle und schütze eure Produktivität
Tipp: Du kannst Dich stets zur Kontrolle fragen: Ist die Abweichung größer als 20% der geplanten Stunden? Dann ist der Plan unrealistisch.
5. Überblick über die Monatsprognose
Klicke oben rechts auf Monatsprognose
Im Hintergrund berechnen sich automatisch:
Alle erfassten Stunden bis heute
Alle tatsächlich geplanten Arbeitsstunden im Kalender bis zum letzten Tag des hiesigen Monats
Beispiel: Für Albert wird anstatt der bisherigen Varianz von -76 Stunden sogar eine Varianz von -100 vorhergesagt. Für Carolyn eine Abweichung von nur noch -9 Stunden. Die Gesamtzahl zeigt dir, wo Dein Team am Monatsende landen wird – basierend auf aktuellen Daten und Planung.
Das ist dein Frühwarnsystem:
Zu hohe Kosten?: Erkenne es Wochen im Voraus u. reagiere entsprechend
Zu wenig Personal? Identifiziere den Mangel rechtzeitig und plane nach
Geplante Lohnabrechnung zu teuer?: Passe noch Schichten an
6. Häufige Fragen
Warum zeigt die Monatsvorhersage andere Zahlen als die aktuelle Varianz?
Die Monatsvorhersage berücksichtigt auch zukünftige Schichten, die noch nicht gearbeitet wurden. Die Varianz von bisher in diesem Monat vergleicht nur, was bis heute bereits erfasst wurde.
Kann ich meine Ansicht speichern?
Ja. Wenn du deine Spalten anpasst, speichert Kenjo deine Einstellungen automatisch.
Wer kann auf die Zeiterfassung Übersicht zugreifen?
Das hängt von deinen Berechtigungseinstellungen ab. Üblicherweise: Administratoren, Vorgesetzte und das HR-Team.