Als DSP-Inhaber oder Personalverantwortliche ist die vorbereitende Lohnabrechnung der entscheidende Schritt, bevor Daten an Deinen Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) übermittelt werden. Dieser Artikel führt Dich durch die wichtigsten Schritte: Mitarbeiterdaten prüfen, die Schnittstelle vorbereiten, Überstunden und Pauschalen verwalten sowie die Lohnabrechnung abschließen.
Schau Dir gerne unser Video zur vorbereitenden Lohnabrechnung an – dort lernst Du alles, was für Schritt 3 Deines Onboardings wichtig ist:
Überblick: Die vorbereitende Lohnabrechnung
Die vorbereitende Lohnabrechnung in Kenjo findest Du im linken Menü unter Lohnabrechnung. Hier siehst Du jederzeit alle relevanten Daten für den laufenden Monat – Mitarbeiterdaten, Anwesenheiten, Überstunden, Feiertage und Pauschalen – bevor sie an Deinen Lohnanbieter übermittelt werden.
Lohnabrechnung aktivieren
Falls Du die Lohnabrechnungsdetails nicht bereits bei der Registrierung hinterlegt hast, kannst Du die Lohnabrechnung jederzeit im Hauptmenü aktivieren:
Klicke im linken Menü auf Lohnabrechnung > Aktivieren.
Wähle unter Lohnabrechnung konfigurieren Deinen Lohnanbieter aus (ADP oder SD Worx).
Ergänze die fehlenden Angaben (Lohnabrechnungs-ID, Delivery Station etc.).
Lohnabrechnungs-Einstellungen aufrufen
Navigiere zu Lohnabrechnung > Lohnabrechnungseinstellungen > Mitarbeiter. Hier siehst Du alle Mitarbeiter und deren Status in der Lohnabrechnung.
Allgemeine Lohnabrechnungs-Einstellungen prüfen
Unter Allgemein stellst Du sicher, dass der richtige Lohnanbieter hinterlegt ist und die Lohnabrechnungs-ID korrekt eingetragen wurde:
SD Worx: Die Lohnabrechnungs-ID entspricht Deinem DSP Code.
ADP: Du erhältst eine 5-stellige Lohnabrechnungs-ID direkt von ADP. Wende Dich bei Bedarf direkt an ADP, um diese ID zu erfragen.
Wichtig für ADP-Nutzer: Informiere ADP umgehend über den Systemwechsel oder die Neuanmeldung bei Kenjo. ADP muss die API-Schnittstelle umschlüsseln und die Datenübertragung korrekt konfigurieren – ohne diesen Schritt können keine Daten übermittelt werden.
Unvollständige Mitarbeiter-Daten erkennen und korrigieren
Mitarbeiter mit unvollständigen Daten werden in der Lohnabrechnungs-Vorschau mit einer roten Fehlermeldung markiert. Klicke direkt auf das rot umrandete Feld „Unvollständig", ergänze die fehlenden Informationen und klicke auf Speichern.
Wichtig: Mitarbeiter mit unvollständigen Daten werden nicht an den Lohnanbieter übermittelt. Das System blockiert die Übertragung automatisch – so werden fehlerhafte Daten verhindert.
Mitarbeiter aus der Lohnabrechnung deaktivieren
Falls ein Mitarbeiter in diesem Monat nicht abgerechnet werden soll (z. B. Praktikant oder ausgeschiedener Mitarbeiter), nimmst Du ihn über Aktionen > Lohnabrechnung deaktivieren aus der Abrechnung heraus.
Tipp: Gehe alle Mitarbeiter einmal durch und stelle sicher, dass nur die Mitarbeiter aktiv sind, die auch abgerechnet werden sollen.
Schnittstelle zum Lohnanbieter vorbereiten
Die Schnittstelle zwischen Kenjo und Deinem Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) muss einmalig eingerichtet werden. Sie ist Voraussetzung dafür, dass Daten automatisch übermittelt werden können.
Wichtig für Wechsler: Wenn Du von einem anderen System zu Kenjo wechselst, kontaktiere Deinen Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) so früh wie möglich – die Einrichtung der Schnittstelle braucht Zeit und ist Voraussetzung für die erste Lohnabrechnung.
Sobald die Schnittstelle eingerichtet ist und alle Mitarbeiterdaten vollständig und korrekt sind, kannst Du mit der Lohnabrechnungs-Vorschau arbeiten.
Lohnabrechnungs-Vorschau: Ansicht anpassen und Daten prüfen
In der Lohnabrechnungsvorschau siehst Du alle relevanten Datenpunkte der laufenden Abrechnung. Die Ansicht lässt sich individuell anpassen:
1. Sortieren: Klicke auf SORTIEREN NACH und wähle eine Spalte aus – z. B. Mitarbeiter-ID, Name, Vertragliche Vergütung oder Erfasste Zeit. Die Sortierung erfolgt alphabetisch, numerisch oder chronologisch, auf- oder absteigend.
2. Filtern: Klicke auf das Drei-Linien-Symbol, um Tabellenzeilen gezielt einzuschränken – z. B. nach Zeitraum oder Mitarbeiterstatus.
3. Lohnabrechnungsexport: Exportiere die aktuellen Daten als .xlsx-Datei – zur eigenen Kontrolle, nicht zur Übermittlung an den Lohnanbieter.
4. Spalten ein-/ausblenden: Passe die sichtbaren Spalten an Deine Bedürfnisse an.
5. Daten aktualisieren: Klicke auf AKTUALISIEREN, wenn Du sicherstellen willst, dass die Tabelle den aktuellsten Stand Deiner Eingaben widerspiegelt.
Hinweis: Wenn Du einen Mitarbeiter in der Vorschau nicht findest, prüfe zuerst, welche Filter gesetzt sind, und passe sie gegebenenfalls an.
Mitarbeiter-Details im Seitenpanel prüfen
Klicke auf einen beliebigen Mitarbeiter in der Tabelle – es öffnet sich ein Seitenpanel mit den spezifischen Details zu diesem Mitarbeiter. Von dort aus hast Du zwei Optionen:
ZUM PROFIL GEHEN: Navigiert direkt ins Mitarbeiterprofil, um Stammdaten anzupassen.
ZURÜCK ZUR LOHNABRECHNUNG: Bringt Dich nach der Bearbeitung direkt zurück zur Tabellenansicht der Vorschau.
Tipp: Nutze den Aktualisieren-Button, um sicherzustellen, dass alle kurzfristigen Änderungen berücksichtigt sind. Das Fragezeichen-Symbol erklärt die Bedeutung der farbigen Stifte und Symbole.
Überstunden, Feiertage und Verpflegungspauschale anpassen
In der Lohnabrechnungsvorschau kannst Du direkt in einzelne Datenpunkte eingreifen – erkennbar an den farbigen Stiften. Die drei wichtigsten Bereiche:
Feiertage anpassen
Klicke auf den Stift beim jeweiligen Mitarbeiter, um die Feiertagsdaten zu prüfen und bei Bedarf manuell anzupassen. Klicke anschließend auf Speichern – das System übernimmt die Änderung sofort.
Überstunden verwalten
Je nach Konfiguration aus Session 2 hast Du die Möglichkeit, Überstunden für einzelne Mitarbeiter zu übertragen oder auszuzahlen. Sind Überstunden nicht aktiviert, erscheint diese Option nicht in der Vorschau.
Verpflegungspauschale aktivieren und anpassen
Das System erkennt automatisch, ob für einen Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale hinterlegt ist. Du kannst sie jederzeit manuell aktivieren oder deaktivieren und den Wert individuell anpassen.
Tipp: Auch wenn das System die Pauschale nicht automatisch setzt, kannst Du sie für jeden Mitarbeiter jederzeit manuell aktivieren. Danach einfach auf Speichern klicken.
Gehalt und Spesen im Mitarbeiterprofil pflegen
Gehalt und Verpflegungspauschale müssen im Mitarbeiterprofil hinterlegt sein – sie werden nicht automatisch aus der Lohnabrechnung gezogen.
Gehalt hinterlegen
Navigiere zum Profil des entsprechenden Mitarbeiters und wähle den Tab Gehalt.
Klicke auf Gehalt hinzufügen.
Trage den Betrag ein und bestätige mit Hinzufügen.
Wichtig:
Für festangestellte Mitarbeiter gibst Du ein Festgehalt an.
Für stundenbasierte Mitarbeiter trägst Du einen Stundenlohn ein – nur so kann das System Zuschläge und Überstunden korrekt berechnen. Ohne Gehaltsangabe erscheinen Mitarbeiter nicht in der Lohnabrechnungsvorschau.
Alternativ kannst Du die Gehaltsdaten auch per Datenimport unter Einstellungen > Datenimport einpflegen.
Verpflegungspauschale (Spesen) im Profil hinterlegen
Im Mitarbeiterprofil unter Gehalt kannst Du pro Mitarbeiter einen individuellen Wert für die Verpflegungspauschale hinterlegen.
Dieser Wert gilt als Standard für diesen Mitarbeiter in der Lohnabrechnung.
Wichtig: Gehalt und Verpflegungspauschale müssen in jedem Mitarbeiterprofil individuell hinterlegt sein. Fehlen diese Daten, erscheint eine rote Fehlermeldung und der Mitarbeiter wird nicht an den Lohnanbieter übermittelt.
Abwesenheiten in der Lohnabrechnung
Beim Aktivieren der Lohnabrechnung werden drei lohnabrechnungsrelevante Abwesenheitsarten automatisch im System erstellt. Du findest diese unter Einstellungen > Abwesenheit > Abwesenheitsart:
Urlaub (Urlaubstage)
Krankheit
Überstundenausgleich
Wichtig: Diese drei Pflichtarten sind durch ein blaues Häkchen-Symbol gekennzeichnet und können weder gelöscht noch bearbeitet werden. Weitere Abwesenheitsarten können manuell hinzugefügt werden, fließen aber nicht automatisch in die Lohnabrechnung ein.
Die Berechnung der Abwesenheitstage basiert auf den im Mitarbeiterprofil hinterlegten Vertraglichen Wochenstunden und Vertraglichen Arbeitstagen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 5 Arbeitstage und 30 Wochenstunden hinterlegt. Reicht er Urlaub von Montag bis Sonntag ein, werden 5 Arbeitstage abgezogen – nicht 7 Kalendertage.
Daten senden und Lohnabrechnung schließen
Sobald alle Daten vollständig und korrekt sind, schließt Du die Lohnabrechnung in zwei Schritten ab:
Schritt 1: Änderungen senden
Klicke auf Änderung senden. Dadurch werden alle Daten an Deinen Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) übermittelt. Nach dem Senden wird der Button grau – das bestätigt, dass die Übertragung erfolgreich war.
Hinweis: Wenn Du nach dem Senden noch Änderungen an Mitarbeiter- oder Lohnabrechnungsdaten vornimmst, werden diese gelb markiert angezeigt – so erkennst Du auf einen Blick, was sich seit der letzten Übertragung geändert hat.
Schritt 2: Lohnabrechnung schließen
Klicke auf Schließen, um die laufende Lohnabrechnung abzuschließen und den nächsten Monat zu starten.
Wichtig: Klicke Schließen erst, wenn Du sicher bist, dass alle Daten gesendet wurden und die Abrechnung vollständig ist. Sobald eine Lohnabrechnung geschlossen ist, können für diesen Monat keine Korrekturen mehr vorgenommen werden – alle Nachträge müssen in der nächsten Periode erfasst werden.
Analytics
Unter Analytics > Dashboards findest Du hilfreiche Berichte für die laufende Abrechnung:
Abwesenheitshistorie: Filtere gezielt nach Mitarbeiter, Zeitraum und Abwesenheitsart – ideal zur Kontrolle vor der Abrechnung.
Anwesenheitsbericht: Exportiere Anwesenheitsdaten strukturiert nach Mitarbeiter und Zeitraum.
Nächste Schritte & Checkliste
Bevor Du die Daten sendest, prüfe folgende Punkte:
Ist die Lohnabrechnung aktiviert und der richtige Lohnanbieter (ADP oder SD Worx) unter Allgemein hinterlegt?
Ist die Lohnabrechnungs-ID korrekt eingetragen (DSP Code für SD Worx, 5-stellige ID für ADP)?
Sind alle Mitarbeiter in der Lohnabrechnung aktiv und haben vollständige Daten?
Ist das Gehalt (Festgehalt oder Stundenlohn) und die Verpflegungspauschale in jedem Mitarbeiterprofil hinterlegt?
Ist die Schnittstelle mit ADP oder SD Worx eingerichtet?
Wurden die drei Pflicht-Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, Überstundenausgleich) automatisch erstellt?
Wurden die Daten über Änderung senden an den Lohnanbieter übermittelt?
Wurde die Lohnabrechnung erst nach vollständiger Prüfung über Schließen abgeschlossen?
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