Per chi: Admin, Admin Finanza
Configura le impostazioni del libro paga, completa i dati obbligatori dei dipendenti e invia correttamente la busta paga al tuo fornitore di retribuzione.
Questa guida copre gli argomenti trattati nella tua terza sessione di implementazione Kenjo.
Capire da dove arrivano i dati della busta paga
Il totale delle ore che vedi in Presenze > Riepilogo presenze è un dato reale: si basa sulle timbrature effettive dei dipendenti (o sulle presenze inserite manualmente per loro conto), non su una previsione.
Il piano che vedi in Pianificazione turni è invece solo il tempo pianificato: non riflette necessariamente le ore realmente lavorate. Per il libro paga contano sempre le presenze registrate, non la pianificazione.
Il libro paga combina tre fonti di dati per calcolare le ore totali da inviare al fornitore di retribuzione:
Le ore di presenza tracciate dai dipendenti.
Le festività pubbliche lavorate.
I permessi pagati e non pagati registrati in Ferie e permessi.
Per questo motivo, prima di inviare la busta paga è importante controllare che presenze, festività e assenze siano corrette: qualsiasi errore in queste sezioni si riflette direttamente sulla busta paga.
Distinguere tra data di fine rapporto e data di fine contratto
Il profilo del dipendente contiene due campi simili ma con effetti molto diversi sul libro paga:
Campo | Effetto |
Data di fine rapporto (sezione Riservato) | Il dipendente smette di lavorare definitivamente da quella data: il suo profilo viene disattivato su Kenjo e la cessazione viene comunicata al fornitore di retribuzione. Usala quando il rapporto di lavoro è davvero terminato, sia per fine contratto sia per licenziamento. |
Data di fine contratto (sezione Lavoro) | È solo informativa: non disattiva il dipendente né lo esclude dal libro paga. Usala per i contratti a tempo determinato che potrebbero essere rinnovati (per esempio un driver assunto per pochi mesi). |
Importante:
Se dimentichi di impostare la data di fine rapporto quando un dipendente lascia davvero l'azienda, il suo profilo resta attivo su Kenjo e continua a essere incluso nel libro paga. Al contrario, se un contratto a termine viene rinnovato, la data di fine contratto non blocca nulla: il dipendente continua normalmente nelle presenze e nel libro paga.
Leggere l'anteprima del libro paga
Da Libro paga > Anteprima libro paga vedi, per ogni dipendente, come vengono calcolate le ore totali del periodo:
Le ore lavorate tracciate nel periodo.
Le festività pubbliche lavorate: clicca sul valore per vedere il nome della festività.
I permessi pagati (per esempio ferie o malattia) e i permessi non pagati: anche questi valori sono cliccabili per vedere il dettaglio della politica applicata.
Le ore totali, cioè la somma di tutte le categorie precedenti. Il totale non corrisponde necessariamente a ciò che verrà pagato, perché può includere permessi non retribuiti.
Controlla sempre questi dati prima di inviare la busta paga: se un dipendente risulta con ore tracciate in eccesso o in difetto, correggi le sue presenze prima di procedere.
Configurare i campi obbligatori per ogni dipendente
Ogni dipendente incluso nel libro paga deve avere due informazioni compilate nel profilo:
La data di inizio.
L'ID dipendente (la matricola usata dal tuo fornitore di paga).
Se anche uno solo di questi dati manca, il dipendente compare con lo stato Abilitato - dati incompleti e il pulsante di invio del libro paga resta bloccato.
Per completare i dati mancanti:
Clicca sul messaggio di errore che segnala i dipendenti non inclusi.
Seleziona Vai alle impostazioni: si apre l'elenco di tutti i dipendenti con informazioni mancanti.
Clicca sul nome del dipendente e completa i campi mancanti direttamente nel pannello.
Clicca su Salva.
Abilitare o disabilitare un dipendente dal libro paga
Tutti i dipendenti con lo stato Abilitato vengono inclusi nella prossima busta paga. Le persone senza stipendio (per esempio i proprietari dell'azienda o alcuni admin) devono essere escluse manualmente, perché di norma non hanno un ID dipendente e non devono comparire nel libro paga.
Per cambiare lo stato di uno o più dipendenti:
Da Libro paga > Anteprima libro paga, seleziona i dipendenti interessati.
Clicca su Azioni.
Scegli Disabilita libro paga oppure Abilita libro paga.
Un dipendente disabilitato manualmente mostra lo stato Disabilitato - manuale. Se invece un dipendente ha una data di fine rapporto impostata, il suo stato passa automaticamente a Abilitato fino al [data] e poi a Disabilitato - terminato dopo la fine del periodo di paga che include quella data: non serve disabilitarlo a mano.
Aggiungere un tipo di retribuzione variabile
Se vuoi registrare un pagamento extra per un dipendente, per esempio un bonus, puoi aggiungerlo come tipo di retribuzione variabile dalla pagina del libro paga.
Importante:
Questo campo è solo informativo su Kenjo: il valore che inserisci non viene inviato al tuo fornitore di paga e non influisce sul libro paga elaborato. Per pagare effettivamente un bonus, devi contattare direttamente il tuo fornitore di retribuzione (per esempio ADP o Deel).
Creare un nuovo dipendente e assegnare l'ID corretto
Se hai importato i tuoi dipendenti in blocco (per esempio dall'esportazione TSM), l'ID dipendente è già stato compilato automaticamente con i dati del tuo vecchio sistema. Per i nuovi dipendenti creati manualmente in Kenjo, invece, questo campo va inserito da te.
Per creare un nuovo dipendente:
Vai su Dipendenti e clicca su Aggiungi dipendente.
Compila i campi obbligatori (contrassegnati da una stella) e, se disponibile, l'email di lavoro.
Nel campo ID dipendente, inserisci lo stesso numero di matricola che il dipendente ha nel sistema del tuo fornitore di retribuzione.
Inserisci la data di inizio.
Importante:
L'ID dipendente non può essere scelto a piacere: deve corrispondere esattamente a quello che il tuo fornitore di retribuzione (ADP o Deel) ha già assegnato a quella persona. Se non lo conosci ancora, puoi lasciare il campo vuoto e completarlo più tardi, ma ricordati di farlo prima di inviare la busta paga.
Configurare il fornitore e il periodo di retribuzione
In Libro paga > Impostazioni libro paga trovi le informazioni sul tuo fornitore di retribuzione:
Fornitore di retribuzione (ADP o Deel) e ID Amazon (shortcode dell'azienda ricevuto da Amazon): impostati durante l'attivazione dell'account e non modificabili in autonomia in seguito.
ID retribuzione (per ADP) oppure Token di accesso (per Deel): un codice fornito dal tuo fornitore di retribuzione, da recuperare direttamente nel tuo account ADP o nel centro sviluppatori Deel. Se non lo trovi, contatta il tuo fornitore: Kenjo non può recuperarlo per te.
Tipo di periodo di retribuzione: Mensile, mese di calendario (dal primo all'ultimo giorno del mese) oppure Mensile, a partire dal un giorno specifico (per esempio dal 15 del mese al 14 del mese successivo).
Il periodo di retribuzione deve corrispondere esattamente a quello concordato con il tuo fornitore di retribuzione: non impostare qui un valore a tua scelta, ma quello effettivamente in vigore nel tuo contratto. Per gli DSP in Italia è quasi sempre Mensile, mese di calendario.
Inviare, correggere e chiudere il libro paga
L'invio del libro paga segue tre fasi:
Revisione: controlla i dati del libro paga (presenze, festività, permessi) e correggi eventuali discrepanze prima di procedere.
Esporta & chiudi: Kenjo invia automaticamente i dati al tuo fornitore di retribuzione. Non devi scaricare o inviare nulla manualmente, a meno che non compaia un errore.
Conferma: una volta che il tuo fornitore ha elaborato correttamente il libro paga, confermi e chiudi definitivamente il periodo.
Se l'invio automatico fallisce, vedrai un messaggio di errore con un file scaricabile contenente il dettaglio. I due errori più comuni sono:
Errore | Causa e soluzione |
ID employee not found | L'ID dipendente inserito in Kenjo non corrisponde a quello registrato presso il tuo fornitore di retribuzione. Correggi l'ID dipendente nel profilo e clicca di nuovo su invia. |
Cut-off date surpassed | Hai inviato il libro paga dopo la data limite del tuo fornitore. Scarica il file generato da Kenjo e invialo manualmente al tuo fornitore di retribuzione. |
Nota:
I messaggi di errore restano sempre in inglese, indipendentemente dalla lingua del tuo account.
Importante:
Una volta confermato e chiuso, il libro paga non può più essere riaperto autonomamente: solo il team tecnico di Kenjo può farlo, e questo richiede tempo. Conferma la chiusura solo dopo aver ricevuto conferma dal tuo fornitore di retribuzione che tutto è stato elaborato correttamente. Inoltre, il libro paga del mese precedente deve essere chiuso prima di poter inviare quello del mese in corso.
Domande frequenti
È obbligatorio inserire la data di fine contratto per i contratti a tempo determinato?
No. Se il contratto potrebbe essere rinnovato, puoi lasciare il campo vuoto o aggiornarlo in seguito. Usa invece sempre la data di fine rapporto quando il dipendente smette davvero di lavorare per te.
Posso scegliere liberamente l'ID dipendente quando creo un nuovo dipendente su Kenjo?
No. L'ID dipendente deve corrispondere esattamente al numero di matricola già assegnato dal tuo fornitore di retribuzione (ADP o Deel); non è un valore arbitrario.
Cosa succede se chiudo il libro paga per errore prima di ricevere la conferma dal fornitore?
Il libro paga chiuso non può essere riaperto autonomamente: devi contattare il team tecnico di Kenjo, che richiede tempo per intervenire nel back end. Per questo motivo, chiudi il libro paga solo dopo la conferma del tuo fornitore di retribuzione.
Il bonus che aggiungo come retribuzione variabile viene pagato automaticamente al dipendente?
No. È solo un'informazione salvata su Kenjo: per pagare effettivamente il bonus devi contattare direttamente il tuo fornitore di retribuzione.
Perché un dipendente non compare nell'anteprima del libro paga?
Controlla il suo stato in Libro paga > Impostazioni libro paga: se è Disabilitato, Disabilitato - manuale o Abilitato - dati incompleti, il dipendente non verrà incluso finché non correggi lo stato o completi i dati mancanti.