Mitarbeiter-Onboarding-Editor öffnen
Öffne den Onboarding-Editor unter Einstellungen > Mitarbeiter-Felder, um den Ablauf für Deine neuen Mitarbeiter anzupassen. Das Onboarding ist der Ablauf, den ein neuer Mitarbeiter nach der Einladung durchläuft: Er legt sein Passwort fest und ergänzt dann sein Profil.
Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter-Felder > Ansichten.
Klicke auf der Karte Mitarbeiter-Onboarding auf Zur Ansicht.
Eine Ansicht legt fest, welche Felder in einem Bereich erscheinen. Die Karte Mitarbeiter-Onboarding zeigt die Anzahl der Schritte, die Anzahl der Felder insgesamt, die geschätzte Ausfüllzeit und das Datum der letzten Bearbeitung.
Der Editor öffnet sich im Vollbild. Links stehen die Onboarding-Schritte, rechts die Live-Vorschau. Oberhalb der Schritte siehst Du die Zahl der Schritte, Felder und Pflichtfelder sowie die geschätzte Zeit, zum Beispiel ~8 Min. für die Mitarbeiter.
Hinweis: Wenn Du einen Connect v4 oder TAA+Admin-Plan hast , kannst Du alle Einstellungen im Editor ändern. Wenn Du einen anderen Plan hast, ist der Editor nur lesbar und zeigt Upgrade-Hinweise. Deine Mitarbeiter durchlaufen dann weiterhin die Standard-Schritte von Kenjo.
Schritte im Onboarding anpassen
Du kannst Schritte hinzufügen, ausblenden, löschen, die Reihenfolge neu sortieren, Titel/Beschreibungen ändern und Sprache bestimmen. Ein Schritt ist eine Frage oder Aufgabe im Onboarding mit einer Gruppe von Feldern. In der mobilen App ist jeder Schritt ein eigener Bildschirm.
Sieh Dir dieses gif an, um alle Schritte nachzuvollziehen:
Schritt hinzufügen: Klicke unten in der Liste auf Schritt hinzufügen.
Reihenfolge ändern: Ziehe den Schritt am Griff mit den sechs Punkten links an die neue Position.
Schritt ausblenden: Schalte den Schalter Sichtbar des Schritts aus. Der Schritt zeigt dann Nicht sichtbar und erscheint nicht im Onboarding Deiner Mitarbeiter.
Schritt löschen: Lösche Schritte, die Du nicht brauchst. Einen Standard-Schritt holst Du mit Standard-Schritt wiederherstellen [PRÜFEN] zurück.
Schritt auf- und zuklappen: Klicke auf den Pfeil rechts im Schritt, um Titel, Beschreibung und Felder ein- oder auszublenden.
Titel und Beschreibung ändern: Wähle oberhalb der Schritte die Sprache (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch) und trage Titel und Beschreibung (Optional) ein. Ohne Titel zeigt der Editor die Meldung „Gib diesem Schritt einen Titel“
Mit Standardtext wiederherstellen setzt Du die Standardtexte zurück. Standard-Schritte übersetzt Kenjo automatisch.
Übersetzungen: Wenn Du Titel oder Beschreibung änderst, sehen Mitarbeiter mit einer anderen Sprache Deinen Text, bis Du eine Übersetzung für ihre Sprache hinzufügst.
Felder anpassen
Du bestimmst in jedem Schritt, welche Felder Mitarbeiter ausfüllen und welche davon Pflicht sind. Ein Pflichtfeld ist ein Feld, das der Mitarbeiter ausfüllen muss. Solange es leer oder ungültig ist, kann er nicht zum nächsten Schritt wechseln.
Klappe den Schritt auf, in dem Du ein Feld ändern möchtest.
Klicke auf Feld hinzufügen und wähle das Feld aus der Liste. Die Liste enthält Standardfelder und Deine benutzerdefinierten Felder.
Bevor Du ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen kannst, musst Du es unter Einstellungen > Mitarbeiter-Felder > Felder hinzufügen.
Ziehe ein Feld an die neue Position, um die Reihenfolge zu ändern.
Klicke auf das Kreuz am Feld, um es zu entfernen. Der Mitarbeiter sieht das Feld dann nicht mehr.
Setze das Häkchen in der Spalte Pflichtfeld, um das Ausfüllen zur Pflicht zu machen.
Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen
Füge ein benutzerdefiniertes Feld hinzu, wenn das gewünschte Feld noch nicht existiert. Danach kannst Du es in jedem Schritt hinzufügen, auch in Standard-Schritten.
Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter-Felder > Alle Felder. Die Tabelle zeigt alle Standardfelder und benutzerdefinierten Felder mit Kategorie und Typ. In der Spalte Onboarding siehst Du, in welchem Schritt ein Feld vorkommt und ob es ein Pflichtfeld ist. Mit Filter grenzt Du die Liste ein.
Klicke auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen und lege das Feld im Seitenpanel an. Dort kannst Du benutzerdefinierte Felder auch ansehen und löschen.
Willkommenstext bearbeiten
Bearbeite den Willkommenstext im ersten Schritt des Onboarding-Editors, dem Eigener Schritt mit dem Hinweis Bearbeitbarer Text – nicht nummeriert.
Der Willkommenstext ist die Nachricht, die Dein neuer Mitarbeiter zu Beginn des Onboardings sieht.
Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter-Felder > Ansichten und klicke auf der Karte Mitarbeiter-Onboarding auf Zur Ansicht.
Klappe den ersten Schritt Eigener Schritt auf.
Trage Titel und Beschreibung (Optional) ein. Wähle für weitere Sprachen oberhalb der Schritte die Sprache.
Wenn Du keinen Connect v4 oder TAA+Admin-Plan hast, kannst Du den Willkommenstext nicht bearbeiten. Deine Mitarbeiter sehen dann den Standardtext von Kenjo.
Vorschau und Ausfüllzeit prüfen
Prüfe in der Live-Vorschau rechts im Editor, was Dein Mitarbeiter sieht, und halte die geschätzte Ausfüllzeit im Blick. Die Vorschau zeigt den ausgewählten Schritt und aktualisiert sich sofort, wenn Du Felder, Reihenfolge oder Texte änderst.
Wechsle oben rechts in der Live-Vorschau zwischen Mobil und Desktop. Wenn Du Felder anpasst, ist zuerst die Mobil-Vorschau ausgewählt.
Wähle oberhalb der Schritte die Sprache, um die Texte in dieser Sprache zu sehen.
Felder, die kein Mitarbeiter bearbeiten darf, zeigt die Vorschau nicht.
Wenn Dein Plan weder Connect v4 noch HR Admin enthält, ist die Mobil-Vorschau als Premium markiert und nicht auswählbar.
Die Ausfüllzeit ist die geschätzte Dauer, die ein Mitarbeiter für das gesamte Onboarding braucht. Der Editor zeigt sie oberhalb der Schritte an, zum Beispiel als ~8 Min. für die Mitarbeiter. Jeder neue Schritt erhöht sie, jeder entfernte Schritt senkt sie.
Verstehen wie Pläne die Anpassung beeinflussen
Die Anpassung des Onboardings ist in den Plänen Connect v4 und HR Admin enthalten. Ohne einen dieser Pläne siehst Du den Editor nur lesend, und Deine Mitarbeiter durchlaufen die Standard-Schritte von Kenjo. Wenn Du das Onboarding nicht anpasst, fragt Kenjo die bisherigen Felder in der bisherigen Reihenfolge ab.
Funktion | Mit Connect v4 oder TAA+Admin | Alle anderen Pläne |
Onboarding-Editor | Vollständig bearbeitbar | Sichtbar, aber nur lesbar, mit Upgrade-Hinweisen |
Mobil-Vorschau im Editor | Verfügbar | Als Premium markiert |
Schritte für Mitarbeiter | Deine Konfiguration, am Desktop und in der mobilen App | Standard-Schritte von Kenjo |
Pflichtfelder | Erzwungen am Desktop und in der mobilen App | Nicht möglich |
Onboarding ausschalten | Möglich, Mitarbeiter überspringen das Onboarding | Nicht möglich |
Willkommenstext | Im Editor bearbeitbar | Nur Standardtext von Kenjo |
Verstehen wie Berechtigungen Felder beeinflussen
Berechtigungen haben Vorrang vor Deiner Onboarding-Konfiguration. Ein Berechtigungsprofil legt fest, welche Feldkategorien ein Mitarbeiter bearbeiten darf, zum Beispiel können Mitarbeiter nichts im Geschäftlich-Bereich ändern. Darf das Profil eines Mitarbeiters eine Kategorie nicht bearbeiten, erscheinen die Felder dieser Kategorie nicht für ihn, auch nicht als Pflichtfelder.
Situation | Was der Mitarbeiter sieht |
Das Profil darf das Feld bearbeiten | Das Feld erscheint. Ist es ein Pflichtfeld, bleibt Weiter deaktiviert, bis der Mitarbeiter es gültig ausgefüllt hat. |
Das Profil darf das Feld nicht bearbeiten, das Feld ist leer | Das Feld erscheint nicht, auch nicht als Pflichtfeld. |
Das Profil darf das Feld nicht bearbeiten, das Feld ist bereits befüllt | Das Feld erscheint schreibgeschützt mit dem Hinweis, sich an HR zu wenden. |
Der Editor warnt Dich pro Schritt, wenn einige oder alle Mitarbeiter ein Feld nicht bearbeiten dürfen. Die Warnung zeigt ein Schloss-Symbol und einen Link zu Einstellungen > Profile und Berechtigungen.
Verstehen wie Mitarbeiter das Onboarding durchlaufen
Nach dem Festlegen ihres Passworts durchlaufen Mitarbeiter die Schritte, die Du im Editor konfiguriert hast, am Desktop und in der mobilen App.
Pflichtfelder: Sie sind markiert. Weiter bleibt deaktiviert, bis alle Pflichtfelder gültig ausgefüllt sind.
Prüfung der Eingaben: Kenjo prüft E-Mail-Adressen, URLs, Telefonnummern, IBAN und SWIFT, Datumsangaben und Auswahllisten. Ein Geburtsdatum darf nicht in der Zukunft liegen.
Datenschutzhinweis: Ein Hinweis erklärt, wo Kenjo die Daten speichert.
Berechtigungen: Felder, die der Mitarbeiter laut Berechtigungsprofil nicht bearbeiten darf, erscheinen nicht. Bereits befüllte, gesperrte Felder erscheinen schreibgeschützt mit dem Hinweis, sich an HR zu wenden.
Unterbrechen: Der Mitarbeiter kann die App oder den Browser schließen und später dort weitermachen, wo er aufgehört hat.
Mobile App: Der Ablauf nutzt dieselben Schritte und dieselbe Prüfung. Zusätzlich stehen eine Länderauswahl für Telefonnummern, die Eingabe von Ausweisdokumenten, der Foto-Upload und ein Kalender mit Jahres- und Monatsauswahl bereit.
Häufige Fragen
Warum kann ich das Onboarding nicht bearbeiten?
Wenn Dein Plan weder Connect v4 noch HR Admin enthält, ist der Editor nur lesbar. Dann siehst Du Upgrade-Hinweise, und Deine Mitarbeiter durchlaufen die Standard-Schritte von Kenjo.
Gilt die Anpassung auch in der mobilen App?
Ja, wenn Dein Plan Connect v4 oder HR Admin enthält. Die konfigurierten Schritte und Pflichtfelder gelten dann am Desktop und in der mobilen App. Ohne diese Pläne gelten die Standard-Schritte von Kenjo.
Warum sieht mein Mitarbeiter ein Pflichtfeld nicht?
Wenn das Berechtigungsprofil des Mitarbeiters die Kategorie des Feldes nicht bearbeiten darf, erscheint das Feld nicht, auch nicht als Pflichtfeld. Prüfe unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen, ob das Profil die Kategorie bearbeiten darf.
Warum sehen Mitarbeiter meinen Text nicht in ihrer Sprache?
Wenn Du Titel oder Beschreibung änderst, sehen Mitarbeiter mit einer anderen Sprache Deinen Text, bis Du eine Übersetzung für ihre Sprache hinzufügst. Wähle oberhalb der Schritte die Sprache und trage den Text dort ein.