Erstellen einer Performance Review

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du einen neuen Bewertungszyklus erstellst, wie du den richtigen Review-Typ, die Teilnehmenden, Fragen und Zeiträume einstellst und zeige dir welche Aufgaben die Review-Teilnehmenden haben. Als Mitarbeiter lies dir gerne auch diesen Artikel: Nominiere Kollegen und diesen Artikel: Schreibe ein Feedback durch. 

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Bewertungsdetails 
  • Reviewtypen
• 2. Teilnehmende
• 3. Fragen
  • Fragen hinzufügen
  • Fragen erstellen
  • Fragenübersicht
  • Fragen als Vorlagen speichern
  • Fragen nachträglich bearbeiten
• 4. Zeitplan & Benachrichtigungen
  • Zeitraum
  • Wie wird Feedback geteilt? 
  • Benachrichtigungen

Nachdem du den Erstellungsprozess gestartet hast, durchläufst du folgende Schritte:

        1. Bewertungsdetails inkl. Titel und Review-Typ

        2. Teilnehmer

        3. Fragen

        4. Zeitplan und Benachrichtigungen

Zum Zwischenspeichern kannst du oben rechts auf ENTWURF SPEICHERN & SCHLIESSEN klicken. Du kannst den Entwurf später weiter bearbeiten und abschließen.

1. Bewertungsdetails 

Gebe deiner Review einen Titel und schreibe optional eine Einleitung. Wähle nun einen, mehrere oder alle Review-Typen aus. 

Reviewtypen

Feedback-Geber	Beschreibung	Anonymität	Feedback-Geber nominieren
Selbsteinschätzung	beantworten Fragen zu eigener Leistung, Verhalten etc.
Vorgesetzte	Vorgesetzte bewerten ihre direkt unterstellten Mitarbeiter (Top-Down Feedback)
Direkt unterstellte Mitarbeiter	Vorgesetzte werden von ihren direkt unterstellten Mitarbeitern bewertet (Bottom-Up Feedback)	wenn Anonymes Feedback aktiviert wurde
Kollegen-Feedback	Nominierte Feedback-Geber bewerten Feedback-Empfänger	wenn Anonymes Feedback aktiviert wurde	Es gibt zwei Checkboxen: 1. Feedback-Nehmer nominieren die Kollegen, von denen sie Feedback erhalten möchten Aktiviere diese Option, um dem Feedback-Nehmer die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Feedback-Geber zu nominieren (ansonsten werden die Nominierungen von dem direkten Vorgesetzten des Teilnehmers oder vom Admin durchgeführt). 2. Anzahl der Kollegen begrenzen, die nominiert werden können: Aktiviere diese Option, um eine minimale und maximale Anzahl an möglichen Nominierungen festzulegen.

Bei Performance Reviews mit Vorgesetzten und Direkt unterstellten Mitarbeitern werden die Feedback-Geber den Teilnehmenden automatisch von Kenjo zugeteilt. Hierfür nutzt Kenjo eure Firmenstruktur als Grundlage. Feedback-Geber müssen keine Feedback-Nehmer sein, um teilzunehmen.

Wenn du die Anzahl der Peer-Nominierungen limitierst, erscheint eine Info-Meldung im Nominierungsbildschirm. Die SPEICHERN-Schaltfläche wird deaktiviert, wenn der Benutzer die minimale oder maximale Anzahl der Kollegen nicht einhält.

Sobald du die Schritte abgeschlossen hast klicke auf SPEICHERN & WEITER, um das Setup der Review fortzusetzen.

2. Teilnehmende

Auf der Seite Teilnehmer auswählen kannst du diejenigen Teilnehmenden auswählen, die in diesem Bewertungszyklus Feedback erhalten sollen. 

Um 1.) Teilnehmer hinzuzufügen, hast du mehrere Möglichkeiten:

• Suche den Namen des Mitarbeiters über die Suchleiste. 
• Verwende die Filter, um dir Mitarbeiter mit bestimmten Merkmalen anzeigen zu lassen. Suche z.B. nur nach Mitarbeitern eines bestimmten Standorts (Büro), eines bestimmten Teams oder lass dir nur Mitarbeiter mit einem Vorgesetzten anzeigen.

• Die verfügbaren Mitarbeiter werden dir in der linken Spalte anzeigt. Klicke auf das +, um sie zum Reviewzyklus hinzuzufügen.
• Jetzt siehst du in der rechten Spalte unter hinzugefügte Mitarbeiter alle von dir ausgewählten Teilnehmer. Du kannst diese über das Mülleimer-Symbol entfernen und andere hinzufügen oder auf WEITER klicken, wenn du die richtige Auswahl getroffen hast.

Auf der Seite 2.) Teilnehmer verwalten siehst du eine Übersicht und Zuordnung deiner Review-Teilnehmer.

• In der ersten Spalte Feedback-Empfänger siehst du die von dir ausgewählten Teilnehmer des Review-Zyklus. 
• In der Spalte Vorgesetzte werden automatisch die Vorgesetzten der Feedback-Empfänger ausgewählt. Sollte ein Mitarbeiter keinen Vorgesetzten haben, findest du das ausgegraute Feld Kein Feedback-Geber. Du kannst einen Feedback-Geber manuell über den Bearbeiten-Stift zuweisen. 
• In der Spalte direkt unterstellter Mitarbeiter siehst du einen der unterstellten Teammitglieder als Feedback-Geber. Wenn Kein Feedback-Geber angezeigt wird, heißt das, dass der Feedback-Empfänger  keine direkt unterstellten Mitarbeiter hat. Auch hier kannst du manuell über den Bearbeiten-Stift einen Feedback-Geber zuweisen oder ohne einen Feedback-Geber weitermachen. 

Auf der rechten Seite unter Zusammenfassung siehst du alle Details deiner bisherigen Eingaben zur Review. Gleichzeitig wird dir auch die Anzahl der Feedbacks unter den jeweiligen Review-Typen angezeigt. 

Z.B. 3 Selbsteinschätzungen, und 1 Vorgesetzten-Feedback, da in unserem Beispiel nur einer der Feedback-Empfänger einen Vorgesetzten hat.

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3. Fragen

Auf der Seite Fragen kannst du nun das wichtigste Element- deine Fragen- für deine Review auswählen. 

Auf der ersten Seite: Fragen, zu dieser Bewertung enthalten kannst du auswählen, ob aus der Bewertung eine 1. Potenzial-Performance-Matrix errechnet werden soll. Diese ist ein gängiges Instrument in der Mitarbeiter- bzw. Talententwicklung und zeigt an, in welchem Bereich sich der Mitarbeiter zwischen Leistungsbewertung und Potenzial- also Leistungsfähigkeit oder Leistungsvermögen-  befindet. 

Da die Potenzial-Performance-Matrix Frage ausschließlich für Vorgesetzte ist, sind sie die einzigen, die die Ergebnisse sehen können.

Die Frage 2.) Gesamtbewertung wird automatisch am Ende des Fragebogens hinzugefügt. Es hat standardmäßig die folgenden Antwortoptionen von 1-5: Unter den Erwartungen, Erfüllt die Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen erheblich und Wirklich hervorragend. Die Skala von 1-5 ist nicht veränderbar, nur die Formulierungen der einzelnen Noten. Um die Antworten anzupassen:

• Klicke auf den Bearbeiten-Stift links neben der Gesamtbewertung.
• Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol.
• Klicke auf Bearbeiten, um den Text zu ändern.
• Klicke auf SPEICHERN.

Fragen hinzufügen

• Klicke nun auf + FRAGEN HINZUFÜGEN.

Du kannst eigene Fragen erstellen, Kenjos Standard-Fragen verwenden oder einen Mix aus beidem.

In der linken Seite findest du die Fragen-Kategorien, wie z.B. Erreichte Ziele, Kommunikation oder Führung & Entscheidungsfindung. 

• Wähle eine Kategorie aus (du kannst auf das Info-Symbol klicken, um die Beschreibung der Kategorie zu lesen).

Um eine Kategorie zu bearbeiten oder löschen klicke das Info-Symbol. Die Detailansicht öffnet sich. Hier kannst du das Drei-Punkte-Symbol (⋮)  nutzen, um die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.

Kategorien der Kategorie Von Kenjo empfohlen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

Es ist wichtig, hier Kategorien für alle Aspekte anzulegen, die du später bewerten möchtest, weil es die Auswertung der Ergebnisse zukünftig einfacher macht.

• Unterhalb der Frage siehst du das Antwortverfahren rechts neben dem (->).

Die Standardfragen Von Kenjo empfohlen, verwenden eine Likert-Skala, um die Antworten zu messen. Die Skala hat die folgenden Optionen: Stimme überhaupt nicht zu, stimme nicht zu, stimme weder zu noch stimme nicht zu, stimme zu und stimme voll und ganz zu.

• Klicke auf das blaue (+) rechts neben einer Frage, um sie zum Fragebogen hinzuzufügen und das rote (x) um sie zu entfernen. 
• Um massenweise Fragen aus der aktuellen Kategorie hinzuzufügen, verwende ALLE AUSWÄHLEN.
• Die Zusammenfassung deines Fragebogens kannst du auf der rechten Seite unter In diesem Überprüfungsbereich enthaltene Fragen einsehen.
• Du kannst wählen, ob die Frage verpflichtend zu beantworten ist, in dem du den Haken bei Pflichtfeld setzt. 
• Wenn du den Haken bei Nicht sichtbar für Feedback-Nehmer setzt, wird die Frage für den Feedback-Empfänger nicht angezeigt. Der Vorgesetzte, Kollege oder direkt unterstellte Mitarbeiter als Feedback-Geber sieht und beantwortet diese wie alle anderen Fragen auch.
• Nachdem du die Fragen pro Kategorie ausgewählt hast, klicke auf SPEICHERN, um die Änderungen zu aktualisieren.

Fragen erstellen

• Klicke nun auf das (+) rechts neben Fragen, um eine eigene Frage zu erstellen.
• Es öffnet sich das folgende Fenster.
• Hier gibst du deine Frage und eine alternative Formulierung ein, wählst die Kategorie und das Antwortverfahren (Freitext, Mehrfachauswahl etc.) aus.

Die Antwortverfahren bedeuten:

Freitext


besonders geeignet für komplexe Sachverhalte.
Skala
besonders geeignet für Bewertungen. Optionen wie "Unter den Erwartungen, Erfüllt die Erwartungen, Übertrifft Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen erheblich und Wirklich hervorragend" werden standardmäßig bereitgestellt. Du kannst die Optionen gemäß deinen Anforderungen ändern.
Mehrfachauswahl
besonders geeignet für Trends. Wähle aus beliebig vielen Optionen und entscheide, ob du Kommentare zulassen möchtest.
Einzelauswahl
Wähle aus so vielen Optionen wie du möchtest und entscheide, ob du Kommentare zulassen möchtest.

• Klicke auf SPEICHERN. 
• Die Frage erscheint nun in der von dir ausgewählten Kategorie.
• Um eine Frage zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf den Titel der Frage. Die Details werden auf der rechten Seite geöffnet. Verwende das Drei-Punkte-Symbol (⋮), um auf die Aktionen Bearbeiten und Löschen zuzugreifen.

Fragenübersicht

• Du kannst die Reihenfolge der Fragen ändern, indem du bei jeder Frage auf das (=) Symbol klickst.
• Du kannst die Zielgruppe auswählen, die eine bestimmte Frage beantworten soll, indem du auf die Schaltfläche Alle Teilnehmer klickst und den Haken setzt. Im folgenden Beispiel wird die erste Frage für Vorgesetzte und in der Selbsteinschätzung angezeigt.
  

Fragen als Vorlagen speichern

Sobald du die Fragen hinzugefügt hast, kannst du die gewählten Fragen als Vorlage speichern, indem du Fragebogen als Vorlage speichern wählst.

Wenn du eine Vorlage mit dem Namen einer vorhandenen Vorlage speicherst, wird die vorhandene Vorlage überschrieben. Es erscheint eine Warnung, wenn der Name der Vorlage mit einer bestehenden Vorlage übereinstimmt.

Wenn schon Vorlagen vorhanden sind, kannst du die Option Vorlage laden wählen, um eine vorhandene Fragebogen-Vorlage zu verwenden:

Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf den Bearbeiten-Stift umbenannt werden.

Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol gelöscht werden.

Fragen nachträglich bearbeiten

Sobald eine Review von einem Teilnehmer gestartet wurde, kannst du die Teilnehmer und  Fragen nicht mehr bearbeiten. Wenn eine Review noch nicht gestartet wurde, kannst du über Performance Review > Reviews eine bestimmte Review auswählen und diese über das Drei-Punkte-Symbol bearbeiten. 

4. Zeitplan & Benachrichtigungen

In diesem Schritt kannst du den Zeitplan für die verschiedenen Phasen deines Reviews bestimmen. .  

Zeitraum

Der Zeitraum kann für die folgenden Dinge definiert werden: 

1.) Zeitraum für Kollegennominierung: Wenn der Review Typ Kollegen-Feedback gewählt wurde, können Feedback-Nehmer innerhalb dieses Zeitraums zwischen Start- und Enddatum Feedback- Geber nominieren. 

2.) Startdatum: Das Datum an dem alle Feedback-Geber beginnen können ihre Bewertung zu schreiben.

3.) Enddatum: Anzahl an Tagen/Wochen nach dem Startdatum, an dem der Review-Prozess enden wird.

Hier wird dir über das blaue Feld angezeigt, wieviel Monate, Wochen oder Tage bis zum Enddatum verbleiben. 

Das Enddatum einer Review kannst du noch ändern, wenn die Teilnehmenden mit ihrem Feedback begonnen haben. Du kannst es ändern, solange das Enddatum noch nicht erreicht ist. 

4.) Feedback teilen: Setze hier ein Häkchen bei Feedback sofort nach Beendigung teilen oder bei Feedback an Enddatum teilen.

Sobald eine Review von einem Teilnehmer gestartet wurde, kannst du die Fragen nicht mehr bearbeiten. Wenn eine Review noch nicht gestartet wurde kannst du über Performance Review > Reviews eine bestimmte Review auswählen und diese über das Drei-Punkte-Symbol bearbeiten. 

Bereits geteiltes oder abgeschlossenes Feedback kann nicht mehr bearbeitet werden. 

Nicht beendetes Feedback kann weiterhin bearbeitet und geteilt werden. 

Wie wird Feedback geteilt? 
Das Feedback wird den Empfängern per E-Mail oder über Kenjo In-App-Benachrichtigungen mitgeteilt. 

• Der Feedback-Nehmer wird in Manager-, Direkt-Berichten oder Kollegen-Feedbacks benachrichtigt. 
• Bei Selbsteinschätzungen wird der direkte Vorgesetzte des Feedback-Nehmers benachrichtigt. 

Benachrichtigungen

Feedback-Geber und -Nehmer werden in jedem Schritt der Review via E-Mail benachrichtigt. In diesem Bereich klicke auf Vorschau, um die entsprechende E-Mail-Vorlage zu sehen und ggf. zu bearbeiten. 

Wenn sie bearbeitet wurde, siehst du das am Feld Bearbeitet.

Sobald du die Review fertig vorbereitet hast, klicke auf REVIEW STARTEN, um das Review auszulösen.

Wie du bestehende Reviews verwalten kannst, findest du in diesen Artikel heraus.