Erstellen einer Performance Review

Hinweis: Nur Admins and HR Admins können Performance Reviews erstellen.

Unter Performance Review > Reviews, klicke (+) NEUE REVIEW oben links, um ein neues Review zu erstellen.

Nachdem du den Erstellungsprozess gestartet hast werden folgende Sektionen durchlaufen:

• Titel für das Review und Feedback-Geber
• Teilnehmer
• Fragen
• Zeitraum und Benachrichtigungen

Hinweis: Während dem Erstellungsprozess kannst du ENTWURF SPEICHERN & SCHLIESSEN oben rechts wählen um dein Review als Entwurf zu speichern. Du kannst den Entwurf später weiter bearbeiten und abschließen.

Reviewtitel und Feedback-Geber

In diesem Menü musst du folgende Angaben machen: 

• Review Titel - Name für das Review z. B. Performance Review Q1
• Beschreibung - Beschreibung des Reviews (optional)
• Feedback-Geber auswählen - wähle die Feeback-Geber je nach dem aus, welche Feedbackart in dem Review-Prozess gewünscht ist

Hinweis: 

• Für Performance Reviews mit den Feedback-Gebern Vorgesetzte und Direkt unterstellte Mitarbeiter werden die Feedback-Geber automatisch von Kenjo zugeteilt. Hierfür nutzt Kenjo eure Firmenstruktur in der App als Grundlage. Feedback-Geber müssen keine Feedback-Nehmer sein um teilzunehmen.
• Wenn du die Anzahl der Peer-Nominierungen limitierst, erscheint eine Info-Meldung im Nominierungsbildschirm. 

  Die SPEICHERN Schaltfläche wird deaktiviert, wenn der Benutzer die minimale oder maximale Anzahl der Peers nicht einhält.

Sobald du die Schritte abgeschlossen hast klicke auf SPEICHERN & WEITER, um das Setup der Review fortzusetzen.

Teilnehmer 

Auf der Teilnehmerseite kann man Teilnehmer auswählen und zum Überprüfungsprozess hinzufügen.  

Um die Teilnehmer hinzuzufügen, folge den nachstehenden Schritten:  

• Klicke + TEILNEHMER HINZUFÜGEN um die Teilnehmer des Review-Prozesses auszuwählen
• Wähle im Bereich "Attribute" die Option Unternehmen, Büro, Bereich, Abteilung, Team oder Vorgesetzter
• Sobald ein Attribut ausgewählt wurde, findest du die Abschnitte eines jeden Attributs
• Verwende (+) oder (x), um die Abschnitte hinzuzufügen bzw. zu entfernen 
• Um eine Übersicht aller Teilnehmer zu sehen, klicke im rechten Bereich auf den Abwärtspfeil neben dem jeweiligen Abschnitt
• Von hier aus kannst du Folgendes ausführen:
  
  • Entfernen eines vorhandenen Teilnehmers durch Klicken auf die X-Schaltfläche (erscheint, während sich die Maus über den Teilnehmer ohne Manager bewegt)
  • Verändere den standardmäßigen Reviewer indem du auf die +-Schaltfläche klickst (erscheint, während sich die Maus über den Teilnehmer ohne Manager bewegt)
• Klicke Speichern, um fortzufahren

Hinweis: Mitarbeiter ohne einen Vorgesetzten sind standardmäßig nicht in dem Review-Prozess. Ein Feedback-Geber muss für diese Mitarbeiter manuell ausgewählt werden.

Auf dieser Seite siehst du die finalen Teilnehmer der Review. Du kannst DETAILS ANZEIGEN klicken um die Teilnehmer je Abschnitt zu sehen.

Wenn du mehr Teilnehmer hinzufügen möchtest tu dies indem du (+) TEILNEHMER HINZUFÜGEN auswählst. Sobald dein Review alle benötigten Teilnehmer enthält klicke auf SPEICHERN & WEITER um mit dem Setup fortzufahren.

Fragen

Um neue Fragen in einer Kategorie hinzuzufügen beachte bitte folgende Schritten: 

• Klicke auf (+) FRAGEN HINZUFÜGEN und wähle eine Kategorie aus (du kannst auf das Info-Symbol klicken, um die Beschreibung der Kategorie zu lesen)
• Klicken Sie auf die Schaltfläche (+) neben einer Frage, um sie zum Fragebogen hinzuzufügen. 
• Um massenweise Fragen aus der aktuellen Kategorie hinzuzufügen, verwenden Sie die Schaltfläche ALLE AUSWÄHLEN
• Die Zusammenfassung deinesFragebogens kannst du auf der rechten Seite unter In diesem Überprüfungsbereich enthaltene Fragen einsehen
• Du kannst wählen, ob die Fragen erforderlich oder optional sind, indem du auf das Kästchen Erforderliche Frage klickst. Daneben erscheint ein rotes Sternchen. Standardmäßig sind alle Fragen obligatorisch. Der Benutzer sieht auch das Sternchen beim Verfassen der Bewertung und kann sie nicht ausfüllen, es sei denn, alle obligatorischen Fragen wurden beantwortet.
• Außerdem kannst du numerische Werte in deine Frage aufnehmen. Das bedeutet, dass dein Mitarbeiter in Form einer Zahl antworten kann.
• Nachdem du die Fragen pro Kategorie ausgewählt hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen zu aktualisieren

• Du kannst die Reihenfolge der Fragen ändern, indem du bei jeder Frage auf das (=) Symbol  klickst
• Du kannst auch die Zielgruppe auswählen, die eine bestimmte Frage sehen soll, indem du auf die Schaltfläche Alle Teilnehmer klickst. Im folgenden Beispiel wird die erste Frage nur für Manager und Eigenantworten angezeigt. Reviewers, die gleichgestellt oder direkt sind, sehen diese Frage nicht
  
  

Hinweis: Die Standardfragen im Abschnitt Von Kenjo empfohlen, verwenden eine Likert-Skala, um die Antworten zu messen. Die Skala hat die folgenden Optionen: Stimme überhaupt nicht zu, stimme nicht zu, stimme weder zu noch stimme nicht zu, stimme zu und stimme voll und ganz zu.

Die Potenzial-Leistungs-Matrix und die Gesamtbewertung

Nachdem du alle Fragen hinzugefügt hast, siehst du die Fragen, die der Potenzial-Performance-Matrix und der Gesamtbewertung entsprechen.

Sie können die Frage der Potenzial-Performance-Matrix nur hinzufügen, wenn Sie den Review Art "Manager" ausgewählt haben. Die Potenzial-Performance-Matrix (Nine Box) ist ein einfaches Tool, das Ihnen ein genaues Bild von den Entwicklungspotenzial der Mitarbeiter in ihren aktuellen Rollen gibt. Wenn Sie es aktivieren, wird es im Ergebnisbereich Ihrer Bewertung angezeigt.

Hinweis: Da die Potenzial-Performance-Matrix Frage ausschließlich für Vorgesetzte ist, sind sie die einzigen, die die Ergebnisse sehen können.

Die Frage Gesamtbewertung wird automatisch am Ende des Fragebogens hinzugefügt. Es hat standardmäßig die folgenden Optionen in seinen 1-5: Unter den Erwartungen, Erfüllt die Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen erheblich und Wirklich hervorragend. Gehen Sie wie folgt vor, um die Antworten anzupassen:

• Klicke auf den Bleistift neben der Gesamtbewertung
• Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol
• Klicke auf Bearbeiten, um den Text zu ändern
• Klicke auf SPEICHERN
  
  

• Klicke Speichern & Weiter sobald du weiter zur nächsten Schritt gehen willst

Fragen-Kategorien verwalten

Um eine neue Kategorie unter Ihre Kategorien hinzuzufügen, führen Sie die nächsten Schritte aus:

• Klicke auf die Schaltfläche (+) neben Kategorien
• Füge die neue Kategorie zusammen mit ihrer Beschreibung hinzu (optional)
• Klicke auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu aktualisieren

Um eine Kategorie zu bearbeiten oder löschen klicke das Info Symbol. Die Detailansicht wird sich öffnen. Hier kannst du das Drei-Punkte-Symbol (⋮)  nutzen, um die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.

Hinweis: 

• Kategorien der Kategorie Von Kenjo empfohlen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Es ist wichtig, hier Kategorien für alle Aspekte anzulegen, die du später bewerten möchtest, weil es die Auswertung der Ergebnisse zukünftig einfacher macht.

Fragen verwalten

Um eine neue Frage unter einer Kategorie hinzuzufügen, führe die nächsten Schritte aus:

• Wähle deine Kategorie aus und klicke auf die Schaltfläche (+) neben Fragen
• Formuliere deine neue Frage im Fenster auf der rechten Seite, 
• Wähle eine alternative Formulierung der Frage zur Selbsteinschätzung (Ego-Perspektive), 
• Füge eine Beschreibung hinzu, wähle eine Kategorie und gib die Art der Antwort an

Für die Art der Antwort hast du folgende Möglichkeiten:

• Freitext - besonders geeignet für komplexe Sachverhalte
• Lineare Skala (besonders geeignet für Bewertungen) - Optionen wie "Unter den Erwartungen, Erfüllt die Erwartungen, Übertrifft Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen erheblich und Wirklich hervorragend" werden standardmäßig bereitgestellt. Sie können die Optionen gemäß Ihren Anforderungen ändern
• Mehrfachauswahl (besonders geeignet für Trends) - Wählen Sie aus beliebig vielen Optionen und entscheiden Sie, ob Sie Kommentare zulassen möchten
• Einzelauswahl - Wähle aus so vielen Optionen wie du möchtest und entscheide, ob du Kommentare zulassen möchtest

Aktivieren Sie den Schalter Kommentar zulassen, um Kommentare zu einer benutzerdefinierten Frage zuzulassen.

Durch Klicken auf Speichern erscheint die Frage nun in der von dir ausgewählten Kategorie.

Um eine Frage zu bearbeiten oder zu löschen, klicke auf den Titel der Frage. Die Details werden auf der rechten Seite geöffnet. Verwende das Drei-Punkte-Symbol (⋮), um auf die Aktionen Bearbeiten und Löschen zuzugreifen.

Hinweis: Fragen aus der Kategorie Von Kenjo empfohlen können nicht verändert oder gelöscht werden.

Vorlagen

Sobald du die Fragen hinzugefügt hast, kannst du die gewählten Fragen als Vorlage speichern, indem du Fragebogen als Vorlage speichern wählst.

Wenn du eine Vorlage mit dem Namen einer vorhandenen Vorlage speicherst, wird die vorhandene Vorlage überschrieben. Es erscheint eine Warnung, wenn der Name der Vorlage mit einer bestehenden Vorlage übereinstimmt.

Wenn schon Vorlagen vorhanden sind, kannst du die Option Vorlage laden wählen, um eine vorhandene Fragebogen-Vorlage zu verwenden:

Hinweis:

• Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol umbenannt werden
• Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol gelöscht werden

Zeitraum & Benachrichtigungen

Zeitraum

In diesem Menü kannst du den Zeitraum für alle Schritte deines Reviews bestimmen. Der gesamt Zeitraum steht im Verhältnis zum Startdatum, weshalb es zu einem Fehler kommt, wenn der Zeitraum nicht stimmt.  

Der Zeitraum kann für die folgenden Dinge definiert werden: 

    Kollegen nominieren

    Wenn der Review Typ Peer-Review gewählt ist. Feedback-Nehmer oder ihre direkten Vorgesetzten können Feedback-             Geber in diesem Zeitraum nominieren.

    Startdatum

    Das Datum an dem alle Feedback-Geber beginnen können ihre Bewertung zu schreiben.

    Enddatum

• Anzahl an Tagen/Wochen nach dem Startdatum, an dem der Review Prozess enden wird.
• Wenn Feedback sofort teilen ausgewählt ist, können Feedback-Geber ihr Feedback sobald sie es geschrieben haben mit den Feedback-Nehmern teilen. Andernfalls werden alle Feedbacks nach dem Enddatum geteilt.

    Hinweis: 

• Feedback welches geteilt oder abgeschlossen wurde kann nicht bearbeitet werden
• Nicht beendetes Feedback kann weiterhin bearbeitet oder geteilt werden

Sobald du den Zeitraum definiert hast, findest du auf der rechten Seite eine Zusammenfassung mit allen Daten.

Benachrichtigungen

Feedback-Geber und -Nehmer werden in jedem Schritt des Reviews via E-Mail benachrichtigt. In diesem Bereich kannst du auf die Vorschau Schaltfläche drücken um die entsprechende E-Mail-Vorlage zu sehen.

Sobald du das Review fertig vorbereitet hast, kannst du auf REVIEW STARTEN drücken um das Review auszulösen.

Um zu lernen, wie du bestehende Reviews managen kannst, lese den Artikel Performance Reviews verwalten.