Hinweis: Nur Admins and HR Admins können Performance Reviews erstellen.


Unter Performance Review > Reviews, klicke (+) NEUE REVIEW oben links, um ein neues Review zu erstellen.


Nachdem du den Erstellungsprozess gestartet hast werden folgende Sektionen durchlaufen:

  • Titel für das Review und Feedback-Geber
  • Teilnehmer
  • Fragen
  • Zeitraum und Benachrichtigungen


Hinweis: Während dem Erstellungsprozess kannst du ENTWURF SPEICHERN & SCHLIESSEN oben rechts wählen um dein Review als Entwurf zu speichern. Du kannst den Entwurf später weiter bearbeiten und abschließen.


Reviewtitel und Feedback-Geber



In diesem Menü musst du folgende Angaben machen: 

  • Review Titel - Name für das Review z. B. Performance Review Q1
  • Beschreibung - Beschreibung des Reviews (optional)
  • Feedback-Geber auswählen - wähle die Feeback-Geber je nach dem aus, welche Feedbackart in dem Review-Prozess gewünscht ist


Feedback-GeberBeschreibungAnonymitätFeedback-Geber nominieren
SelbsteinschätzungTeilnehmer nehmen eine Selbsteinschätzung vornicht verfügbarnicht verfügbar
VorgesetzteVorgesetzte bewerten ihre direkt unterstellten Mitarbeiter (Top-Down Feedback)Feedback-Geber können nicht anonym seinnicht verfügbar
Direkt unterstellte MitarbeiterVorgesetzte werden von ihren direkt unterstellten Mitarbeitern bewertet (Bottom-Up Feedback)Feedback-Geber kann anonym sein, wenn Anonymes Feedback aktiviert wurdenicht verfügbar
Peer-ReviewNominierte Feedback-Geber bewerten Feedback-Nehmer.Feedback-Geber kann anonym sein, wenn Anonymes Feedback aktiviert wurdeFeedback-Nehmer erhalten von Kollegen Feedback, wenn

Feedback-Nehmer nominieren die Kollegen, von denen sie Feedback erhalten möchten aktiviert ist. Andernfalls werden die Nominierungen von Admins oder direkt Vorgesetzten vorgenommen.


Hinweis: Für Performance Reviews mit den Feedback-Gebern Vorgesetzte und Direkt unterstellte Mitarbeiter werden die Feebback-Geber automatisch von Kenjo zugeteilt. Hierfür nutzt Kenjo eure Firmenstruktur in der App als Grundlage. Feedback-Geber müssen keine Feedback-Nehmer sein um teilzunehmen.


Sobald du die Schritte abgeschlossen hast klicke auf SPEICHERN & WEITER, um das Setup der Review fortzusetzen.


Teilnehmer 


Auf der Teilnehmerseite kann man Teilnehmer auswählen und zum Überprüfungsprozess hinzufügen.  


Um die Teilnehmer hinzuzufügen, folge den nachstehenden Schritten:  

  • Klicke + TEILNEHMER HINZUFÜGEN um die Teilnehmer des Review-Prozesses auszuwählen
  • Wähle im Bereich "Attribute" die Option Unternehmen, Büro, Bereich, Abteilung, Team oder Vorgesetzter
  • Sobald ein Attribut ausgewählt wurde, findest du die Abschnitte eines jeden Attributs
  • Verwende (+) oder (x), um die Abschnitte hinzuzufügen bzw. zu entfernen 
  • Um eine Übersicht aller Teilnehmer zu sehen, klicke im rechten Bereich auf den Abwärtspfeil neben dem jeweiligen Abschnitt
  • Von hier aus kannst du Folgendes ausführen:
    • Entfernen eines vorhandenen Teilnehmers durch Klicken auf die X-Schaltfläche (erscheint, während sich die Maus über den Teilnehmer ohne Manager bewegt)
    • Verändere den standardmäßigen Reviewer indem du auf die +-Schaltfläche klickst (erscheint, während sich die Maus über den Teilnehmer ohne Manager bewegt)
  • Klicke Speichern, um fortzufahren


Hinweis: Mitarbeiter ohne einen Vorgesetzten sind standardmäßig nicht in dem Review-Prozess. Ein Feedback-Geber muss für diese Mitarbeiter manuell ausgewählt werden.



Auf dieser Seite siehst du die finalen Teilnehmer der Review. Du kannst DETAILS ANZEIGEN klicken um die Teilnehmer je Abschnitt zu sehen.



Wenn du mehr Teilnehmer hinzufügen möchtest tu dies indem du (+) TEILNEHMER HINZUFÜGEN auswählst. Sobald dein Review alle benötigten Teilnehmer enthält klicke auf SPEICHERN & WEITER um mit dem Setup fortzufahren.


Fragen

 

Folge den nachstehenden Schritten, um Fragen zu einer Review hinzuzufügen: 

  • Klicke auf (+) FRAGEN HINZUFÜGEN und wähle eine Kategorie (du kannst auf das Info Symbol klicken um die Beschreibung zu lesen)
  • Klick auf das (+) Symbol in einem Fragen-Block um die Frage zu dem Review hinzuzufügen. Du kannst auch mit ALLE AUSWÄHLEN alle Fragen der Kategorie zu deinem Review hinzufügen
  • Du findest alle ausgewählten Fragen unter Fragen zu dieser Bewertung enthalten auf der rechten Seite
  • Klicke SPEICHERN um die Fragen zu sichern.



  • Du kannst die Reihenfolge der Fragen per drag & drop ändern, indem du das = Symbol gedrückt hältst
  • Die Frage Gesamtbewertung* wird automatisch an das Ende deines Fragenkatalogs hinzugefügt
  • Du kannst die Potenzial-Performance-Matrix** aktivieren, wenn du möchtest
  • Klicke SPEICHERN & WEITER um das Setup im nächsten Abschnitt fortzusetzen



   The Frage Gesamtbewertung bietet die folgenden Optionen: Unter den Erwartungen, Erfüllt die Erwartungen, Übertrifft die Erwartungen, Erwartungen bei weitem Übertroffen, Wirklich hervorragend.

**    Die Potenzial-Performance-Matrix (3x3) ist eine einfache Tabelle welche dir dabei hilft einen wahren Eindruck über das Entwicklungspotenzial eines Mitarbeiters, in der aktuellen Position zu gewinnen. Wenn du die Matrix aktivierst wird sie in dem Ergebnis Teil des Reviews erscheinen.


Hinweis: Die Fragen in der Kategorie Empfohlen von Kenjo nutzen eine Likert Skala um die Antworten zu messen. Die Antwortmöglichkeiten sind: Stimme überhaupt nicht zu, Stimme nicht zu, Stimme weder zu noch lehne ich ab, Stimme zu, Stimme voll und ganz zu.


Kategorien verwalten


Um neue Kategorien zu deinen Kategorien hinzuzufügen folge diesen Schritten:

  • Klicke den (+) Knopf neben Kategorien
  • Füge eine neue Kategorie mit einer Beschreibung (optional) hinzu
  • Nutze den SPEICHERN Knopf um die Kategorie zu speichern



Um eine Kategorie zu bearbeiten oder löschen klicke das Info Symbol. Die Detailansicht wird sich öffnen. Hier kannst du ( nutzen um die Kategorie zu bearbeiten oder zu löschen.


Hinweis: Kategorien der Kategorie Von Kenjo empfohlen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.



Fragen verwalten


Um neue Fragen in einer Kategorie hinzuzufügen beachte bitte folgende Schritten: 

  • Wähle deine Kategorie und klicke den (+) Knopf neben Fragen
  • Formuliere deine neue Frage in dem Fenster auf der rechten Seite, wähle eine alternative Formulierung für die Selbsteinschätzung (Ego-Perspektive), füge eine Beschreibung hinzu, wähle eine Kategorie und spezifiziere den Antworttyp


Du hast die folgenden Optionen als Antworttyp:

  • Freitext - besonders geeignet für komplexe Fragestellungen
  • Skala - (geeignet für Bewertungen) - Die Antwortoptionen "Unter den Erwartungen", "Erfüllt die Erwartungen", "Übertrifft die Erwartungen", "Erwartungen bei weitem Übertroffen" und "Wirklich hervorragend" sind standardmäßig eingefügt. Du kannst die Antwortoptionen so ändern wie du es für dein Review benötigst.
  • Mehrfachauswahl - (besonders für Trends geeignet) - Füge so viele Antwortmöglichkeiten hinzu, wie du möchtest. Aktiviere die Kommentar-Funktion, wenn gewünscht. 
  • Einzelauswahl - Füge so viele Antwortmöglichkeiten hinzu, wie du möchtest. Aktiviere die Kommentar-Funktion, wenn gewünscht.

Nach dem SPEICHERN wird die Frage in der Fragen-Kategorie erscheinen, die du gewählt hast. 



Um eine Frage zu bearbeiten oder zu löschen klicke auf den Titel der Fragen, die Detailansicht wird sich rechts öffnen. Nutze (um die Frage zu bearbeiten oder zu löschen.



Hinweis: Fragen aus der Kategorie Von Kenjo empfohlen können nicht verändert oder gelöscht werden.



Vorlagen


Sobald du die Fragen hinzugefügt hast, kannst du die gewählten Fragen als Vorlage speichern, indem du Fragebogen als Vorlage speichern wählst.





Wenn du eine Vorlage mit dem Namen einer vorhandenen Vorlage speicherst, wird die vorhandene Vorlage überschrieben. Es erscheint eine Warnung, wenn der Name der Vorlage mit einer bestehenden Vorlage übereinstimmt.



Wenn schon Vorlagen vorhanden sind, kannst du die Option Vorlage laden wählen, um eine vorhandene Fragebogen-Vorlage zu verwenden:



Hinweis:

  • Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol umbenannt werden
  • Eine vorhandene Vorlage kann durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol gelöscht werden

Zeitraum & Benachrichtigungen


In diesem Menü kannst du den Zeitraum für alle Schritte deines Reviews bestimmen. Der gesamt Zeitraum steht im Verhältnis zum Startdatum, weshalb es zu einem Fehler kommt, wenn der Zeitraum nicht stimmt.  


Der Zeitraum kann für die folgenden Dinge definiert werden: 


    Kollegen nominieren

    Wenn der Review Typ Peer-Review gewählt ist. Feedback-Nehmer oder ihre direkten Vorgesetzten können Feedback-             Geber in diesem Zeitraum nominieren.


    Startdatum

    Das Datum an dem alle Feedback-Geber beginnen können ihre Bewertung zu schreiben.


    Enddatum

  • Anzahl an Tagen/Wochen nach dem Startdatum, an dem der Review Prozess enden wird.
  • Wenn Feedback sofort teilen ausgewählt ist, können Feedback-Geber ihr Feedback sobald sie es geschrieben haben mit den Feedback-Nehmern teilen. Andernfalls werden alle Feedbacks nach dem Enddatum geteilt.

Hinweis: 

  • Feedback welches geteilt oder abgeschlossen wurde kann nicht bearbeitet werden
  • nicht beendetes Feedback kann weiterhin bearbeitet oder geteilt werden


Sobald du den Zeitraum definiert hast, findest du auf der rechten Seite eine Zusammenfassung mit allen Daten.



Benachrichtigungen


Feedback-Geber und -Nehmer werden in jedem Schritt des Reviews via E-Mail benachrichtigt. In diesem Bereich kannst du auf den Vorschau Knopf drücken um die entsprechende E-Mail-Vorlage zu sehen.


Sobald du das Review fertig vorbereitet hast, kannst du auf REVIEW STARTEN drücken um das Review auszulösen.


Um zu lernen, wie du bestehende Reviews managen kannst, lese den Artikel Performance Reviews verwalten