Sobald die Funktion "Digitale Signatur" aktiviert ist, kannst du im "Smart Docs" Modul Anfragen für digitale Signaturen erstellen. 



Hinweis

  • Digitale Signaturanfragen können nur für PDF- und DOCX Dokumente erstellt werden
  • Standardmäßig haben die Profile Admin und HR Admin die Berechtigung Signaturanfragen zu erstellen, anzusehen und zu verwalten. Benutzerdefinierte Profile mit den unten genannten Berechtigungen können unter Einstellungen > Profile und Berechtigungen angelegt werden



Digitale Signaturanfragen erstellen


Um eine digitale Signatur von mehreren Mitarbeitern auf einem Firmendokument zu erhalten:


Um eine digitale Signatur von einem Mitarbeiter auf einem Dokument zu erhalten:
  • Klicke unter Smart Docs > Mitarbeiterdokumente auf das Dokument, für welches du eine digitale Signatur anfragen möchtest

Klicke rechts unter Aktionen auf die Schaltfläche Digitale Signatur: 




  • Wähle unter Unterzeichner auswählen je nach Anforderung, Spezielle Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern

Spezielle Mitarbeiter: Klicke auf die + Unterzeichner auswählen Schaltfläche und wähle den Zustellungsmodus (Inaktive Mitarbeiter können bei dieser Methode nicht berücksichtigt werden.
  • Sequenzielle Weiterleitung: Bei dieser Methode wird das Dokument den jeweiligen Unterzeichnern als Sequenz ausgeliefert. Der zweite Unterzeichner erhält das Dokument erst, wenn der erste Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat


Parallele Zustellung: Bei dieser Methode wird das Dokument allen ausgewählten Unterzeichnern zum selben Zeitpunkt ausgeliefert. Für jeden Mitarbeiter wird ein Dokument generiert, auf dem später die Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters steht.


Gruppe von Mitarbeitern: Wähle Alle Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern aus einem Unternehmen, einem Büro oder einer Abteilung. Bei dieser Methode wird das Dokument allen ausgewählten Unterzeichnern zum selben Zeitpunkt ausgeliefert. Für jeden Mitarbeiter wird ein Dokument generiert, auf dem später die Unterschrift des jeweiligen Mitarbeiters steht.




Hinweis: Aktiviere die Schaltfläche Inaktive Mitarbeiter einbeziehen, um die Unterschrift auch von inaktiven Mitarbeitern anzufordern.



Du kannst das Bleistift-/Papierkorb-Symbol verwenden, um die ausgewählten Unterzeichner während des Erstellungsprozesses der der Signaturanfrage entweder zu bearbeiten oder zu löschen.




  • Füge eine persönliche Nachricht hinzu, indem du auf die Schaltfläche + Persönliche Nachricht hinzufügen klickst 
  • Klicke jetzt auf Dokument senden, um Unterschriften von den ausgewählten Mitarbeitern anzufordern



Nachbereitung von digitalen Signaturanfragen


Sobald die Anforderung ausgelöst wurde, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit der Signaturanfrage und das Dokument ist unter dem Abschnitt "Meine Dokumente" in der Listenansicht verfügbar. Der Mitarbeiter kann entweder aus der E-Mail oder aus dem Bereich "Meine Dokumente" signieren.






Nach Abschluss der digitalen Signaturanfragen

  • Sobald der Signaturvorgang abgeschlossen ist:
    • Erhalten alle Unterzeichner eine Kopie des signierten Dokuments per E-Mail
    • Erhalten alle Unterzeichner eine Benachrichtigung in der Kenjo App und das signierte Dokument wird unter der Registerkarte "Meine Dokumente" des jeweiligen Unterzeichners verfügbar sein
    • Das signierte Dokument erhält den Text "DigitalSigned" neben dem eigentlichen Namen des Dokuments und ein Signatursymbol in der oberen rechten Ecke


  • Bei einer sequenziellen Weiterleitung wird der oben beschriebene Signaturvorgang erst angezeigt, wenn alle ausgewählten Unterzeichner das Dokument signiert haben



Um die unter dem Modul Smart Docs erstellten digitalen Signaturanforderungen zu verwalten, lese bitte den Artikel Smart Docs: Digitale Signaturanfragen verwalten.