Importieren von DATEV Mitarbeiterdaten

Geändert am Mo, 23 Dez, 2024 um 3:59 NACHMITTAGS

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Sobald Du die DATEV-Integration aktiviert und alle Mitarbeitenden in Kenjo hinzugefügt hast, kannst Du die DATEV-Mitarbeiterdaten hinzufügen.

INHALTSVERZEICHNIS

Hintergrund
Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?
Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren
Option 2: Nutze die Excel-Vorlage
Wichtige Hinweise
DATEV-Daten manuell hinzufügen
Wichtige Punkte beachten
Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export

Hintergrund

DATEV benötigt detailliertere Informationen zu Mitarbeitenden als im Standard-Mitarbeitenrprofil bei Kenjo enthalten sind. Spezifische Angaben wie Gültigkeit der Aufenthaltserlaubnis, Sozialversicherungsgruppe und Ausbildungsbeginn sind für die deutsche Lohnabrechnung essenziell, aber nicht im Standardprofil angegeben. Um eine einwandfreie Synchronisierung der Mitarbeitenrdaten zwischen Kenjo und DATEV zu gewährleisten, haben wir das Kenjo-Mitarbeitendenprofil für Nutzer mit DATEV-Integration erweitert. Diese Erweiterung enthält alle erforderlichen Felder, die DATEV für korrekte Gehaltsabrechnungen benötigt. Diese Felder findest Du im Abschnitt DATEV-spezifische Lohndaten im Mitarbeitenrprofil.

Für eine vollständige Liste der DATEV-Felder, die von Kenjo mit DATEV synchronisiert werden können, schaue bitte unten in diesem Artikel nach.

Wie füge ich Mitarbeiterfelder in Kenjo hinzu?

Importiere die DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeitenden über den Import-Assistenten. Du hast zwei Optionen für den Import aller DATEV-Felder:

Option 1: Schnellste Methode: DATEV-Stammdaten direkt in Kenjo importieren

Alle Mitarbeitenden müssen bereits ihre DATEV-Personalnummer (PNR) in ihrem Kenjo-Profil hinterlegt haben, damit dieser Import funktioniert. Sobald du unter Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung auf Verwende die Datei von DATEV klickst, aber nicht alle deine Mitarbeiter eine PNR haben, bekommst du folgende Meldung:

Tipp: Nutze die DATEV-Importvorlage, um die PNR-Nummern deiner Mitarbeiter gesammelt zu importieren.

Gehe zu Einstellungen > Datenimport > DATEV-Lohnabrechnung verwenden.
Wähle Verwende Datei von DATEV aus
Klicke auf IMPORTIEREN
Importiere die DATEV-Stammdaten-Datei, die Du von Deinem Steuerberater erhalten hast
Wähle bei Import-Optionen aus, ob bestehende Felder in Kenjo bei Konflikten überschrieben werden sollen (z.B. wenn sich die Adresse eines Mitarbeitenden unterscheidet.

Ordne die Spalten aus der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet und mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du entweder:

1.) Manuell auswählen und über das Drop-Down-Menü zuordnen oder

2.) Die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.

Klicke auf BESTÄTIGEN.
Vergebe einen Namen für die Import-Datei.
Klicke auf HINZUFÜGEN.

Option 2: Nutze die Excel-Vorlage

Nutze diese Vorlage, um PNR-Nummern oder andere spezifische Felder zu importieren. Als eindeutiger Identifikator wird die E-Mail-Adresse verwendet.
Gehe zu Einstellungen > DATEV Lohnabrechnung > Verwende unsere Excel-Vorlage
Klicke auf WEITER
Wähle die Sprache und lade die Vorlage über den Link auf der Seite herunter.
Fülle die Excel-Datei aus.
Lade die Datei per Drag-and-Drop oder über Deinen Computer in Kenjo hoch und klicke auf HOCHLADEN.
Ordne die Spalten der Excel-Datei den Feldern in Kenjo zu. Bereits erkannte Felder werden automatisch zugeordnet. Nicht zugeordnete Spalten kannst Du manuell auswählen oder die Zeile leer lassen und unter der Tabelle links das Häkchen bei Keine Daten von unzugeodneten Spalten importieren setzen. Die jeweiligen Spalten werden so nicht übertragen.
Klicke auf BESTÄTIGEN und dann auf IMPORTIEREN.

Wichtige Hinweise

Vorlage: Verändere nicht die Reihenfolge, lösche keine Spalten und füge keine neuen Spalten hinzu. Die Struktur der Vorlage muss unverändert bleiben.

Dropdown-Auswahl: Wähle ausschließlich Optionen aus den Dropdown-Menüs. Das Einfügen von Werten per Copy-Paste kann zu Importfehlern führen.

Vorab ausgefüllte Vorlage: Wenn DATEV-Daten bereits hinzugefügt wurden, wird die Vorlage mit diesen Daten vorab ausgefüllt. Du kannst diese Felder nach Bedarf bearbeiten.

Name- und E-Mail-Beschränkungen: Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse können hier nicht geändert werden. Änderungen werden nicht in Kenjo übernommen.

Tipp: Du kannst alles DATEV-Stammdaten Deiner Mitarbeiter aus DATEV extrahieren. Folge dafür diesen Schritten.

DATEV-Daten manuell hinzufügen

Admins und Mitarbeitende können die DATEV-Daten auch manuell im Mitarbeitendenprofil hinzufügen.

Gehe zu Mitarbeiter > Verzeichnis.
Wähle einen Mitarbeitenden > Mitarbeiterprofil > DATEV-spezifische Lohndaten.
Trage die DATEV-Daten in die bearbeitbaren Felder ein.

Hinweis: Bestimmte Felder sind in dieser Ansicht nicht bearbeitbare. Alle Mitarbeiterdaten aus dem Kenjo-Profil werden automatisch in das DATEV-Profil übertragen. Um ausgegraute Felder zu ändern, gehe zum Mitarbeiterprofil und scrolle nach unten.

Tipp: Ermuntere neue Mitarbeiter beim Onboarding dazu, ihre Daten selbst in ihr Kenjo Mitarbeiterprofil einzutragen. Eine vollständige Liste der Felder auf die Mitarbeiter Zugriff haben findest du am Ende des Artikels.

Wichtige Punkte beachten

Bevor Du die erste DATEV-Lohnabrechnungsdatei exportieren kannst, müssen alle Mitarbeiterdaten in Kenjo mit den Daten in DATEV übereinstimmen. So kannst Du Deine monatliche Lohnabrechnung fehlerfrei durchführen. Beachte, dass ab diesem Zeitpunkt Kenjo die Quelle der Wahrheit ist. Das bedeutet, dass Änderungen an Mitarbeitendendaten zuerst in Kenjo vorgenommen werden müssen. Diese Änderungen werden dann automatisch während der monatlichen Lohnabrechnung mit DATEV synchronisiert.

Liste der verfügbaren Felder für den DATEV-Export

Feld-Name	Wo soll ich diese Daten in Kenjo hinzufügen	Welches Datenimport Modul soll in Kenjo verwenden, um diese Info zu Importieren
PNR - Personalnummer	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
E-Mail	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Vorname	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Nachname	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Geburtsname	Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden	DATEV Lohnabrechnung Import
Präfix	Keine Zuordnung - muss dem erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden	DATEV Lohnabrechnung Import
Geburtsdatum	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Familienstand	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters Geschieden > Ledig Lebenspartner > Ledig Verheiratet > Verheiratet Getrennt > Ledig Verwitwet > Ledig	Mitarbeiterdaten Import
Adresszeile	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Hausnummer	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Zusätzliche Adresse	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Postleitzahl	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Ausländische Postleitzahl	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Stadt	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Land	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Telefonnummer	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Nationale Versicherungsnummer	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Europäische Versicherungsnummer	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Geburtsort	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Geburtsland	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Geschlecht	Abgeleitete Zuordnung Weiblich > weiblich Männlich > männlich Nicht binär > nicht binär Andere > Andere keine Angaben machen wollen > andere Transgender > Andere	Mitarbeiterdaten Import
Nationalität	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Schwerbehindert (Grad der Behinderung)	Keine Zuordnung - Muss zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzugefügt werden 0 = nein; 1 = ja	DATEV Lohnabrechnung Import
Ersteintrittsdatum	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Arbeitserlaubnis gültig bis	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Aufenthaltserlaubnis gültig bis	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Studienbescheinigung gültig bis	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
Akademischer Grad	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen	DATEV Lohnabrechnung Import
IBAN	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
BIC	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Name des Kontoinhabers	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Abweichender Kontoinhaber	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	DATEV Lohnabrechnung Import
Auszahlungsart	Abgeleitetes Zuordnen Wenn sowohl IBAN als auch BIC hinterlegt sind, wird der Wert "5 - SEPA-Überweisung" übertragen. Wenn IBAN oder BIC nicht gesetzt sind, wird nichts übertragen.	DATEV Lohnabrechnung Import
Einstellungsdatum	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Austrittsdatum	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Befristeter Vertrag	Abgeleitetes Zuordnen Wenn der Arbeitsvertrags ein Enddatum enthält, füge 1 hinzu. Wenn nicht, 0	DATEV Lohnabrechnung Import
Steueridentifikationsnummer	Verknüpft mit dem Kenjo Profil des Mitarbeiters	Mitarbeiterdaten Import
Haupt-/ Nebenarbeitgeber	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Geringverdiener / geringfügig Beschäftigte	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Berufsbezeichnung	1:1	Mitarbeiterdaten Import
Personengruppe Sozialversicherung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Ausbildungsbeginn	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Voraussichtliches Ende der Ausbildung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Ausbildungsende	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Höchster Schulabschluss	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Höchste Berufsausbildung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Vertragsform	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Stammkostenstelle	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Health insurance contribution group	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Beitragsgruppe Rentenversicherung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Beitragsgruppe Arbeitslosenversicherung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Beitragsgruppe Pflegeversicherung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Personengruppe Sozialversicherung	Direkt zum erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters hinzufügen Vordefinierte Dropdowns	DATEV Lohnabrechnung Import
Mindesturlaub	Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)	DATEV Lohnabrechnung Import
Urlaubsanspruch aus dem laufenden Jahr	Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)	DATEV Lohnabrechnung Import
Resturlaub aus Vorjahr	Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)	DATEV Lohnabrechnung Import
Nicht genommener Urlaub	Keine Zuordnung (wir arbeiten daran, dieses Feld mit dem Modul "Abwesenheiten" in Kenjo zu verknüpfen)	DATEV Lohnabrechnung Import
Erwartete Arbeitszeit	Verknüpft mit der Wochenarbeitszeit in den Anwesenheiten	Mitarbeiterdaten Import
Lohnart Nummer	Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen	DATEV Lohnabrechnung Import
Salary Type	Entweder aus der allgemeinen Zuordnung der DATEV-Einstellungen übernommen oder im erweiterten DATEV-Mitarbeiterprofil eingetragen	DATEV Lohnabrechnung Import
Gehalt	Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter	Gehalt Import
Stundensatz	Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter	Gehalt Import
Einmalige variable Vergütungen	Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter	Variable Vergütung Import
Wiederkehrende variable Vergütung	Synchronisiert aus der Vergütungstabelle der Mitarbeiter	Variable Vergütung Import

Anhänge (1)

xlsx

datev.xlsx
23.8 KB