¿Quieres que tus empleados firmen documentos de forma digital? En este artículo te explicamos paso a paso cómo crear y gestionar solicitudes de firma digital, qué requisitos debes cumplir y cómo seleccionar a los firmantes.
Nota:
Las solicitudes de firma digital solo se pueden crear para documentos en formato PDF y DOCX
De forma predeterminada, los perfiles Admin y HR Admin tienen permiso para crear, ver y gestionar solicitudes de firma. Puedes crear perfiles personalizados con estos permisos en Configuración > Perfiles y Permisos
Crear solicitudes de firma digital
Comprobar los requisitos y permisos
Antes de empezar, asegúrate de que tu documento tiene el formato correcto (PDF o DOCX).
Confirma que tienes los permisos necesarios, ya que de forma predeterminada solo el Admin y el HR Admin tienen acceso a esta función.
Si usas un perfil personalizado, ajusta los permisos en Configuración > Perfiles y Permisos.
Seleccionar el documento e iniciar el proceso
Nota:
Elige la sección correspondiente en Smart Docs para iniciar la solicitud, por ejemplo:
Haz clic en el documento para el que quieres solicitar una firma digital en Smart Docs > Documentos de la Empresa.
Como alternativa, haz clic en el documento deseado en Smart Docs > Documentos de Empleados.
Haz clic en el botón Firma digital, en Acciones, a la derecha
Seleccionar los firmantes y el modo de entrega
Ahora decides quién debe recibir el documento y cómo.
Opción 1: elige Grupo de empleados para seleccionar todos los empleados o grupos de una empresa, una oficina o un departamento. Con este método, el documento se entrega a todos los firmantes seleccionados al mismo tiempo. Se genera un documento individual para cada empleado con su respectiva firma.
Selecciona los empleados.
Puedes filtrar por empresa, oficina o departamento.
Haz clic en el icono del lápiz para editar los empleados seleccionados.
Haz clic en el icono de la papelera para eliminar el grupo de empleados seleccionado.
Nota: activa el interruptor Incluir empleados inactivos para solicitar también la firma de empleados inactivos.
Opción 2: elige Empleados específicos y haz clic en (+) Seleccionar firmantes.
Elige el modo de entrega: Entrega secuencial o Entrega paralela.
Entrega secuencial: con este método, el documento se entrega a los firmantes en una secuencia. El segundo firmante solo recibe el documento cuando el primer firmante ya lo ha firmado
Entrega paralela: con este método, el documento se entrega a todos los firmantes seleccionados al mismo tiempo. Se genera un documento individual para cada empleado con su respectiva firma.
Activa Entrega secuencial (1) para que el segundo firmante reciba el documento solo después de que el primero lo haya firmado.
Haz clic en el campo gris Buscar por empleados para añadir un empleado como Firmante 1.
Para añadir un segundo firmante, haz clic en (+) Añadir firmante.
En Seleccionar asignación, define en qué perfil de empleado se guardará el documento.
Haz clic en GUARDAR.
Usa Entrega paralela (2) para que el documento se entregue a todos los firmantes al mismo tiempo y se genere un documento individual para cada empleado.
Haz clic en GUARDAR.
Personalizar y enviar la solicitud de firma
Antes de enviarla, puedes revisar la selección una vez más.
Usa el icono del lápiz o la papelera para editar o eliminar firmantes.
Añade un mensaje personal haciendo clic en el botón + Agregar mensaje personal.
Haz clic en Enviar documento para solicitar las firmas.
Revisar los resultados de la solicitud de firma
En cuanto el proceso termina, el sistema te informa del resultado.
El documento firmado añade automáticamente el texto DigitalSigned junto al nombre y un icono de firma verde en la esquina superior derecha.
Todos los firmantes reciben una notificación en la app de Kenjo y el documento está disponible en la pestaña Mis Documentos/Smart Docs.
Se envía automáticamente una copia del documento firmado por correo electrónico a todos los implicados.
En una entrega secuencial, el resultado descrito arriba solo se muestra cuando todos los firmantes seleccionados han firmado el documento.
Firmar con la app móvil de Kenjo
Tus empleados pueden firmar en cualquier momento desde su smartphone, estén donde estén.
Haz clic en el correo electrónico con la solicitud de firma y selecciona Ver y firmar.
Haz clic en el botón verde Empezar.
Marca las dos casillas para aceptar los términos y condiciones, y haz clic en Aceptar.
Toca el lugar del documento donde quieres colocar la firma.
Firma con el dedo índice en la pantalla y ajusta el tamaño si es necesario.
Haz clic en Enviar documento para finalizar el proceso.
Costes y paquetes disponibles
El uso de la firma digital tiene un coste que depende del paquete elegido. Puedes elegir entre varios paquetes para encontrar el que mejor se adapte a tu empresa:
Tamaño del paquete | Número de sobres/créditos | Precio por sobre | Precio total |
Firma digital 50 sobres | 50 | 1,10 EUR | 55 EUR |
Firma digital 100 sobres | 100 | 0,95 EUR | 95 EUR |
Firma digital 250 sobres | 250 | 0,84 EUR | 210 EUR |
Firma digital 500 sobres | 500 | 0,74 EUR | 370 EUR |
Firma digital 1000 sobres | 1000 | 0,69 EUR | 690 EUR |
Nota:
Si tus créditos de firma digital se están agotando, puedes comprar más. Contacta con nuestro equipo de soporte ([email protected]).
Puedes consultar la cantidad exacta de tu contingente en Configuración > Firma Digital > Resumen.