Descubrir las secciones de Smart Docs
Smart Docs se divide en seis secciones (pestañas):
Mis documentos: Aquí cada empleado encuentra sus documentos personales, como nóminas, contratos de trabajo o justificantes médicos, así como los documentos que añadas en su nombre. Lo que un empleado sube también aparece aquí y solo es visible para él.
Documentos de empresa: visibles para todos los empleados. Ideales para manuales internos, políticas o documentos legales. Puedes solicitar aquí una confirmación de lectura.
Documentos de empleados: la vista de administración sobre los documentos de todos los empleados, dividida en Visible para el empleado y Oculto para el empleado. Mueves los documentos entre ambas secciones mediante arrastrar y soltar.
Firma digital: resumen de todas las solicitudes de firma y su estado. Esta pestaña solo aparece si la función está activada.
Plantillas: plantillas de Word para documentos recurrentes.
Importar: importación masiva de nóminas u otros documentos. Esta pestaña solo es visible para empleados con el permiso correspondiente.
Nota: No existe una estructura de carpetas con subcarpetas. En su lugar, se utilizan etiquetas por las que puedes filtrar y buscar.
Subir documentos, validez y etiquetas
Haz clic en (+) Subir documento en la sección deseada y selecciona el archivo.
Asigna un nombre y añade una etiqueta si es necesario.
Si el documento tiene fecha de vencimiento, introduce opcionalmente una fecha en válido hasta.
En documentos de empresa, activa opcionalmente Solicitar confirmación de lectura para hacer seguimiento de quién ha leído el documento.
Haz clic en Subir.
En documentos de empleados, establece la visibilidad a continuación mediante arrastrar y soltar: arrastra el documento a la sección Visible para el empleado u Oculto para el empleado.
Nota: Si subes un documento de empresa sin una etiqueta restrictiva, será visible para todos los empleados de forma predeterminada.
Nota: Solo los admins, HR admins o perfiles estándar con el permiso correspondiente pueden editar documentos, incluidos los propios.
Nota: El tamaño máximo de los documentos es de 50 MB. Si deseas importar documentos en grandes cantidades, se recomienda subir archivos comprimidos para mejorar el rendimiento de la app. Hay herramientas sencillas para comprimir archivos, como https://smallpdf.com/compress-pdf.
Configurar etiquetas y controlar la visibilidad
Las etiquetas sustituyen la estructura de carpetas. Filtras y buscas a través de ellas. Según el diálogo de subida, puedes asignar varias etiquetas o solo seleccionar una.
Kenjo incluye siete etiquetas estándar: Justificantes de ausencia, Currículums y candidaturas, Nóminas, Documentos firmados, Firma electrónica, Certificados y "sin etiqueta" para todo lo demás. Las etiquetas estándar se pueden renombrar, cambiar de color y desactivar, pero no eliminar.
Crear una etiqueta personalizada
Ve a Ajustes > Ajustes de Smart Docs.
Haz clic en (+) Añadir etiqueta en Etiquetas personalizadas.
Asigna un nombre y establece opcionalmente la visibilidad en no visible para todos para restringirla a determinadas personas.
Atención: Varias etiquetas en un documento amplían el acceso, no lo restringen. Si un documento confidencial lleva además una etiqueta con visibilidad amplia, accederán todos los que tengan acceso a cualquiera de las dos etiquetas. Por ello, asigna a los documentos confidenciales solo una etiqueta en la medida de lo posible.
La administración del sistema siempre mantiene acceso total a todos los documentos, incluidas las nóminas.
Hacer las etiquetas obligatorias
Activa en Ajustes > Ajustes de Smart Docs la opción "Marcar etiquetas como obligatorias" (desactivada por defecto).
La obligatoriedad aplica al subir documentos individualmente y en importación masiva, pero no al importar nóminas.
Esta obligatoriedad es una validación en la interfaz, no una regla en la base de datos.
Etiquetas recomendadas: Contratos de trabajo, Evaluaciones, Protección de datos, Gastos/Facturas, Pasaporte, Acta de nacimiento, Acta de matrimonio, Visado, Cartas de despido/desplazamiento, Justificante de ausencia, Currículum y candidaturas, Nómina, Documentos firmados, Firma electrónica. Recomendamos un máximo de 20 a 25 etiquetas personalizadas para que la selección al subir documentos sea manejable.
Crear y asignar plantillas con marcadores de posición
Crear una plantilla
Ve a Smart Docs > Plantillas.
Crea el contenido de tu plantilla en un archivo DOCX (los archivos DOC más antiguos no se procesan).
Marca las partes variables con llaves, p. ej. {Apellidos}.
Importa el archivo en Smart Docs > Plantillas > Subir plantilla.
Vincula cada marcador de posición con el campo correspondiente de Kenjo y haz clic en Guardar.
Asignar una plantilla a un empleado
Ve a Smart Docs > Plantillas.
Haz clic en la plantilla deseada y luego en Crear documento.
Busca al empleado y selecciona si el documento debe ser visible para él.
Revisa los marcadores de posición rellenos previamente; los datos que falten los añades manualmente.
Haz clic en Crear documento.
El resultado se guarda de forma predeterminada en la sección confidencial de los documentos del empleado, salvo que lo hagas explícitamente visible para esa persona.
Atención: El contenido de una plantilla no se puede editar una vez subida, solo la asignación de campos. Para cambios de texto, sube una nueva plantilla. Introduce siempre un marcador de posición de una sola vez y como texto sin formato; de lo contrario, Word puede fragmentar el corchete con el formato.
Son adecuados: acuerdos de protección de datos, autorizaciones de uso de imagen, acuerdos de trabajo móvil, albaranes de entrega de hardware, certificados de trabajo sencillos. Menos adecuados: certificados de trabajo y contratos personalizados individualmente.
Subir documentos mediante importación masiva
Importar nóminas
Ve a Smart Docs > Importar.
Haz clic en el círculo izquierdo con el texto Archivo de nóminas.
Sube el archivo consolidado con todas las nóminas. El archivo no debe estar protegido con contraseña y debe contener texto real, no imágenes escaneadas.
Kenjo compara el texto con nombre y apellidos, nombre mostrado, número de seguridad social, número de identificación fiscal, número de documento de identidad y número de pasaporte. El número de empleado o de personal DATEV no se evalúa; los componentes del nombre de hasta cuatro caracteres no se tienen en cuenta.
Con exactamente una coincidencia, Kenjo asigna automáticamente. Sin ninguna coincidencia o con varias, la asignación se realiza manualmente.
Antes de la importación definitiva, revisa nombre, fecha y etiqueta por cada documento. Opcionalmente puedes solicitar una firma digital directamente desde la importación.
Atención: No abandones la página durante la importación o se perderán los archivos subidos. Si el archivo contiene varias personas o personas no reconocidas, Kenjo lo divide página a página; las nóminas de varias páginas pueden fragmentarse en páginas individuales.
Subir otros documentos en importación masiva
Ve a Smart Docs > Importar.
Haz clic en el círculo derecho con el texto Otros.
Nombra cada archivo en el formato Nombreoriginal#partelocal.extensión (p. ej. Contrato#frank.pdf para [email protected]).
Sube los archivos y revisa en la vista general nombre, empleado vinculado, etiquetas y visibilidad.
Haz clic en Importar todo.
Nota: Esta vía solo merece la pena con grandes cantidades. Para pocos documentos, la subida directa en los documentos individuales del empleado es más rápida y menos propensa a errores.
Solicitar firma digital en documentos
La firma digital es una función adicional de pago y se realiza a través del partner Signaturit.
Requisitos: Las solicitudes de firma solo se pueden crear para documentos PDF y DOCX. De forma predeterminada, solo Admin y HR Admin tienen permiso para crear, ver y gestionar solicitudes de firma. Para perfiles personalizados, ajústalo en Ajustes > Perfiles y permisos.
Navega a Ajustes > Resumen > Funciones y activa Firma digital.
Haz clic en Notificar al equipo de soporte. El soporte de Kenjo se pondrá en contacto para completar la activación y la compra de un paquete de firmas (créditos).
Tras la activación, encontrarás en Ajustes > Firma digital > Límite de firma > Resumen los detalles de uso y el correo de Signaturit vinculado a tu cuenta.
Nota: Las firmas adquiridas tienen una validez de un año desde la fecha de compra. Las solicitudes fallidas no consumen créditos.
Nota: Kenjo utiliza la firma electrónica avanzada (FEA) según el Reglamento eIDAS, no la firma electrónica cualificada. Para despidos y rescisiones de contrato, la firma digital está generalmente excluida. Consulta con un especialista en derecho laboral qué documentos de tu empresa pueden firmarse digitalmente.
Crear y enviar una solicitud de firma
Selecciona los firmantes: Grupo de empleados (por empresa, oficina o departamento) o Empleados específicos mediante (+) Seleccionar firmante. Establece el modo de entrega:
Reenvío secuencial: envía el documento uno a uno; el siguiente firmante lo recibe solo cuando el anterior ha firmado.
Entrega en paralelo: envía el documento simultáneamente a todos; cada uno recibe su propio ejemplar para firmar.
Colocar campo de firma (opcional): Haz clic en Colocar campo de firma para indicar dónde firma cada firmante. Si omites este paso, los firmantes pueden firmar libremente en el documento.
Arrastra un campo por firmante al lugar deseado y haz clic en Colocar campo.
Haz clic en Confirmar colocación una vez colocados todos los campos.
Configurar recordatorios automáticos (opcional): Haz clic en Añadir recordatorio e indica después de cuántos días (1–365) se enviará. Para un segundo recordatorio, vuelve a hacer clic en Añadir recordatorio; debe ser posterior al primero.
Añade opcionalmente un Mensaje personal y haz clic en Enviar documento.
Nota: Los documentos Word se convierten automáticamente a PDF para la colocación.
Una vez completado el proceso, el documento recibe el sufijo DigitalSigned y un símbolo de firma verde en la vista de mosaico, el estado Firmado en la vista de lista, y todos los firmantes reciben una notificación y una copia por correo.
Firmar con la app móvil de Kenjo
Tus empleados pueden firmar en cualquier momento desde su smartphone.
Haz clic en el correo con la solicitud de firma y selecciona Ver y firmar.
Haz clic en el botón verde Inicio.
Marca dos casillas para aceptar los términos y condiciones y haz clic en Aceptar.
Haz clic en el lugar del documento donde se debe colocar la firma.
Firma con el dedo índice en la pantalla y ajusta el tamaño si es necesario.
Haz clic en Enviar documento para completar el proceso.
Gestionar solicitudes de firma y consultar el estado
El estado de todas las solicitudes de firma lo encuentras en Smart Docs > Firma digital.
Costes y paquetes disponibles
Tamaño del paquete | Créditos | Precio por sobre | Precio total |
50 sobres | 50 | 1,10 EUR | 55 EUR |
100 sobres | 100 | 0,95 EUR | 95 EUR |
250 sobres | 250 | 0,84 EUR | 210 EUR |
500 sobres | 500 | 0,74 EUR | 370 EUR |
1000 sobres | 1000 | 0,69 EUR | 690 EUR |
Solicita más créditos a través de [email protected].
Solucionar errores
Síntoma | Causa | Solución |
El archivo no se puede subir, aviso de tamaño máximo | El documento supera el tamaño mostrado en el diálogo de subida | Reducir o dividir el documento antes de subirlo |
Las nóminas no se asignan a ningún empleado o a varios | La ortografía del nombre difiere, faltan números de identificación, o varias personas tienen el mismo nombre | Unificar la ortografía, añadir número de seguridad social/identificación fiscal, asignar manualmente los documentos afectados |
De una nómina se generan varios documentos para la misma persona | El archivo contiene varias personas o no reconocidas y se dividió página a página | Revisar las páginas relacionadas en la vista de verificación, eliminar entradas duplicadas |
La importación se interrumpe o se bloquea | Archivo protegido con contraseña o sin capa de texto, o se abandonó la página durante el procesamiento | Eliminar la protección con contraseña, solicitar un PDF con texto, mantener la ventana abierta durante la importación |
La plantilla no se puede procesar | Marcador de posición no cerrado correctamente o fragmentado por el formato de Word; DOC en lugar de DOCX | Reintroducir el marcador sin formato, guardar como DOCX y volver a subir |
El documento generado desde una plantilla no es visible para el empleado | El documento se encuentra de forma predeterminada en la sección confidencial | Activar la visibilidad al crear o mover el documento a la sección visible |
La etiqueta no se puede eliminar | La etiqueta aún está asignada a documentos, o es una etiqueta estándar | Eliminar la etiqueta de todos los documentos; desactivar las etiquetas estándar en su lugar |
Un documento confidencial es visible para demasiadas personas | Segunda etiqueta con visibilidad más amplia en el documento | Eliminar la etiqueta extra, revisar la visibilidad por etiqueta |
La solicitud de firma falla o no hay créditos disponibles | Paquete agotado o error del servidor | Reintentar la solicitud (las solicitudes fallidas no consumen créditos), solicitar más créditos a través de [email protected] |
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio establecer la posición de la firma?
No, es opcional. Si omites este paso, los firmantes pueden firmar libremente en el documento como hasta ahora.
¿Se envía un recordatorio automático aunque ya se haya firmado?
No. Kenjo verifica en tiempo real antes de cada envío si el destinatario ya ha firmado.
¿Cuántos recordatorios automáticos puedo configurar por solicitud de firma?
Un máximo de dos, cada uno entre 1 y 365 días después del envío. El segundo debe ser posterior al primero.
¿Funciona la colocación de firma también con documentos Word?
Sí. Los archivos Word se convierten automáticamente a PDF antes de aplicar la colocación.
¿Por qué no veo todas las etiquetas que existen en el sistema?
En la barra de filtros de una sección de documentos solo aparecen las etiquetas que realmente existen en esa sección. La lista completa de todas las etiquetas activas la ves al subir un documento.
¿Puedo eliminar una etiqueta estándar que ya no necesito?
No, solo renombrarla, cambiar el color o desactivarla. Las etiquetas personalizadas sí se pueden eliminar cuando ningún documento las lleva.
¿Puedo editar el contenido de una plantilla de Word subida?
No. Tras subirla, solo se puede ajustar la asignación de campos. Para cambios de texto, sube una nueva plantilla en DOCX.
¿Es adecuada la firma digital para despidos?
No. Para despidos y rescisiones de contrato, la forma electrónica está expresamente excluida. Consulta con un especialista en derecho laboral qué documentos de tu empresa pueden firmarse digitalmente.
¿Pueden los empleados firmar también desde el móvil?
Sí, a través de la app móvil de Kenjo. Reciben la solicitud por correo, la abren en la app y firman directamente con el dedo en la pantalla.