En este artículo aprenderás a crear etiquetas personalizadas, controlar la visibilidad de documentos según sus etiquetas, y habilitar, deshabilitar o eliminar etiquetas existentes. Descubrirás cómo las etiquetas te permiten organizar documentos y restringir su acceso a grupos o empleados específicos. Este artículo es relevante para administradores que necesitan gestionar la visibilidad y organización de documentos en el sistema.
Para agregar etiquetas personalizadas, haz clic en (+) AGREGAR ETIQUETA
Agrega el nombre de la etiqueta y elige un colo
Puedes restringir la visibilidad de ciertos documentos según la etiqueta que les asignes. Desactiva el interruptor si deseas que los documentos con una determinada etiqueta sean visibles solo para ciertos grupos o para empleados específicos. En el ejemplo anterior, solo Anna Purt podrá ver documentos con la etiqueta personalizada "Nóminas". Sin embargo, ten en cuenta que la asignación de un documento tendrá prioridad sobre su visibilidad restringida. Esto significa que, en el ejemplo anterior, solo Anna puede ver los documentos con la etiqueta "Nómina", a menos que asigne ese documento a un/a empleado/a. Si efectivamente asigna el documento a dicho empleado, ambos podrás ver el documento.
Finalmente, haz clic en AÑADIR
Deshabilitar etiquetas: puedes activar y desactivar el interruptor para habilitar o deshabilitar una etiqueta. Deshabilitar una etiqueta no la eliminará de los documentos existentes. Si bien no podrás seleccionarla al momento de cargar archivos, aún estará visible al obtener una vista previa de los documentos, filtrar o realizar una búsqueda desde la página de Documentos
Eliminar etiquetas: no es posible eliminar etiquetas que tengan documentos adjuntos. Para eliminar etiquetas, asegúrate de que no estén asociadas a ningún documento.
Nota: puedes agregar varias etiquetas al mismo documento. Ten en cuenta que si agregas múltiples etiquetas al mismo documento, todas las personas que tienen permisos para ver esos documentos tendrán visibilidad sobre ellos. Por ejemplo, un documento con la etiqueta 'Nómina' y 'Facturas' dará acceso a grupos de ambas etiquetas.
Mejores prácticas: A continuación, se muestran algunas ideas sobre etiquetas que puedes crear:
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