El canal de denuncias consta de dos partes: un portal público donde los denunciantes presentan denuncias, y el área del canal de denuncias en Kenjo, donde los responsables gestionan estas denuncias. Un denunciante es cualquier persona que comunica una sospecha de irregularidad. Una denuncia es un informe individual. Los responsables son los empleados asignados a una denuncia o a una categoría. El código de acceso es la clave con la que el denunciante abre más adelante su denuncia en el portal.

Así funciona una denuncia:

Quién ve qué:

Los administradores y los Admin de RRHH activan la funcionalidad en Configuración > Funcionalidades > Canal de denuncias con el interruptor. Solo ellos pueden activarla. Si la funcionalidad no está habilitada para tu organización, Kenjo muestra un icono de candado y una ventana de desbloqueo al intentar activarla. La funcionalidad se queda entonces desactivada.

Tras la activación, los administradores, los Admin de RRHH y los empleados asignados a una categoría o a una denuncia ven el elemento de menú en la barra lateral.

En la primera activación, Kenjo crea el portal y 15 categorías predeterminadas. La persona que activa la funcionalidad por primera vez es la responsable de todas las categorías predeterminadas.

En Canal de denuncias > Ajustes > Categorías defines qué tipos de denuncias se pueden presentar y quién las gestiona. Una categoría es el tema de una denuncia, por ejemplo fraude o corrupción. Cada categoría tiene al menos un responsable, y las nuevas denuncias se asignan automáticamente a los responsables de su categoría.

Kenjo incluye estas 15 categorías predeterminadas: Abuso de poder, Actos de auditoría, Soborno, Ley de competencia, Conflicto de intereses, Corrupción, Fraude, Lavado de dinero, Otros, Fraude en la adquisición, Protección infantil, Derechos y protección de individuos, Explotación, abuso o acoso sexual, Terrorismo, Comportamiento inaceptable.

El cambio solo se aplica a las nuevas denuncias. Las denuncias existentes mantienen sus responsables. Para reasignar denuncias existentes, utiliza Transferir denuncias.

Haz clic en los tres puntos, selecciona Borrar esta categoría y confirma. Una categoría borrada deja de estar disponible para las nuevas denuncias. Las denuncias existentes siguen asignadas a esta categoría. No puedes editar el nombre de una categoría. Si quieres cambiar el nombre, borra la categoría y créala de nuevo.

Con las automatizaciones, Kenjo envía respuestas y correos automáticamente cuando se crean o se actualizan denuncias. Las encuentras en Canal de denuncias > Ajustes > Automatizaciones. Si las automatizaciones no están habilitadas para tu organización, Kenjo muestra un icono de candado y no puedes activarlas.

Las automatizaciones solo se inician después de que el denunciante haya confirmado que ha guardado su código de acceso. Si el denunciante ha indicado una dirección de correo electrónico al crear la denuncia, recibe notificaciones por correo independientemente de estos ajustes.

En Canal de denuncias > Ajustes > Configuración del canal de denuncias defines qué idiomas ofrece tu canal de denuncias y qué texto ven allí los denunciantes. Aquí encuentras también la URL de tu canal de denuncias. Cualquiera que conozca el enlace puede abrir el portal. Publícalo donde tus empleados puedan encontrarlo, por ejemplo en la intranet o en la página web de la empresa.

Si guardas un texto propio para un idioma, sustituye por completo el texto predeterminado del canal. El texto predeterminado incluye también el aviso de que los asuntos relacionados con RRHH no se pueden denunciar a través del canal. Incluye este aviso en tu propio texto si debe seguir aplicándose. El canal solo muestra la selección de idioma si hay más de un idioma activo. Mientras tengas cambios sin guardar, no puedes cambiar a la pestaña de otro idioma. Si no ves los cambios, recarga la página del canal.

Con Transferir denuncias, los administradores y los Admin de RRHH asignan denuncias existentes a nuevos responsables, por ejemplo cuando un responsable deja la empresa. Encuentras la función en Canal de denuncias > Ajustes > Transferir denuncias.

Esta acción no se puede deshacer. Cambia quién puede ver las denuncias. Los responsables anteriores ya no ven la denuncia si los sustituyes.

Los nuevos responsables reciben un correo, aunque las automatizaciones estén desactivadas.

En Canal de denuncias > Vista General ves el estado de todas las denuncias que tienes asignadas. La vista general tiene tres áreas: Estado global, Tus denuncias y Categorías asignadas.

El Estado global solo es visible para los administradores y los Admin de RRHH. Resume todas las denuncias de la organización sin mostrar detalles. Solo ves los detalles de las denuncias que tienes asignadas.

Las cuatro tarjetas de aviso solo aparecen cuando muestran algo. Haz clic en Revisar para ir a las denuncias o categorías afectadas. Con el icono de actualizar recargas las cifras. Dos gráficos muestran las denuncias por estado y las denuncias abiertas y cerradas por categoría.

Aquí ves todas las denuncias de las que eres responsable, con Código de denuncia, Estado, Título, Categoría, Prioridad, Fecha de creación, Última actualización, Fecha de cierre y # de responsables. La lista está ordenada así:

Aquí ves las categorías de las que eres responsable. Las nuevas denuncias de estas categorías se te asignan automáticamente.

Gestionas una denuncia en la página Detalles de denuncia. Haz clic en el Código de denuncia o en el Título en la lista de denuncias para abrirla. La página muestra la descripción, los archivos adjuntos, el estado, la prioridad, los mensajes y las notas internas. En el portal, el denunciante ve el número de denuncia, el estado, la categoría, la fecha, el título, la descripción, los archivos adjuntos, los mensajes y los nombres de los responsables. En las denuncias anónimas, Denunciante muestra “Anonymous”.

En el área Mensajes escribes mensajes al denunciante y lees sus respuestas. Con el icono del clip del campo de mensaje añades archivos. Si el denunciante ha denunciado de forma anónima, también permanece anónimo en la conversación.

En Notas internas escribes notas que solo ven tú y los demás responsables de la denuncia. El denunciante nunca las ve. Los cambios en las notas no aparecen en el histórico. Si las notas internas no están habilitadas para tu organización, el área aparece atenuada y Kenjo muestra una ventana de desbloqueo.

El estado muestra hasta dónde ha avanzado la gestión. La prioridad es tu valoración interna de la importancia de una denuncia. Haz clic en el estado para abrir el menú de estados y en Prioridad para cambiar la prioridad. Puedes elegir cualquier estado directamente. No hay un orden fijo.

Haz clic en Mostrar histórico arriba a la derecha. El histórico muestra con fecha y persona: Creación de la denuncia, La denuncia fue visualizada, La denuncia fue actualizada, Envió un mensaje, cada cambio de estado, las reasignaciones y cuándo el denunciante reabrió la denuncia. El histórico solo es visible en el área del canal de denuncias, no en el portal.

Por motivos legales, las denuncias no se pueden borrar, solo archivar. Resuelto y Archivado cierran una denuncia. En las denuncias cerradas no se pueden enviar mensajes nuevos.

El canal de denuncias de Kenjo te ayuda a cumplir la Directiva de la UE sobre denunciantes (UE) 2019/1937. Esto incluye que los denunciantes puedan presentar su denuncia de forma confidencial y reciban confirmación de la recepción. Con la automatización Enviar una primera respuesta automáticamente confirmas la recepción de forma automática.

Las obligaciones que se aplican a tu empresa dependen de la ley y del tamaño de tu empresa. Consúltalo con un asesor jurídico. Esta sección no constituye asesoramiento jurídico.

¿Puedo borrar una denuncia?
No. Por motivos legales, las denuncias solo se pueden archivar. Las denuncias archivadas se conservan y se pueden reabrir.

¿Por qué no veo el elemento de menú Canal de denuncias?
Los administradores y los Admin de RRHH lo ven en cuanto se activa la funcionalidad. Si no eres administrador, solo lo ves si estás asignado al menos a una denuncia o a una categoría.

¿Puedo cambiar el nombre de una categoría?
No. Solo puedes cambiar los responsables. Si quieres cambiar el nombre, borra la categoría y créala de nuevo con el nombre nuevo.

¿Qué pasa si un denunciante pierde su código de acceso?
El código no se puede recuperar, ni por el administrador ni por Kenjo. El denunciante ya no puede abrir la denuncia en el portal y tiene que crear una denuncia nueva.

¿Ve el denunciante la prioridad y las notas internas?
No. Ambas solo son visibles para los responsables. El denunciante ve el estado y los mensajes de la conversación.

¿Quién puede reabrir una denuncia cerrada?
El denunciante la reabre en el portal con Reabrir denuncia, y el estado pasa a Nuevo. Los responsables seleccionan otro estado en el menú de estados.

¿Por qué no puedo usar las automatizaciones o las notas internas?
Ambas funcionalidades tienen que estar habilitadas para tu organización. Si no lo están, Kenjo muestra un icono de candado y no puedes activarlas.

¿Ven los denunciantes quién gestiona su denuncia?
Sí. En el portal aparecen los nombres de los responsables en la denuncia.