Entender los Registros de Trabajo
Un Registro de Trabajo es un formulario que tus empleados deben completar al registrar su entrada o salida. Cada envío queda registrado con marca de tiempo y se documenta de forma permanente en Kenjo, generando trazabilidad para el cumplimiento normativo y reclamaciones por daños.
Los Registros de Trabajo tienen dos finalidades:
Listas de verificación independientes: Usa los Registros de Trabajo para revisiones de seguridad diarias, inspecciones de equipos o verificación de procesos, sin vincularlos a ningún activo.
Historial de inspecciones para activos: Vincula los Registros de Trabajo a activos concretos de la empresa (vehículos, herramientas, equipos) para que cada inspección quede asociada a un elemento con historial completo.
Recuerda: Los Registros de Trabajo y los Activos son módulos independientes. Puedes usar cada uno por separado o ambos juntos.
Crear y publicar Plantillas de Registros de Trabajo
Una Plantilla de Registro de Trabajo es un formulario reutilizable. Una vez publicada, la plantilla queda bloqueada y no puede editarse. Para modificar una plantilla, duplícala, edita la copia y desactiva el original.
Crear una plantilla
Ve a Registros de Trabajo > Plantillas.
Haz clic en CREAR PLANTILLA DE REGISTROS DE TRABAJO.
Introduce un nombre en el campo Nombre de la plantilla (p. ej., "Entrada de Vehículo" o "Revisión de Seguridad").
Introduce una descripción. (Opcional)
Decide si quieres vincular esta plantilla a activos. Activa el selector Categoría de Activo requerida si los empleados deben seleccionar el activo que están inspeccionando. Si lo activas, elige una categoría de activo en el menú desplegable. (Opcional)
Activa el selector Vincular con registro de tiempo y elige Entrada o Salida si quieres que los empleados registren automáticamente su entrada o salida al completar el Registro de Trabajo. (Opcional)
Haz clic en Crear.
Configurar y agrupar campos del formulario
Añade contenido a tu Plantilla de Registro de Trabajo. Crea un campo para cada acción o tarea, y agrupa campos consecutivos para facilitar la duplicación posterior. Las Plantillas de Registros de Trabajo completas también pueden duplicarse.
Haz clic en (+) Añadir campo para agregar un nuevo campo.
Introduce un Nombre del campo (obligatorio) y una Descripción (opcional).
Selecciona el Tipo de campo en el menú desplegable: Texto, Área de texto, Número, Tarea, Lista, Fecha o Foto.
Activa Marcar este campo como obligatorio si el campo debe completarse. Los campos obligatorios se indican con un asterisco rojo (*).
Haz clic en Añadir campo.
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Tipos de campo
Tipo de campo | Caso de uso | ¿Puede ser obligatorio? |
Texto | Entrada corta como nombre, referencia o código | Sí |
Área de texto | Notas u observaciones más largas | Sí |
Número | Valores numéricos como kilómetros recorridos u horas | Sí |
Tarea | Casilla de verificación: "¿Está esto completado?" | Sí |
Lista | Menú desplegable (selección simple o múltiple) | Sí |
Foto | Foto tomada en directo (no se puede subir desde la galería) | Sí |
El orden importa: Arrastra los campos hacia arriba o hacia abajo para establecer el orden de visualización. Los empleados los verán exactamente en el orden que establezcas.
Crear grupos
Un grupo está formado por varios campos y es ideal para procesos recurrentes que constan de múltiples partes, como instrucciones. Los grupos ya creados pueden duplicarse dentro de la misma plantilla.
Gestionar campos y grupos de una plantilla no publicada
Una vez añadidos los campos o grupos, puedes duplicar o eliminar los primeros, y editar, duplicar o eliminar los segundos. Para ello, pasa el cursor sobre la esquina derecha del campo o grupo hasta que aparezcan el icono de duplicar, el icono de papelera y, en el caso de los grupos, también el icono de lápiz para editar.
Haz clic en Publicar.
Importante: Las plantillas publicadas no pueden editarse. Si quieres realizar cambios, duplica la plantilla y edita la copia. Elimina el original si es necesario.
Gestionar plantillas
Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) junto a una plantilla de la lista para ver las siguientes opciones:
Ver plantilla: Consulta los detalles y los campos y grupos de la plantilla.
Gestionar empleados: Añade los empleados que deben usar esta plantilla.
Duplicar: Crea una copia de la misma plantilla. Asigna un nuevo nombre para no confundirlas. Para poder editar una plantilla publicada, también debes duplicarla primero.
Desactivar: Pausa la plantilla temporalmente. No se mostrará a los empleados, pero puedes reactivarla más adelante. El historial se conserva.
Eliminar: Elimina la plantilla de forma permanente. Esta acción no puede deshacerse.
Asignar empleados a una plantilla
Los empleados solo pueden ver una plantilla si se la asignas. Puedes asignar empleados antes o después de publicar.
Ve a Registros de Trabajo > Plantillas y haz clic en el nombre de una plantilla.
Haz clic en el número de empleados bajo Asignado a.
Haz clic en (+) Asignar empleado y selecciona uno o varios empleados de la lista.
Haz clic en Confirmar.
Los empleados pueden añadirse o eliminarse en cualquier momento. Verán todas las plantillas asignadas en su próxima entrada o salida.
Consejo sobre el orden de envío: Si a un empleado se le asignan varios Registros de Trabajo, estos se mostrarán juntos al registrar la entrada o salida, ordenados alfabéticamente. Recomendamos nombrar las plantillas de forma que la primera que deba completarse aparezca también en primer lugar alfabéticamente (p. ej., "1. Entrada de mañana" y "2. Salida de mañana").
Ver y exportar Registros de Trabajo
Como admin puedes consultar todos los Registros de Trabajo completados, filtrar por fecha o empleado y exportar los datos para cumplimiento normativo o documentación de daños.
Ver y filtrar Registros
Ve a Registros de Trabajo > Registros.
La vista predeterminada muestra todos los envíos organizados por empleado, con el nombre de la plantilla y la fecha del registro. Si se ha vinculado un activo al Registro de Trabajo, también se muestra el nombre del activo.
Usa los filtros Plantilla, Activo, Categoría de Activo y Fecha para encontrar registros concretos. Los filtros funcionan en conjunto: puedes ver, por ejemplo, todos los registros de una plantilla concreta en un periodo de tiempo determinado.
Ver detalles del registro
Haz clic en la flecha al final de una fila para ver los detalles del registro:
EMPLEADO: Nombre e ID del empleado.
PLANTILLA: El nombre de la plantilla.
ACTIVO: El activo inspeccionado (si corresponde).
ENVIADO: Fecha y hora del registro.
CAMPOS: Todas las respuestas o marcas de verificación del empleado para cada campo.
FOTOS: Fotos en vista de galería (haz clic para ampliar o descargar).
Exportar registros a Excel
Aplica los filtros que necesites (p. ej., rango de fechas o Categoría de Activo).
Haz clic en EXPORTAR en la parte superior derecha.
La hoja de cálculo incluye todos los registros filtrados con columnas para cada campo del formulario, nombre del empleado, fecha y hora del envío, activo y miniaturas de fotos (ampliables y descargables).